DECRETO SUPREMO N° 25964
DE 6 DE JULIO DE 2000
HUGO BANZER SUAREZ
PRESIDENTE DE
CONSIDERANDO:
Que el Gobierno
Nacional, en el marco del Plan Nacional de Integridad, ha fijado como una de
sus políticas prioritarias la lucha contra la corrupción, promoviendo el
fortalecimiento de las instituciones estatales y el desarrollo y mejoramiento
de sus sistemas de gestión, con el objeto de procurar una mayor eficiencia y
transparencia en la administración pública.
Que la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de
Administración y Control Gubernamentales y la Ley N°
1788, de 16 de septiembre de 1997, de Organización del Poder Ejecutivo, en
su artículo 24 señala, que el Ministerio de Hacienda, es el Organo Rector de
los Sistemas de Programación de Operaciones, Organización Administrativa,
Presupuestos, Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios,
Tesorería y Crédito Público y Contabilidad Integrada.
Que en virtud a la Resolución Suprema N° 216145, de 3 de agosto de 1995, en su
artículo 10, faculta al Organo Rector a actualizar las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios, en base a la experiencia en su
aplicación, las variaciones en el contexto socioeconómico, la dinámica
administrativa, el funcionamiento de los otros sistemas interrelacionados con
éste, así como las observaciones y recomendaciones fundamentadas por los
sectores involucrados en el sistema.
Que en este contexto, es necesario revisar y actualizar las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Resolución
Suprema N° 216145, de 3 de agosto de 1995.
Que en cumplimiento de lo establecido en la Ley N° 1178,
corresponde al Organo Rector emitir las normas y reglamentos básicos del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
EN CONSEJO DE MINISTROS,
DECRETA:
Artículo 1. Se aprueban las Normas Básicas del Sistema de Administración
de Bienes y Servicios en sus 210 artículos, cuya aplicación en el sector
público es obligatoria.
Artículo 2.- Los Reglamentos Específicos a los que se hace referencia en
el artículo 8 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios aprobadas por el presente Decreto Supremo, deberán ser elaborados por
las entidades públicas y sometidos a compatibilización a partir del 1 de abril
de 2001, según cronograma establecido por el Organo Rector.
Las autoridades de las entidades públicas que no cuenten con su Reglamento
Específico elaborado y remitido al Organo Rector para su compatibilización en
el cronograma señalado, serán sujetos de responsabilidad ejecutiva y
administrativa según corresponda.
Artículo 3.- La protocolización de contratos regulado por las Normas
Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios será obligatoria a
partir del monto equivalente a cuarenta mil dólares americanos ($us. 40.000).
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Disposición Transitoria Primera.- En tanto no se elaboren y compatibilicen los
Reglamentos Específicos, conforme a lo previsto precedentemente, las entidades públicas
aplicarán las presentes Normas Básicas.
Disposición Transitoria Segunda. Por el período de dos años computables
a partir de la vigencia del presente Decreto Supremo, las contrataciones entre
entidades públicas que estén facultadas para proveer bienes y servicios, podrán
realizarse bajo la modalidad de contratación por excepción prevista en los
artículos 92 y 93 de la Resolución Suprema N° 216145, de 3 de agosto de 1995,
que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Transcurrido el período mencionado, las contrataciones entre entidades públicas
bajo la citada modalidad de contratación, estarán necesariamente sometidas a
las previsiones establecidas en las Normas Básicas aprobadas mediante la
presente disposición legal.
Disposición Transitoria Tercera.- El inciso c) del artículo 32 de las
Normas Básicas aprobadas por el presente Decreto Supremo entrará en vigencia a
partir del 2 de enero de 2002.
Disposición Transitoria Cuarta.- Las contrataciones en curso, cuyas
convocatorias se hubieran publicado antes del 31 de diciembre de 2000, deberán
sujetarse a la Resolución Suprema N° 216145, de 3 de agosto de 1995, que
aprueba las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Disposición Transitoria Quinta.- El Ministerio de Hacienda, Organo
Rector del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, en un plazo de
treinta días a partir de la aprobación del presente Decreto Supremo, deberá
emitir los Modelos de Pliego de Condiciones para su publicación.
Disposición Transitoria Sexta.- El cumplimiento del inciso e) del
artículo 30 de las Normas Básicas, estará a cargo de la Unidad Administrativa
de la respectiva entidad pública, entre tanto sea implementado el Sistema
Integrado de Gestión y Modernización Administrativa - SIGMA.
DISPOSICIONES ABROGATORIAS Y
DEROGATORIAS
Disposición Abrogatoria Unica
I. Se abroga la Resolución
Suprema N° 216145, de 3 de agosto de 1995.
II. Se abrogan las Resoluciones
Secretariales del Ministerio de Hacienda N° 387, 388 y 389, de 26 de abril de
1996.
Disposición Derogatoria Unica
I. Se deroga el artículo 1° del
Decreto Supremo N° 23148, de 11 de mayo de 1992.
II. Se deroga toda disposición
de igual o inferior jerarquía, contraria al presente Decreto Supremo.
DISPOSICION FINAL
Disposición Unica. El
Ministerio de Hacienda en su calidad de Organo Rector, queda encargada de la
ejecución y cumplimiento del presente Decreto Supremo.
Es dado en el Palacio de Gobierno de la ciudad de La Paz a los veintiún días
del mes de octubre del año dos mil.
FDO. HUGO BANZER SUAREZ, Javier Murillo de la Rocha, Walter Guiteras Denis,
Guillermo Fortún Suárez, Oscar Vargas Lorenzetti, José Luis Lupo Flores, Luis
Vásquez Villamor, Carlos Saavedra Bruno, Tito Hoz de Vila Quiroga, Guillermo
Cuentas Yañez, Jorge Pacheco Franco, Hugo carvajal Donoso, Ronald MacLean
Abaroa, Claudio Mancilla Peña, Rubén Poma Rojas, Manfredo Kempff Suárez.
NORMAS
BASICAS DEL
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
TITULO I
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1. (Sistema de administración de Bienes y Servicios). El
Sistema de Administración de Bienes y Servicios es el conjunto de normas de
carácter jurídico, técnico y administrativo, que regulan en forma
interrelacionada con los otros sistemas de administración y control de la Ley N° 1178, la contratación, manejo y disposición de
bienes y servicios de las entidades públicas.
Artículo 2. (Objetivos). Las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios, tienen como objetivos:
a) Constituir el marco
conceptual del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, fundamentado en
principios, definiciones y disposiciones básicas, obligatorios para las
entidades públicas.
b) Establecer los elementos
esenciales de organización, funcionamiento y de control interno relativos a la
administración de bienes y servicios, desde su solicitud hasta la disposición
final de los mismos.
Artículo 3. (Ambito de Aplicación). Las presentes Normas son de uso y
aplicación obligatoria para todas las entidades del sector público señaladas en
los artículos 3 y 4 de la Ley N° 1178, bajo la
responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva y de los servidores públicos
responsables de los procesos de contratación, manejo y disposición de bienes.
Artículo 4. (Principios). La aplicación de las presentes Normas Básicas
esta orientada bajo los siguientes principios:
a) Principio de Transparencia
y Publicidad
La contratación, manejo y disposición de bienes y servicios deberán ser
públicas y estar respaldadas por información útil, oportuna, pertinente,
comprensible, confiable, verificable y accesible.
b) Principio de Legalidad
La actividad administrativa y todos los actos relacionados con la
contratación, manejo y disposición de bienes y servicios del sector público,
deben estar sometidos a las leyes y al ordenamiento jurídico nacional.
c) Principio de
Responsabilidad
Los servidores públicos que participan en los procesos de administración de
bienes y servicios estarán sometidos al Régimen de Responsabilidad por la
Función Pública, establecido por la Ley N° 1178 y
sus reglamentos, así como a la Ley N° 2027 del Estatuto del Funcionario
Público.
d) Principio de Licitud
Los actos de los servidores públicos, relacionados con la contratación,
manejo y disposición de bienes y servicios del sector público, deben reunir los
requisitos de legalidad, ética y transparencia, que eviten incurrir en
prácticas fraudulentas y de corrupción.
e) Principio de Buena Fe
Se presume la buena fe en las acciones de los servidores públicos y los
contratistas de bienes y servicios. Las relaciones de cooperación y confianza
orientarán la aplicación de las presentes Normas Básicas.
f) Principio de Igualdad e
Imparcialidad
Los servidores públicos actuarán imparcialmente, evitando cualquier género
de discriminación o diferencia entre las personas naturales o jurídicas que
concurran a la provisión de bienes y prestación de servicios requeridos.
g) Principio de Equidad
Las entidades públicas contratantes y los contratistas privados, orientarán
sus relaciones contractuales en el marco del principio de equidad, promoviendo
que las obligaciones y derechos de cada una de las partes estén sometidos y
reconocidos por la Constitución Política del Estado y las demás normas del
ordenamiento jurídico nacional.
h) Principio de
Confidencialidad
Los servidores públicos involucrados en los procesos de contratación,
guardarán la reserva y el secreto profesional, sin revelar información que sea
de su conocimiento, excepto en los casos y formas señalados en las presentes
Normas Básicas. No utilizarán esta información en beneficio propio.
CAPITULO SEGUNDO
ORGANIZACION DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
Artículo 5. (Niveles de Organización del Sistema). El Sistema de
Administración de Bienes y Servicios tiene dos niveles de organización:
a.
Nivel Normativo y Consultivo, a cargo del Organo Rector, cuyas atribuciones básicas
están reguladas en el artículo 20 de la Ley N°
1178.
b. Nivel Ejecutivo y Operativo, a cargo de las entidades
públicas, con las siguientes funciones, atribuciones y responsabilidades:
i.
Cumplir
y hacer cumplir las presentes Normas Básicas.
ii.
Implantar
el Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
iii.
Elaborar
su Reglamento Específico, en el marco de las Normas Básicas y aplicar los
Manuales de Contrataciones y de Manejo y Disposición de Bienes y Servicios.
iv.
Llevar
registro de las operaciones del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios, realizando labores de control, seguimiento y evaluación de su
implantación.
v.
Remitir
obligatoriamente al Sistema de Información de Contrataciones Estatales
(SICOES), información relevante sobre las adquisiciones y contrataciones de
bienes y servicios, utilizando el software o formularios definidos por el
Organo Rector para el efecto. Lo cual deberá cumplirse en cada entidad de
acuerdo a cronograma de capacitación e implantación.
Artículo 6. (Subsistemas del Sistema de Administracion de
Bienes y Servicios). El
Sistema de Administración de Bienes y Servicios está compuesto por los
siguientes subsistemas:
a.
Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios: que comprende el conjunto de
funciones, actividades y procedimientos administrativos para adquirir bienes o
contratar servicios.
b. Subsistema de Manejo de Bienes: que comprende las funciones,
actividades y procedimientos relativos al manejo de bienes.
c. Subsistema de Disposición de
Bienes: que
comprende el conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a la
toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de
propiedad de la entidad, cuando estos no son utilizados por la entidad pública.
CAPITULO TERCERO
ORGANO RECTOR DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
Artículo 7. (Funciones del Organo Rector). El Ministerio de Hacienda,
para su mejor desempeño como Organo Rector del Sistema de Administración de
Bienes y Servicios, complementariamente a las atribuciones establecidas en el
artículo 20 de la Ley N° 1178, tendrá
las siguientes funciones:
a.
Elaborar,
aprobar y difundir los Modelos de Pliego de Condiciones por tipo de
contratación, las cuantías y los precios para los Pliegos de Condiciones, para
su aplicación obligatoria por las entidades del sector público, como también
otros documentos técnicos que coadyuven a la implantación del sistema en las
entidades públicas.
b. Revisar y actualizar cuando
corresponda, las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios.
c. Prestar asistencia técnica sobre
el Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
d. Evaluar y actualizar
periódicamente las cuantías determinadas para las modalidades de contratación
de bienes y servicios establecidas en las presentes Normas Básicas.
e. Administrar el Sistema de
Información de Contrataciones Estatales (SICOES).
f. Coordinar técnicamente con la
instancia que administra la Gaceta Oficial de Convocatorias y otros
instrumentos de difusión del sistema.
g. Publicar en la Página Web SABS -
SICOES del Organo Rector, información relevante de las contrataciones públicas,
de los recursos administrativos interpuestos, contrataciones por excepción y
otra información importante del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios.
h. Velar por la consistencia y
adecuación de los Reglamentos Específicos de las entidades públicas a las
presentes Normas Básicas.
i. Mantener relación permanente con
entidades del sector público, organizaciones empresariales y otras instancias
involucradas en el Sistema, a efectos de revisar y actualizar las presentes
Normas Básicas.
j. Informar a la Contraloría General
de la República, cuando se detecte a través del SICOES, posibles indicios de
irregularidades en los procesos de contratación.
k. INCISO SUPRIMIDO.
l. Constituir el Punto de Contacto en
los Acuerdos Comerciales y de Integración en Compras del Sector Público.
Artículo 8. (Elaboración de Reglamentos Específicos). Las entidades
públicas sometidas al ámbito de aplicación de las presentes Normas Básicas, conforme
al artículo 27 de la Ley N° 1178 deberán
elaborar sus Reglamentos Específicos del Sistema de Administración de Bienes y
Servicios, tomando como base fundamental los principios, previsiones, funciones
y responsabilidades establecidas en las presentes Normas Básicas y en los
Modelos de Pliego que forman parte de las mismas, adaptándolos a la estructura
organizativa de cada entidad.
Los Reglamentos Específicos elaborados, deberán ser compatibilizados por el Organo
Rector, en forma previa a su aprobación por la entidad pública mediante
Resolución Administrativa correspondiente.
Artículo 9. (Manual del Sistema de Administración de Bienes y Servicios).
Las entidades públicas, para la implementación del Sistema de Administración de
Bienes y Servicios, deberán aplicar obligatoriamente los procedimientos
operativos establecidos en el Manual de Contrataciones de Bienes y Servicios y
el Manual de Manejo y Disposición de Bienes y Servicios, contemplados en el
Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), de acuerdo
al cronograma de capacitación e implementación en cada entidad.
TITULO II
SUBSISTEMA DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS
CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 10. (Concepto). El Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto
interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos
que regulan el proceso de contratación de bienes y servicios.
Artículo 11. (Definiciones). Para la aplicación de las presentes Normas
se establecen las siguientes definiciones:
a.
Gaceta Oficial de Convocatorias: Es el órgano de publicación oficial y obligatorio
que utilizarán las entidades públicas para publicar la información referida a
las convocatorias para la contratación de bienes y servicios, requerimientos de
personal y los avisos de remate.
b. Página Web SABS - SICOES: Es el medio de publicación que se
utilizará para informar a cerca de las contrataciones de bienes y servicios,
sus procesos, recursos administrativos, normas y disposiciones vigentes y otra
información relevante, que promueva la transparencia de los mismos.
La Página Web SABS - SICOES, será publicada y administrada
por la Unidad Especializada delegada por el Organo Rector, quien será la
responsable de determinar su dominio.
c.
Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES): Es el sistema de información que
deberá utilizar el sector público para informar al Organo Rector sobre sus
procesos de contratación y sus resultados, recursos administrativos
interpuestos, contrataciones por excepción y otra información relevante. El
Organo Rector administrará dicha información que será difundida al sector
público, privado y acuerdos internacionales a través de la Página Web SABS - SICOES,
pudiendo informar a la Contraloría General de la República cuando corresponda.
d. Modelo de Pliego de Condiciones: Es el documento que el Organo
Rector del Sistema de Administración de Bienes y Servicios ha elaborado para
uso obligatorio de las entidades del sector público, que contiene las
condiciones administrativas y legales, así como los lineamientos generales de
las especificaciones técnicas y económicas para la contratación de bienes o
servicios requeridos.
e. Modelo de Contrato: Es el modelo que el Organo Rector
ha elaborado para uso obligatorio de las entidades del sector público, como
parte integrante del Modelo de Pliego de Condiciones y que contiene las
obligaciones y derechos de las entidades públicas y los contratistas que
suministran los bienes o prestan los servicios requeridos.
f. Manual del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios: Es el documento que establece los procedimientos
administrativo - operativos, para la gestión transparente, eficiente y
económica de las contrataciones del sector público, considerando la normativa
vigente referida a la materia.
g. Asociaciones Civiles sin Fines de
Lucro: Son
personas jurídicas de derecho privado cuya actividad está regulada por el
objeto de su constitución y que en ningún caso pueden generar excedentes
económicos que permitan distribución de utilidades entre sus socios o
representantes.
h. Asociación Accidental: Es la unión de dos o más personas,
regulada a través de un contrato, por el cual deciden conformar una asociación
de carácter accidental y transitoria, tomando intereses y aportaciones comunes,
con la finalidad de cumplir exclusivamente el objetivo por el cual fue creado,
de acuerdo al alcance del contrato.
i. Práctica fraudulenta: Significa la tergiversación de
datos o hechos con el objeto de influir sobre el proceso de contratación o
ejecución del contrato, en perjuicio de la entidad y de los participantes.
j. Práctica corrupta: Significa el ofrecer, dar,
recibir o solicitar cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la
actuación de un funcionario público durante el proceso de contratación o la
ejecución de un contrato.
Artículo 12. (Programa Anual de Contrataciones). Las entidades públicas
deberán, al inicio de cada año, elaborar un programa de contrataciones de
bienes y servicios que requieran para el cumplimiento de los objetivos
previstos en su Programa Operativo Anual.
El Programa Anual de Contrataciones deberá publicarse en la Gaceta Oficial de
Convocatorias, debiendo igualmente enviarse al Organo Rector la información que
requiera el Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES).
El Programa Anual de Contrataciones deberá contener la siguiente información:
a.
Nombre
de la entidad pública.
b. Nombre y descripción de los bienes
y servicios a contratar.
c. Cantidad y valor estimado.
d. Partida presupuestaria, fuente de
financiamiento y organismo financiador.
e. Fecha estimada del inicio del
proceso de contratación y de recepción de los bienes y servicios.
Artículo 13. (Modalidades de Contratación y Cuantías).
i.
Las
entidades públicas sometidas al ámbito de aplicación de las presentes Normas
Básicas, tomando como base las cuantías establecidas en el Anexo A, realizarán
sus contrataciones de bienes y servicios utilizando una de las siguientes
modalidades:
a. Licitación Pública: Modalidad de contratación que
tiene por objeto permitir la participación de un número indeterminado de
proponentes, mediante convocatorias públicas en periódicos y la Gaceta Oficial
de Convocatorias.
b. Invitación Pública: Modalidad de contratación,
mediante la cual se invita expresa y directamente a los potenciales proponentes
que se encuentren en condiciones de proporcionar bienes y/o servicios,
publicándose simultáneamente la convocatoria en un periódico y la Gaceta
Oficial de Convocatorias a fin de permitir la presentación de otras propuestas.
c. Compras y Contrataciones Menores: Modalidad de contratación,
mediante la cual se solicitan en forma directa cotizaciones a proveedores y
contratistas, que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes y/o
servicios requeridos.
d. Contratación por Excepción: Modalidad de contratación sin
límite de monto, mediante la cual la entidad pública puede contratar
directamente la provisión de bienes o la prestación de servicios, únicamente si
se presentan alguna de las situaciones establecidas en el artículo 61 de las
presentes Normas Básicas, previsiones que no corresponden a la licitación
pública ni la invitación pública.
II. Para la utilización de una
determinada modalidad de contratación, se debe tomar en cuenta las cuantías
establecidas por el Organo Rector.
La Máxima Autoridad Ejecutiva o
la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, en procura de mejores
condiciones de selección, podrá optar cuando corresponda, por una modalidad de
mayor cuantía; o en su caso por una convocatoria internacional sea esta
Licitación o Invitación Pública.
Artículo 14. (Modificación de Cuantías). La entidad que considere que
las cuantías señaladas en el Anexo A de las presentes Normas Básicas, constituyen
una restricción para la agilidad de sus contrataciones, podrá solicitar al
Organo Rector la ampliación de las mismas. El Organo Rector previa evaluación
de su requerimiento, podrá determinar cuantías específicas para la entidad
solicitante.
Artículo 15. (Contrataciones según Convenios de Financiamiento, Comerciales
y de Integración).
i.
Las
contrataciones con recursos de crédito y donación externa, se regularán por las
presentes Normas Básicas y el Reglamento Específico de la entidad pública, salvo
lo expresamente previsto en los respectivos convenios de crédito o donación.
ii.
Las
presentes Normas Básicas se aplicarán a todas las contrataciones de bienes y
servicios emergentes de tratados internacionales, acuerdos comerciales o de
integración, salvo lo expresamente establecido en éstos.
Artículo 16. (Participación de Asociaciones Civiles sin fines de lucro).
i.
Las
propuestas presentadas por Asociaciones Civiles Sin Fines de Lucro, asociadas o
no con otras personas jurídicas, no serán consideradas en los casos en que se
presenten a la convocatoria dos o más proponentes constituidos formalmente en
empresas comerciales.
ii.
En
los procesos de contratación en los cuales participen las Asociaciones Civiles
Sin Fines de Lucro, las entidades públicas considerarán, sólo a efectos de
comparación y evaluación, el 85 % del valor de las propuestas económicas de las
empresas comerciales y el 100 % de las Asociaciones Civiles sin Fines de Lucro.
Artículo 17. (Contratación de Entidades Publicas).
i.
Las
entidades públicas sometidas al ámbito de aplicación de las presentes Normas
Básicas, salvando lo establecido en el inciso a) del artículo 61 de las
presentes Normas Básicas, no podrán participar en procesos de contratación de
bienes y servicios.
ii.
Las
entidades públicas, podrán contratar a otras entidades públicas únicamente bajo
la modalidad de contratación por excepción, cuando no existan empresas
comerciales legalmente constituidas, que puedan prestar los servicios u ofrecer
los bienes requeridos, lo cual se establecerá cuando se declare desierta una
convocatoria o cuando no exista interés de las empresas comerciales en proveer
los bienes o servicios requeridos.
Para este último caso, la entidad pública previamente a
realizar la contratación por excepción, solicitará públicamente la presentación
de expresiones de interés de proponentes interesados en proveer los bienes o
servicios requeridos, debiendo para el efecto realizar, por una vez, una
publicación del requerimiento en un periódico de circulación nacional y en la
Gaceta Oficial de Convocatorias. Los interesados tendrán un plazo de siete (7)
días calendario, computables a partir de la publicación en prensa, para la
presentación de las expresiones de interés.
En caso de que en el plazo establecido, al menos una sociedad
comercial manifieste su interés en proveer los bienes o servicios requeridos,
de acuerdo a las necesidades y condiciones establecidas en el requerimiento
público, la entidad pública deberá iniciar un proceso de contratación de
acuerdo a la modalidad y cuantía que corresponda.
iii.
Las
Universidades Públicas podrán participar en los procesos de contratación de
servicios de consultoría, únicamente en los campos tecnológico - científico, de
investigación y capacitación.
En los casos en los que Universidades Públicas participen
de procesos de contratación de servicios, las entidades públicas realizarán la
evaluación de las propuestas económicas presentadas, considerando el 85% del
costo total propuesto de la empresas comerciales y el 100% de las Universidades.
Artículo 18. (CONTRATACION DE LA MICRO Y PEQUEÑA
EMPRESA).
i.
La
contratación de la micro y pequeña empresa tendrá prioridad en la contratación
de bienes y servicios demandados por el Estado, en la modalidad de compras y
contrataciones menores (Bs. 1 a Bs. 60.000). Para ello deberán presentar su
inscripción en el Registro Unico de Contribuyentes (RUC).
ii.
En
caso de su participación en contrataciones mediante la modalidad de invitación
pública (Bs. 60.001 a Bs. 1.000.000), la pequeña empresa podrá presentar la
Tarjeta Empresarial, emitida por el Ministerio de Trabajo y Microempresa en
sustitución de los requisitos genéricos legales señalados en los incisos a) y
c) del parágrafo III del artículo 36 de las presentes Normas Básicas; quedando
por otra parte, eximidos de la presentación de los requisitos señalados en los
incisos g) y h) del citado artículo. Siendo obligatoria la facturación por el
servicio o bien prestado, quedando establecido que su RUC no deberá
corresponder a los Regímenes Especiales.
iii.
La
garantía de seriedad de propuesta se deberá presentar por un monto fijo, que no
podrá ser superior al uno por ciento (1%) del presupuesto previsto para la
contratación.
La garantía de cumplimiento de contrato por un monto
equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del valor del contrato, con
vigencia desde la firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien o
servicio.
La garantía de correcta inversión de anticipo será la
establecida en el artículo 51, inciso b) de las presentes Normas Básicas.
iv.
Para
la calificación de propuestas en lo referente a la experiencia, se considerará
habilitada, a la pequeña empresa que haya alcanzado el 50% de la experiencia
requerida en el pliego de condiciones
Con excepción de lo anterior, la contratación de la pequeña
empresa, deberá cumplir con la normatividad que regula la contratación de
bienes y servicios mediante la modalidad de invitación pública.
Artículo 19. (Contratación de Firmas Auditoras para Control Gubernamental). La
contratación de firmas o servicios profesionales de auditoría externa o
consultoría especializada para el desarrollo de trabajos de control
gubernamental deberán seguir las previsiones y regulaciones vigentes,
establecidas por la Contraloría General de la República.
Artículo 20. (Contratación de Seguros). La contratación de seguros se
sujetará a las presentes Normas Básicas, en cuya virtud la aseguradora, se
obliga a proveer los servicios ofertados a la entidad, de acuerdo con los
términos de referencia expresados en el pliego de condiciones, los que deben
ser elaborados de acuerdo a la Ley de Seguros vigente.
Artículo 21. (Contratación de Servicios de Consultores Individuales).
i.
Las entidades públicas de acuerdo a la naturaleza de los servicios
requeridos y para la realización de consultorías específicas por producto,
podrán contratar los servicios de personas naturales que reúnan las condiciones
de solvencia académica e idoneidad profesional necesarias para desarrollar el
trabajo encomendado.
ii.
Para la contratación de estos consultores, las entidades públicas
seguirán el siguiente procedimiento:
a. Contrataciones hasta
Bs. 60.000: Se invitará en forma escrita adjuntando los términos de
referencia, a por lo menos tres consultores a presentar sus hojas de vida y
conocer su interés en realizar la consultoría requerida, otorgando un plazo no
menor a cinco (5) días calendario para su presentación.
La evaluación de la formación profesional y
experiencia específica en el objeto de la consultoría, la efectuará la Unidad
Solicitante en un plazo de tres (3) días calendario, debiendo remitir a
la Unidad Administrativa, el cuadro comparativo y la recomendación de
contratación del consultor que haya obtenido la mejor evaluación.
La Unidad Administrativa decidirá la contratación
del consultor mejor evaluado en el plazo de tres (3) días calendario,
instruyendo la elaboración del contrato respectivo.
b. Contrataciones de Bs. 60.000 a Bs. 300.000:
Se
invitará públicamente por una sola vez en la Gaceta Oficial de Convocatorias y
en un periódico de circulación nacional, a presentar propuestas técnico
económicas para realizar la consultoría requerida, en base a Términos de
Referencia que deberán ser entregados en el lugar y fecha señalados en la
convocatoria, otorgándole un plazo no menor a veinte (20) días calendario para
el efecto.
Los Términos de Referencia deberán consignar
como mínimo: el objeto y alcance de la consultoría, el perfil profesional
requerido, lugar de prestación y plazo estimado del servicio.
La propuesta técnico económica será presentada
en un solo sobre cerrado. La apertura de propuestas se realizará aun cuando se
presente un solo proponente, debiendo la Unidad Solicitante calificar las
propuestas técnico económicas, en un plazo no mayor a diez (10) días calendario,
y remitir a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, el cuadro
comparativo y la recomendación de contratación del consultor mejor evaluado.
La Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación decidirá la contratación del consultor mejor evaluado en el plazo
de tres (3) días calendario.
La suscripción del contrato, considerará en lo
aplicable, las previsiones establecidas en el Modelo de Contrato de Servicios
de Consultoría que mejor se ajusten a la contratación del servicio.
iii.
Queda prohibida y no podrá ser autorizada bajo ninguna causa la
cesión, transferencia o subcontratación parcial o total de los servicios
contratados a consultores individuales.
iv.
En ningún caso, las entidades públicas requerirán los servicios de
consultores individuales, en contrataciones que por su carácter
multidisciplinario, únicamente deben ser prestados por empresas consultoras
legalmente constituidas.
Artículo 22. (Prohibiciones).
i.
Los
servidores públicos de las entidades públicas quedan prohibidos de realizar los
siguientes actos administrativos:
a. Iniciar un proceso de contratación
sin tener la autorización de la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación.
b. Iniciar un proceso de
contratación:
i.
Que
no esté previsto en el presupuesto aprobado para la gestión.
ii.
En
inversiones con duración mayor a un año, que no cuenten con financiamiento
asegurado para el total de la inversión.
En forma excepcional y bajo la exclusiva responsabilidad
de la Máxima Autoridad Ejecutiva, se podrá iniciar un proceso de licitación,
para la contratación de bienes y servicios de carácter recurrente para la
próxima gestión, en el último cuatrimestre del año con cargo y sujeto a la
aprobación del presupuesto de la siguiente gestión y dentro del techo presupuestario
asignado por el Ministerio de Hacienda.
c.
Publicar
una convocatoria sin disponer para la venta al público, el pliego de
condiciones correspondiente.
d. Fraccionar las contrataciones de
bienes y servicios, para adoptar otras modalidades de contratación de menor
cuantía.
e. Solicitar en el pliego de
condiciones requisitos diferentes a los establecidos en las Normas Básicas y
los Modelos de Pliego de Condiciones.
f. Evaluar o calificar según
corresponda, factores, criterios, o utilizar puntajes no especificados en la
metodología de calificación descrita en los Modelos de Pliego de Condiciones.
g. Iniciar un proceso de contratación
de obras sin contar con planos y diseños finales, actualizados y aprobados en
forma expresa por la respectiva entidad pública.
h. Iniciar un proceso de contratación
de obras con proyectos que no hayan cumplido con todos los requerimientos
señalados por Ley.
i. Incurrir en prácticas fraudulentas
y de corrupción, tal como se define en los incisos i) y j) del artículo 11 de
las presentes Normas Básicas.
ii.
Los
servidores públicos son responsables, conforme al régimen de responsabilidad
por la función pública previsto en la Ley N° 1178 y
sus reglamentos, por la inobservancia de las previsiones señaladas en el numeral
I del presente artículo.
Artículo 23. (Sistema de Calificación de Propuestas).
i.
El
sistema de calificación de las propuestas deberá estar expresamente establecido
y detallado en los pliegos de condiciones, consignando la información
suficiente como para permitir la autoevaluación de los proponentes y la
transparencia de la evaluación a realizar, la misma que de ninguna manera
constituirá o creará derecho alguno en favor del proponente.
ii.
El
precio de referencia no podrá constituir o ser considerado como criterio de
calificación, con excepción en la contratación de obras.
iii.
El
sistema de calificación para la adquisición de bienes considerará un incentivo
equivalente al diez por ciento (10%) sobre la calificación final para aquellos
bienes producidos en el país, independientemente del origen de su proveedor,
siempre y cuando los bienes ofertados hayan cumplido con las especificaciones
mínimas contempladas en el pliego de condiciones.
Artículo 24. (Participación de Proponentes Extranjeros).
i.
Los
proponentes extranjeros presentarán documentos similares o equivalentes a los
exigidos por las presentes Normas Básicas. La documentación que resulte
probatoria de su constitución legal en su país de origen, deberá ser acreditada
conforme a disposiciones legales vigentes.
Los proponentes extranjeros, deberán acreditar un
representante legal domiciliado en Bolivia, lo que será exigido como requisito
indispensable para la suscripción del contrato.
ii.
Las
empresas extranjeras estarán sometidas a la legislación y jurisdicción
boliviana.
iii.
Para
la contratación de seguros se aplicará lo dispuesto por la Ley de Seguros
vigente.
Artículo 25. (Rechazo de Propuestas). Las entidades públicas deberán
rechazar las propuestas presentadas por las siguientes causas:
a) Por incompatibilidad para
contratar:
b) Por inhabilitación de la
propuesta:
c) Por descalificación de la
propuesta:
Artículo 26. (Condiciones para la Firma del Contrato). En forma previa a la suscripción
del contrato, la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación deberá
verificar que la documentación original proporcionada por el proponente
adjudicado no consigne inconsistencias o incongruencias y que el Certificado de
Información de Procesos con el Fisco emitido por la Contraloría General de la
República, establezca que el proponente adjudicado no tiene sentencia o pliego
de cargo ejecutoriado.
El incumplimiento a cualquiera de las condiciones indicadas inhabilitará al
proponente adjudicado para la firma del contrato y dará lugar a la ejecución de
la garantía de seriedad de propuesta presentada. En este caso, la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación, procederá a la adjudicación de la
contratación al proponente que obtuvo el segundo lugar en la calificación de
propuestas y hubiese cumplido con los requerimientos de la entidad, o autorizar
el inicio de una nueva convocatoria.
CAPITULO SEGUNDO
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES EN EL PROCESO DE CONTRATACION
Artículo 27. (Responsabilidad y Funciones de la Máxima Autoridad Ejecutiva).
i.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva es responsable en el marco de lo establecido en la Ley N° 1178 y sus reglamentos, de la implantación y
funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
ii.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva deberá, salvo lo señalado en el numeral III del
presente artículo, designar en forma expresa a la Autoridad Responsable del
Proceso de Contratación, designación que recaerá en una autoridad jerárquica de
la entidad.
La responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva será
ejercida mediante las funciones de supervisión, control y seguimiento de los
actos de la autoridad designada, la misma que se encuentra instituida en las
presentes Normas Básicas.
iii.
En
las entidades públicas descentralizadas, la función de Autoridad Responsable
del Proceso de Contratación podrá ser ejercida por la Máxima Autoridad
Ejecutiva. En este caso, los recursos jerárquicos, si existieren, serán
resueltos por la máxima autoridad de la entidad pública que ejerza tuición
sobre la entidad contratante.
iv.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva es responsable de informar al Organo Rector y a la
Contraloría General de la República sobre las contrataciones por excepción y
los recursos administrativos interpuestos.
Artículo 28. (Responsabilidad y Funciones de la Autoridad Responsable del
Proceso de Contratación).
i.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación es la responsable directa
ante la Máxima Autoridad Ejecutiva de la contratación de bienes y servicios de
una entidad y de sus resultados.
ii.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación que esté comprendida en una o
más causales de excusa señaladas en el numeral III del presente artículo, se
excusará de oficio de conducir el proceso, hasta dos (2) días calendario
después de conocer la nómina de las empresas proponentes, remitiendo los
antecedentes a la autoridad jerárquica correspondiente o en su defecto a la
determinada conforme a su Reglamento Específico, justificando de manera
motivada la causal. Esta decidirá dentro de los cuatro (4) días calendario
siguientes si la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación continúa
conduciendo el proceso o remite las actuaciones a otro servidor público para su
conocimiento.
La omisión de excusa no dará lugar a su recusación; sin
embargo, será considerada como causal de responsabilidad administrativa por la
función pública regulada por la Ley N° 1178 y sus
reglamentos.
iii.
Son
causales de excusa para la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación:
a. Tener vinculación matrimonial o
grado de parentesco con el proponente o sus abogados, representantes legales o
mandatarios, hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad
inclusive o el derivado de vínculos de adopción.
b. Tener un litigio pendiente con el
proponente o sus representantes legales o mandatario. No se aplicará este
inciso en caso de que el litigio sea posterior al inicio del proceso de
contratación.
c. Haber aceptado beneficios o
regalos del proponente o sus representantes legales, o de terceros relacionados
con éste.
d. Tener relación de servicio con el
proponente o haberle prestado servicios profesionales de cualquier naturaleza
en los dos (2) últimos años.
iv.
Son
funciones de la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación:
.
Autorizar
el inicio del proceso de contratación y designar a los miembros de la comisión
de calificación y de la comisión de recepción.
a. Controlar el cumplimiento del
proceso de contratación y establecer las responsabilidades correspondientes.
b. Contratar consultores
especializados en contrataciones cuando corresponda.
c. Adjudicar la contratación de
bienes o servicios una vez concluido el proceso correspondiente.
d. Informar al Organo Rector, a
través del Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES), los
eventos relevantes del proceso de contratación.
Artículo 29. (Funciones y Responsabilidad de otros Servidores Públicos en el
Proceso de Contratación). Independientemente de lo previsto en el artículo
precedente, los servidores públicos que participan en la contratación de bienes
y servicios, son responsables conforme al Régimen de Responsabilidad por la
Función Pública establecido en la Ley N° 1178 y sus
reglamentos, por el desempeño de las obligaciones, deberes y funciones que les
sean asignados en el proceso de contratación.
Artículo 30. (Responsable de la Unidad Solicitante). Con carácter previo
a la autorización del inicio de un proceso de contratación, el responsable de
la Unidad Solicitante deberá:
a.
Elaborar
las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes o
servicios requeridos y los criterios de calificación a ser utilizados en la
evaluación.
b. Estimar para cada contratación el
precio referencial del requerimiento. La estimación del precio referencial
podrá realizarse en base a la información proporcionada por el catálogo de
bienes emitido por el Organo Rector, por otras fuentes de información
suministrada por las Organizaciones Empresariales u otros.
c. Formular el pedido por escrito con
la justificación del requerimiento en concordancia con el Programa Operativo
Anual, incluyendo las especificaciones técnicas o los términos de referencia
para la contratación.
d. Tramitar ante la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación la autorización para iniciar el proceso
de contratación.
e. Verificar el origen de los fondos,
la existencia de la partida presupuestaria correspondiente a la gestión. En
caso de inversiones con duración mayor a un año, verificar que cuenten con el
financiamiento asegurado.
Artículo 31. (Responsable de la Unidad Administrativa). El responsable
de la Unidad Administrativa en un proceso de contratación, deberá:
a.
Verificar
el cumplimiento de la normatividad que regula el proceso de contratación, así
como la conveniencia y oportunidad de cada contratación, en función de los
fines y programas de la entidad y los recursos financieros disponibles.
b. Solicitar a la Máxima Autoridad
Ejecutiva la designación expresa de la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación.
c. Preparar el pliego de condiciones
específico incorporando las especificaciones técnicas o términos de referencia,
según el Modelo de Pliego de Condiciones que corresponda.
d. Iniciar el proceso o remitir a la
unidad de contratación, si ésta existiere, los antecedentes de la contratación
y la instrucción para hacerlo, así como realizar el seguimiento correspondiente,
una vez se cuente con la autorización de la Autoridad Responsable del Proceso
de Contratación.
Artículo 32. (Comisión de Calificación). Las entidades públicas
conformarán comisiones de calificación para los procesos que correspondan a las
modalidades de Licitación Pública e Invitación Pública, de acuerdo al siguiente
procedimiento:
a) Designación y excusa
Los miembros que conformen la comisión de calificación, serán funcionarios
de línea de la entidad, designados expresamente por la Autoridad Responsable
del Proceso de Contratación, en los siete (7) días calendario previos a la
fecha fijada para la presentación de propuestas.
Los miembros designados deberán excusarse de participar cuando estén
comprendidos en una o más de las causales de excusa establecidas en el numeral
III del artículo 28 de estas Normas Básicas, en el plazo máximo de dos (2) días
hábiles de la apertura de sobres “A”. En caso de excusa, la
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación deberá designar a un servidor
público reemplazante, en el plazo máximo de tres (3) días calendario.
La omisión de excusa no dará lugar a su recusación; sin embargo, será
considerada como causal de responsabilidad administrativa por la función
pública regulada por la Ley N° 1178 y sus
reglamentos.
b) Número de miembros
La comisión estará conformada por lo menos de tres (3) miembros titulares
que desempeñen las funciones de presidente, secretario y vocal; el secretario
será de la Unidad Administrativa y el vocal de la Unidad Solicitante, debiendo
el presidente de la comisión ser designado necesariamente por la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación.
Las entidades que tengan un número menor a diez (10) funcionarios, podrán
conformar comisiones de dos (2) miembros, siendo el secretario de la Comisión,
el Jefe o representante de la Unidad Solicitante.
c) Integrantes calificados
En la conformación de la Comisión Calificadora, deberá existir al menos un
funcionario que cuente con la certificación de haber aprobado uno o más eventos
de capacitación de las presentes Normas Básicas, impartidos por la Contraloría
General de la República o instituciones especializadas, bajo los requisitos de
contenido emitidos por el Organo Rector.
La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, deberá promover la asistencia de
los servidores públicos a los eventos de capacitación programados, para
asegurar la disponibilidad de personal capacitado que integre las Comisiones de
Calificación.
d) Atribuciones
La comisión de calificación cumplirá funciones de asesoramiento y tendrá a su
cargo la apertura de las propuestas, su análisis, evaluación, calificación y
elaboración del informe y recomendación de adjudicación a la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación.
e) Quórum y forma de
recomendación
La comisión sesionará válidamente con la presencia de la totalidad de los
miembros que la conformen, siendo responsables por la opinión que emitan en el
área de su competencia.
El asesor legal de la entidad, sin formar parte de la comisión de calificación,
asesorará necesariamente en la revisión de los documentos legales del sobre
“A” y en asuntos legales que sean sometidos a su conocimiento.
Las recomendaciones de la comisión de calificación serán adoptadas por consenso
de sus miembros. Si esto no fuera posible, se remitirá un informe en mayoría
haciendo constar en el acta y en el mencionado informe las opiniones
divergentes.
Artículo 33. (Comisión
de Recepción).
a.
De bienes o de servicios, estará integrada como mínimo por:
b. De obras, estará integrada como mínimo por:
c. La contraparte para la recepción
de servicios de consultoría, será la determinada contractualmente.
CAPITULO TERCERO
PROCESO DE CONTRATACION
SECCION I
MODALIDADES DE LICITACION PUBLICA E INVITACION PUBLICA
Artículo 34. (Pliego de Condiciones).
i.
Para
cada contratación de bienes y servicios a ser realizada bajo las modalidades
reguladas en la presente sección, las entidades públicas deberán elaborar un
pliego de condiciones específico, utilizando obligatoriamente el Modelo de
Pliego de Condiciones que forma parte de las presentes Normas Básicas, e
incorporando únicamente las especificaciones técnicas o términos de referencia
requeridos para cada contratación.
Las entidades, en forma excepcional, podrán solicitar al
Organo Rector la modificación de algún modelo de pliego de condiciones, en base
a características especiales de la contratación a realizar. El Organo Rector
previa evaluación de su requerimiento, podrá autorizar la modificación
solicitada.
ii.
El
valor de venta al público del pliego de condiciones, estará en relación a la
tabla establecida por el Organo Rector, debiendo enviarse, en forma gratuita,
un ejemplar del mismo a la Organización Empresarial Nacional respectiva, a
solicitud escrita de ésta.
iii.
Las
entidades públicas que no cuenten con los recursos humanos idóneos para
elaborar las especificaciones técnicas y términos de referencia de los pliegos
de condiciones, podrán contratar asesores especializados en contrataciones
utilizando la modalidad de contratación que corresponda.
iv.
Las
entidades públicas realizarán una reunión de aclaración del pliego de
condiciones, veinticinco (25) días calendario antes del plazo establecido para
la presentación de propuestas en contrataciones mediante la modalidad de
Licitación Pública, y veinte (20) días calendario en caso de contrataciones
mediante la modalidad de Invitación Pública. Podrán participar en esta reunión,
aquellos proponentes que hayan adquirido el pliego de condiciones y las
Organizaciones Empresariales que lo hayan recibido y deseen realizar consultas
sobre el mismo.
v.
Los
potenciales proponentes y Organizaciones Empresariales Nacionales respectivas,
que adquieran o reciban los pliegos de condiciones respectivamente, podrán
formular consultas escritas, hasta veinte (20) días calendario antes del plazo
establecido para la presentación de propuestas en contrataciones mediante la
modalidad de Licitación Pública, y quince (15) días calendario en caso de
contrataciones mediante la modalidad de Invitación Pública, debiendo las mismas
ser absueltas a través de una enmienda o nota aclaratoria.
Las respuestas con enmiendas deberán darse a conocer
simultáneamente, sin costo alguno, a todos los potenciales proponentes y
Organizaciones Empresariales respectivas, que hubiesen adquirido o recibido el
pliego de condiciones en un plazo máximo de cinco (5) días calendario de
recibidas.
vi.
Concluido
el período previsto para la formulación de consultas escritas y una vez
absueltas las mismas en el plazo máximo establecido, la Autoridad Responsable
del Proceso de Contratación emitirá resolución aprobando el pliego de
condiciones con todas sus enmiendas, la que deberá ser notificada en el plazo
de cuarenta y ocho (48) horas a todos los potenciales proponentes y
Organizaciones Empresariales que inicialmente hubiesen recibido el pliego de
condiciones.
Artículo 35. (Convocatoria). Las entidades públicas deberán, a efectos
de permitir la presentación de propuestas de parte de las personas naturales o
jurídicas interesadas, emitir convocatorias públicas para todas las
contrataciones de bienes y servicios reguladas en la presente sección.
a) Clases de convocatoria:
Las convocatorias podrán ser nacionales o internacionales.
En convocatorias nacionales, podrán participar únicamente empresas legalmente
constituidas en Bolivia. En convocatorias internacionales, podrán participar
empresas legalmente constituidas en Bolivia y empresas extranjeras legalmente
constituidas en su país de origen.
b) Publicación de la
convocatoria:
i.
Las
convocatorias para licitación pública deberán ser publicadas al menos una vez,
en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en dos periódicos de circulación
nacional o en su caso, en un periódico de circulación nacional y en un
periódico de circulación departamental, una de ellas necesariamente en día
domingo.
ii.
La
convocatoria para la modalidad de invitación pública deberá ser publicada al
menos una vez, en la Gaceta Oficial de Convocatorias y un periódico de
circulación nacional o departamental, necesariamente en día domingo.
En forma simultánea a la publicación de la convocatoria
conforme a lo determinado anteriormente, deberá invitarse expresamente a
potenciales proponentes que se encuentren en condiciones de proporcionar los
bienes o servicios requeridos.
iii.
Las
convocatorias internacionales, deberán ser publicadas adicionalmente en medios
de comunicación y revistas especializadas de carácter internacional.
c) Plazos
de presentación de propuestas
Los
plazos para presentar propuestas para convocatoria a licitación pública e
invitación pública, no podrán ser menores a treinta (30) y veinticinco (25)
días calendario respectivamente, computándose dichos plazos a partir de la
fecha establecida en la convocatoria para la venta de los pliegos de
condiciones. En caso de convocatorias internacionales, los plazos para la
presentación de propuestas no podrán ser menores a cincuenta (50) días
calendario, computables a partir de la fecha establecida en la convocatoria
para la venta de los pliegos de condiciones
Los plazos establecidos para la presentación de propuestas podrán ser ampliados
como máximo por quince (15) días calendario, únicamente por motivos de fuerza
mayor debidamente justificados o por modificaciones a los requerimientos de la
convocatoria original realizadas conforme señala el artículo 34 numeral V,
debiendo en la enmienda o nota aclaratoria correspondiente, notificarse la
prórroga por escrito a todos los que hubiesen adquirido los pliegos de
condiciones, por lo menos ocho (8) días calendario previos a la presentación de
propuestas.
Asimismo, la ampliación del plazo de presentación de propuestas, se publicará
en la Gaceta Oficial de Convocatorias, en el plazo antes señalado.
d) Contenido de la
convocatoria
La convocatoria contendrá como mínimo la siguiente información:
i.
Nombre de la entidad convocante.
ii.
Lugar, fecha, código y número de la convocatoria.
iii.
Objeto de la contratación, que identifique en forma genérica los
bienes, servicios u obras a contratarse.
iv.
Modalidad de contratación.
v.
Fuente de financiamiento.
vi.
Lugar, fecha y horarios; a partir de los cuales, los interesados
pueden revisar y obtener el pliego de condiciones.
vii.
vii)Precio del pliego de condiciones, nombre del Banco y número
de la cuenta bancaria en la cual se hará el depósito para adquirir el pliego de
condiciones.
viii.
Cargo del o los funcionarios encargados de vender y atender a
los proponentes respecto de las consultas al pliego.
ix.
Fecha, hora y lugar de presentación de propuestas y apertura del
sobre “A”.
Artículo 36. (Forma de Presentación de Propuestas).
i.
Para
su consideración legal, las propuestas de los proponentes deberán ser
presentadas en el plazo, lugar y hora establecido en la convocatoria,
cumpliendo con las siguientes formalidades:
a. Presentación de dos sobres
cerrados denominados “A” y “B”, el primero de ellos
conteniendo los documentos de carácter legal, administrativo y técnico de la
propuesta y el segundo de ellos con la propuesta económica, debiendo ambos
sobres consignar toda la información requerida y establecida en el pliego de
condiciones.
b. Indice de contenido de la
propuesta, la misma que deberá estar numerada, sellada y rubricada o firmada
por el representante legal del proponente.
c. Un original y no más de dos
copias.
ii.
Los
documentos legales, administrativos y registros requeridos para el sobre
“A”, serán presentados en fotocopia simple, implicando su sola
presentación declaración jurada sobre su autenticidad. La documentación
original auténtica o fotocopia legalizada de estos documentos, así como el
Certificado de Información sobre Solvencia con el Fisco emitido por la
Contraloría General de la República, deberán ser inexcusablemente presentados
únicamente por el proponente adjudicado, antes de la consiguiente suscripción
del contrato, bajo pena de anulación de su propuesta y pérdida de la garantía
de seriedad de propuesta.
La asociación accidental o consorcio adjudicado, deberá
presentar previo a la suscripción del contrato respectivo, el contrato de
asociación presentado en la propuesta, protocolizado ante Notario de Fe
Pública, bajo pena de anulación de su propuesta y pérdida de la garantía de
seriedad de propuesta.
proponentes extranjeros que presenten documentación en
otro idioma que no sea el español, deberán acompañar la correspondiente
traducción. En caso de ser adjudicados, se les solicitará la presentación de la
documentación legal con traducción oficial debidamente legalizada por autoridad
competente.
iii.
En
ningún caso, las entidades públicas podrán exigir mayores requisitos genéricos
y específicos de carácter legal y administrativo, a los previstos en las
presentes Normas Básicas y en el Modelo de Pliego de Condiciones,
respectivamente. Al efecto son requisitos genéricos:
.
Fotocopia
del Testimonio de Constitución de la empresa y de la última modificación
registradas en el Servicio Nacional de Registro de Comercio (SENAREC),
exceptuando a empresas unipersonales.
a. Fotocopia del Poder del
representante legal, para presentar ofertas, negociar y firmar contratos a
nombre de la empresa, registrado en el SENAREC, cuando corresponda.
b. Fotocopia del Registro de
Matrícula vigente, otorgada por el SENAREC.
c. Fotocopia del Registro Unico de
Contribuyentes (RUC).
d. En caso de asociación accidental,
el contrato correspondiente con indicación del porcentaje de participación de
los asociados, señalando el nombre del representante legal.
e. Garantía de seriedad de propuesta,
renovable, irrevocable y de ejecución inmediata, por un monto fijo que no podrá
ser superior al uno por ciento (1%) del presupuesto previsto para la
contratación en el caso de Licitación Pública, ni superior al dos por ciento
(2%) en el caso de Invitaciones Públicas, montos que deberán estar consignados
en el pliego de condiciones.
f. Nota expresa de los proponentes,
dando fe del cumplimiento de contratos que hubieran efectuado con entidades del
sector público y del sector privado en los últimos cinco (5) años y señalando
no encontrarse comprendidos en las causales de incompatibilidad e
inhabilitación.
g. Información sobre la capacidad
económica financiera del proponente con relación a la magnitud de su propuesta.
h. Recibo del pago del valor del
pliego de condiciones.
Artículo 37. (Recepción de Propuestas).
i.
La
recepción de las propuestas deberá ser registrada en un libro de actas o
registro electrónico, consignándose el nombre o razón social del proponente, la
fecha y hora de recepción, debiendo extenderse un recibo de constancia. La
propuesta que sea presentada fuera de la hora, no será recibida, registrándose
tal hecho en el mencionado libro o registro electrónico.
ii.
El
proponente podrá mediante nota expresa desistir de continuar participando en un
proceso de contratación, hecho que de suceder antes de la hora límite de
recepción de propuestas, dará lugar a la devolución de los sobres presentados
por el proponente, caso contrario será sancionado con la ejecución de la
garantía de seriedad de propuesta.
iii.
Una
vez recibidas y vencido el plazo de presentación, las propuestas no podrán ser
modificadas o alteradas de manera alguna.
Artículo 38. (Apertura del Sobre “A”).
i.
La
comisión de calificación designada para el efecto, realizará la apertura del
sobre “A” en acto público, en la fecha y hora determinada en la
convocatoria, acto que inexcusablemente se realizará como máximo dentro de una
(1) hora después del cierre de presentación de propuestas.
ii.
Instalado
el acto, el Secretario de la comisión informará sobre el objeto de la
convocatoria, las publicaciones realizadas y el número de propuestas
presentadas. Si hubiere lugar, informará sobre los recursos administrativos
interpuestos contra el pliego de condiciones y la resolución respectiva sobre
los mismos.
iii.
En
caso de no existir propuestas, la comisión de calificación, suspenderá el acto
y recomendará a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, que la
declare desierta.
En caso de existir al menos una propuesta, los miembros de
la comisión de calificación realizarán la apertura del sobre “A”,
haciendo constar la relación de los documentos presentados, y firmando o
rubricando dichos documentos, con excepción de la boleta de garantía de seriedad
de propuesta.
De verificarse la falta de alguno de los documentos
requeridos en las propuestas presentadas, éstas serán registradas en el Acta de
Apertura.
Todas las observaciones de los proponentes constarán en el
Acta de Apertura a que se hace referencia en el presente artículo.
iv.
Para
la lectura del informe de calificación del sobre “A” y la apertura
del sobre “B”, se fijará fecha y hora del acto público, según lo
establecido en el pliego de condiciones, que no podrá exceder de veinte (20)
días calendario, notificándose en forma escrita a todos los proponentes, salvo
en el caso de contratación de obras, cuyo plazo no podrá exceder de treinta
(30) días calendario.
v.
Se
levantará Acta circunstanciada de todas las actuaciones administrativas
precedentemente mencionadas, incluidas las observaciones que pudieran existir
al procedimiento, debiendo firmar en constancia todos los miembros de la
comisión de calificación y los proponentes que así deseen hacerlo. Una copia
del Acta se entregará a solicitud de los proponentes al finalizar el acto
público.
vi.
Los
sobres “B”, estarán bajo la responsabilidad de la comisión de
calificación y serán guardados en un solo sobre o contenedor cerrado, sellado y
firmado por todos los miembros de la comisión de calificación y los presentes
que así deseen hacerlo.
vii.
En
el plazo máximo de veinticuatro (24) horas desde la apertura de los sobres
“A”, la comisión de calificación, hará conocer a la Autoridad
Responsable del Proceso, la relación de las empresas participantes, a efectos
de que se excuse en caso de estar comprendida en una o más causales de excusa
señaladas en el numeral III del artículo 28.
Artículo 39. (Calificación del Sobre “A”). La comisión de
calificación verificará la documentación legal y administrativa presentada por
cada proponente, a fin de constatar si el mismo está habilitado para ser
considerado y calificado, debiendo posteriormente realizar una evaluación y
análisis de su capacidad financiera para prestar los servicios o proveer los
bienes requeridos, así como del alcance técnico de la propuesta, tomando
exclusivamente como base, para ambos casos, la metodología establecida,
predeterminada y descrita en el pliego de
condiciones.
La revisión, evaluación y remisión del informe a la ARPC no deberá exceder 10
días calendario, excepto en caso de contratación de obras que no podrá exceder
de 20 días calendario.
Una vez realizada la evaluación o calificación de los sobres “A”,
el informe será remitido a la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación
quien, tomando en cuenta el informe y la evaluación o calificación consignada o
apartándose de la misma, en el plazo máximo de dos (2) días hábiles de recibido
el informe, emitirá resolución que consigne la calificación del sobre
“A”, debiendo notificar la misma a todos los proponentes máximo dos
(2) días hábiles después de haber emitido la resolución.
Artículo 40. (Apertura del Sobre “B”). En acto público a
celebrarse en la fecha y hora determinadas en el acto de apertura del sobre
“A”, salvo lo previsto en el artículo 70 de las presentes Normas
Básicas, la comisión de calificación realizará las siguientes actuaciones
administrativas:
a.
Informará
sobre las evaluaciones o calificaciones según corresponda, obtenidas en el
sobre "A" y los recursos administrativos interpuestos contra la
resolución que apruebe el informe de calificación del sobre “A” y
la resolución sobre dichos recursos.
b. Procederá a la apertura de los
sobres “B” únicamente de aquellas propuestas cuyo sobre
"A" hubiera cumplido con los requisitos exigidos por la entidad o
alcanzado la calificación mínima requerida en el pliego de condiciones según
corresponda, dando lectura a las propuestas económicas presentadas por los
proponentes.
c. Levantará Acta circunstanciada de
todas las actuaciones administrativas precedentemente mencionadas, incluidas
las observaciones que pudieran existir al procedimiento, debiendo firmar en
constancia todos los miembros de la comisión de calificación y los proponentes
asistentes.
d. Fijará fecha límite, que no podrá
exceder de diez (10) días calendario computables a partir de la apertura del
sobre “B”, para la remisión a la Autoridad Responsable del Proceso
de Contratación, del correspondiente informe de calificación final, salvo en el
caso de contratación de obras, cuyo plazo no podrá exceder de treinta (30) días
calendario.
e. Devolverá el sobre “B”
sin abrir y toda la documentación original presentada, incluida la garantía de
seriedad de propuesta, a todos los proponentes cuyo sobre “A” no
hubiese cumplido con lo requerido en el pliego de condiciones, debiendo quedar
una copia a efectos de constancia.
Artículo 41. (Calificación del Sobre “B”). La comisión de
calificación evaluará las propuestas económicas realizando una revisión
aritmética de las mismas y analizando la racionalidad de ésta con la propuesta
técnica presentada.
Los factores, criterios y el sistema de calificación, deberán necesariamente
comprender todos los aspectos establecidos y especificados previamente en el
pliego de condiciones.
La calificación final de las propuestas en las contrataciones de servicios
de consultoría será la sumatoria de las calificaciones técnica y económica,
contenidas en los sobres “A” y “B”, y en las
contrataciones de bienes, obras y otros servicios, será la que resulte de la calificación
del sobre “B”, previo el cumplimiento de los requisitos solicitados
en el sobre “A”; resultados que deben ser consignados en el informe
de calificación final.
Artículo 42. (Informe de Calificación Final y Recomendación).
i.
El
informe de calificación final será emitido por la comisión de calificación
siempre con carácter de recomendación, a fin de que sea la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación quien resuelva y defina la
adjudicación, debiendo contener el informe de referencia, mínimamente lo
siguiente:
a. Nómina de los proponentes que
participaron en la convocatoria, cuadros comparativos de las evaluaciones
técnica y económica, calificación general, copias de las Actas de Apertura y
otros aspectos que se consideren pertinentes.
b. Un resumen ejecutivo y la
recomendación de adjudicación en favor del proponente que hubiera obtenido el
primer lugar en la calificación final y otros criterios que la comisión
considere pertinentes para orientar la toma de decisiones.
ii.
El
informe de la comisión de calificación no creará derecho alguno en favor del
proponente recomendado.
Artículo 43. (Convocatoria Desierta).
i.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, en forma expresa y motivada,
declarará desierta una convocatoria, únicamente si se produce una o más de las
siguientes situaciones:
a. No se haya presentado propuesta
alguna.
b. Si ninguna de las propuestas en
los aspectos legales, administrativos y/o técnicos, hubiese cumplido con lo
requerido en el pliego de condiciones.
c. Si los precios propuestos
excediesen el presupuesto determinado para esa contratación, salvo que a
decisión exclusiva de la entidad pública, se modifique el presupuesto
institucional previsto para la contratación del bien o servicio y el monto de
la propuesta económica del proponente esté dentro de la cuantía que corresponda
a la modalidad utilizada para el proceso de contratación.
ii.
La
convocatoria declarada desierta deberá ser notificada a los proponentes en el
plazo máximo de dos (2) días hábiles, computables desde la fecha de
declaración. En caso de decidirse el llamamiento a una segunda convocatoria, en
el plazo establecido en el numeral III del presente artículo, la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación instruirá un análisis del proceso, a
objeto de corregir la nueva convocatoria, modificando los términos de
referencia, las especificaciones técnicas de los bienes o servicios requeridos
o el presupuesto y el Programa Operativo Anual de acuerdo a normas vigentes.
iii.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, dentro del plazo de quince
(15) días calendario computables desde la fecha de la declaratoria, podrá
emitir una segunda convocatoria, la misma que deberá consignar cualquiera de
las modificaciones señaladas.
iv.
Los
pliegos de condiciones de la segunda y sucesivas convocatorias, se entregarán
en forma gratuita a los proponentes que hubiesen adquirido el pliego de
condiciones en la primera convocatoria.
v.
En
caso de haberse declarado desierta la convocatoria se devolverá, en el plazo
máximo de cinco (5) días calendario, la documentación original presentada,
incluida la garantía de seriedad de propuesta a todos los proponentes, debiendo
quedar una copia en la entidad a efectos de constancia.
Artículo 44. (Adjudicación).
i.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, una vez recibido y analizado
el informe de calificación, procederá conforme se señala a continuación:
a. En caso de conformidad con el
informe y recomendación elevado a su consideración, en el plazo máximo de dos
(2) días hábiles computables a partir de la recepción del mismo, emitirá
resolución de adjudicación en favor del proponente cuya propuesta hubiese sido
recomendada, siendo en esta situación, responsables solidarios por la
adjudicación, los miembros de la comisión de calificación y la Autoridad
Responsable del Proceso de Contratación.
b. En caso de objeción al informe y a
la recomendación elevada a su consideración, devolverá los antecedentes a la
comisión de calificación con sus objeciones, otorgándole tres (3) días hábiles
para su revisión. En el plazo señalado, dicha comisión confirmará,
complementará o modificara su informe y recomendación.
ii.
Recibido
por segunda vez el informe y la recomendación de la comisión de calificación,
la Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, tomando en cuenta el
informe y la recomendación o apartándose del mismo excepcionalmente, bajo su
exclusiva responsabilidad, en el plazo máximo de tres (3) días hábiles de
recibido el informe, procederá a dictar la resolución de adjudicación respectiva.
En este último caso, elaborará un informe fundamentado,
justificando las razones por las cuales se hubiere apartado de la recomendación
de la comisión de calificación, remitiendo copias del referido informe y del
informe de calificación final y recomendación emitido por la comisión de
calificación a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, al Organo Rector y
a la Contraloría General de la República, en el plazo máximo de tres (3) días
hábiles de dictada la resolución de adjudicación, adjuntando copia de la misma.
iii.
La
resolución de adjudicación deberá notificarse a todos los proponentes cuyo
sobre "B" haya sido calificado, dentro de las cuarenta y ocho (48)
horas siguientes a la emisión de dicha resolución, debiendo remitirse copia de
la misma al Organo Rector para su publicación en la Página Web SABS –
SICOES.
Independientemente
de lo establecido en el párrafo anterior del presente artículo, deberá enviar
al Organo Rector, para fines de información, el correspondiente formulario
oficial destinado al Sistema de Información de Contrataciones Estatales.
Artículo 45. (Contrato).
De conformidad a lo establecido en el artículo 47 de la Ley N° 1178, la
contratación de obras, provisión de materiales, bienes y servicios y otros de
similar naturaleza, se realizará mediante contratos administrativos.
i.
El
contrato que establezca las obligaciones y derechos de la entidad pública y del
adjudicatario, deberá ser suscrito por las partes, no antes de transcurrido el
plazo de cinco (5) días hábiles ni después de veinte (20) días hábiles de haberse notificado a
éste con la resolución de adjudicación, salvo que se hubiese impugnado la
misma, conforme a las previsiones establecidas en las presentes Normas Básicas.
Para los efectos señalados, en el caso de seguros la póliza constituye la base
y es parte indivisible del contrato.
ii.
Las entidades públicas podrán excepcionalmente, por una vez y por
razones de orden administrativo - financiero, ampliar el plazo para la
suscripción del contrato, debiendo informar al adjudicatario, en forma expresa
y motivada la nueva fecha de suscripción del acuerdo contractual. Dicho plazo
no podrá exceder de treinta (30) días calendario.
iii.
Cuando por nueva elección o por circunstancias de reestructuración
la Máxima Autoridad Ejecutiva cesara de sus funciones, la nueva autoridad podrá
revisar, evaluar y fiscalizar, previa suscripción del contrato, aquellos
procesos que hubieran sido adjudicados, a fin de verificar que los mismos se
realizaron de acuerdo a las presentes Normas Básicas.
Si del resultado de dicha actividad, se
verificase que existen irregularidades, anulará automáticamente el proceso y la
adjudicación, apoyándose documentalmente para dicha determinación, acto que
deberá ser informado a la Contraloría General de la República, a efectos de
establecer las responsabilidades pertinentes.
iv.
Si el proponente adjudicado desistiera de suscribir el contrato,
no presentase la documentación original conforme se señala en el Numeral II del
artículo 36, la entidad hará efectiva la garantía de seriedad de propuesta y la
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación podrá, mediante resolución
expresa, adjudicar la contratación, al proponente que hubiera ocupado el
segundo lugar y su oferta no sobrepase el presupuesto de la entidad, o
autorizar el inicio de una nueva convocatoria.
v.
En caso de que el desistimiento de suscripción del contrato por
parte del proponente ocurriera en la situación de ampliación unilateral del
plazo de suscripción a que se refiere el parágrafo anterior, no corresponderá
la ejecución de la garantía de seriedad de propuesta.
vi.
Los contratos que por su naturaleza o expreso mandato de la Ley
requieran ser realizados en escritura pública y aquellos cuyo monto sea igual o
superior al equivalente a cuarenta mil dólares americanos ($us. 40,000.-), aún
cuando se trate de contratos por excepción, deberán ser protocolizados ante la
Notaría de Gobierno donde se celebró el contrato o donde se lo ejecutará. Los
demás contratos constarán en documento privado o en instrumento público a
criterio de la entidad contratante.
vii.
La protocolización de los contratos será tramitada por la entidad
pública, siendo el costo del trámite de responsabilidad del contratista,
debiendo ser descontado del primer pago acordado contractualmente. La estimación
del costo de la protocolización deberá ser informado a los proponentes en el
pliego de condiciones para ser incluido en la parte pertinente de la propuesta
económica consignada en el sobre “B”.
Artículo 46. (Documentos Integrantes del Contrato). Son parte de los
contratos suscritos por las entidades publicas, sin que sea necesaria su
protocolización, la resolución de adjudicación, la propuesta adjudicada, el
pliego de condiciones, las especificaciones técnicas y/o términos de
referencia, planos si hubieren, el reglamento específico de la entidad y las
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
Artículo 47. (Contenido del Contrato). Los contratos de las entidades
públicas, bajo responsabilidad de la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación y del asesor legal de la entidad, deberán ser elaborados y basados
en el Modelo de Contrato, parte de las presentes Normas.
Los modelos de contratos, que forman parte del pliego de condiciones, solo
podrán ser enmendados de acuerdo al procedimiento establecido en el numeral V
del artículo 34 de estas Normas Básicas, no pudiendo su contenido ser
modificado una vez recibidas las propuestas.
Artículo 48. (Valor del Anticipo). Los contratos suscritos por las
entidades públicas podrán consignar un anticipo, que no podrá exceder del
veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.
Para la contratación de seguros no se consignará anticipo, pudiendo en su caso
acordarse el desembolso de una cuota inicial, cuyo porcentaje será el establecido
conforme a la normativa vigente de la Superintendencia de Pensiones Valores y
Seguros.
Artículo 49. (Multas por Incumplimiento de Contrato). Los contratos
suscritos por las entidades públicas deberán contemplar multas por
incumplimiento conforme al Modelo de Contrato contenido en el pliego de
condiciones.
La Máxima Autoridad Ejecutiva y los servidores públicos que correspondan, serán
responsables, conforme al régimen de responsabilidad por la función pública, de
hacer efectivas las retenciones y cobros de las multas establecidas por
incumplimientos contractuales.
Los montos acumulados por concepto de multas iguales o superiores al diez por
ciento (10%) del valor total del contrato, podrán a exclusiva decisión de la
entidad, constituir causal de resolución del contrato por incumplimiento.
La resolución del contrato será obligatoria cuando la suma de las multas
acumuladas alcance al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.
Artículo 50. (Reajuste de Precio en los Contratos). Serán legalmente
aceptados, aquellos reajustes de precios considerados en los pliegos de
condiciones expresamente previstos en los Modelos de Contratos.
Unicamente proceden reajustes de precios, en contratos en bolivianos por
servicios de consultoría y construcción de obras, cuando el plazo de ejecución,
supere un año calendario.
Para todos los casos en los que se contemple ajustes de precios, se aplicarán
exclusivamente al valor que corresponda a los costos directos, excluyendo los
indirectos.
No corresponde realizar reajuste de precios en contratos de consultoría y obras
sobre pagos efectuados, salvo que hubiesen sido reclamados oportunamente.
Artículo 51. (Garantías del Contrato). Los contratos, consignarán
obligatoriamente como garantía, boletas bancarias o pólizas de seguro que
tengan carácter de irrevocables, renovables y de ejecución inmediata, siendo
facultad de la entidad contratante exigir, cuando corresponda, su renovación,
independientemente de la obligación del contratista de mantenerlas vigentes.
Para la suscripción de los contratos se requerirán las siguientes garantías,
cuyos valores o montos serán los establecidos en los pliegos de condiciones:
a.
Garantía de cumplimiento de contrato, por un monto equivalente al
siete por ciento (7%) del valor del contrato, con vigencia desde la firma del
contrato hasta la recepción definitiva del bien o del servicio.
b. Garantía de correcta inversión de
anticipo, por un
monto igual al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado, que no será mayor
al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia desde la
entrega del anticipo hasta la fecha de su amortización total. En el caso de
obras y consultoría, conforme se vaya amortizando el monto del anticipo se
podrá reducir la garantía en el mismo porcentaje.
Artículo 52. (Propiedad de los Trabajos). En la contratación de obras,
consultorías y otros servicios, los planos, estudios y sus productos, programas
informáticos, así como los informes y materiales que se generen en la ejecución,
serán, salvo lo expresamente señalado en las disposiciones legales aplicables,
de propiedad de la entidad contratante. Los responsables de su custodia no
podrán utilizarlos ni proporcionar o difundir dicho material total o
parcialmente, sin el consentimiento previo de la Máxima Autoridad Ejecutiva de
la entidad.
Artículo 53. (Resolución del Contrato).
i.
En
todos los contratos de las entidades públicas se establecerán causas de
resolución de los mismos, por responsabilidades imputables al contratante como
al contratista. Estas causas deberán estar establecidas conforme al Modelo de
Contrato que formará parte del pliego de condiciones.
ii.
Producida
la resolución del contrato, la entidad pública contratante, conforme a la
naturaleza y el avance del trabajo y bajo las mismas condiciones técnicas y
económicas, podrá continuar las obras o servicios, contratando por excepción a
terceros. En este caso, se deberá considerar necesariamente a quienes hubiesen
presentado una propuesta que hayan cumplido con los requerimientos de la
entidad.
En caso que todos estos proponentes, rechazasen en forma
expresa las condiciones técnicas y económicas para finalizar el contrato de
referencia, la entidad pública deberá efectuar un nuevo proceso de contratación
conforme a la modalidad de contratación que corresponda.
Artículo 54. (Interpretación para la Ejecución de Contratos). Para la
interpretación y ejecución de las previsiones establecidas en los contratos,
las partes acudirán, en orden de prelación, a los términos del mismo, al pliego
de condiciones, a la propuesta adjudicada, al reglamento específico y a las
presentes Normas Básicas.
Artículo 55. (Responsabilidades en la Ejecución de Contratos).
i.
La
administración o seguimiento de los servicios contratados desde el inicio de la
ejecución del servicio hasta su conclusión es de responsabilidad de la Unidad
Solicitante y se basará en lo establecido en los contratos y pliegos de
condiciones respectivos, los que establecerán la forma de seguimiento y control
en la ejecución del servicio.
ii.
Para
la construcción de obras realizadas a través de las modalidades de contratación
reguladas en las presentes Normas, cada entidad pública deberá contratar a un
Supervisor, que de acuerdo a la magnitud y complejidad de la obra, podrá ser una
persona jurídica o natural, cuyas calificaciones sean similares o superiores a
las del Residente de Obra.
El Supervisor ejercerá las siguientes funciones:
a. Realizar el seguimiento y control
permanente de la calidad de ejecución de la obra en el lugar en que se ejecuta
la misma, realizando los análisis y pruebas pertinentes y emitiendo las
instrucciones correspondientes al contratista a través de un Libro de Ordenes.
b. Realizar la medición de la obra
ejecutada de acuerdo a las especificaciones contractuales y tramitar la
aprobación de las planillas o certificados de avance de obra que correspondan.
iii.
Las
entidades públicas designarán, preferentemente de su personal técnico de
planta, un Fiscal de Obra que cumplirá las siguientes funciones:
.
Verificar
que se hayan cumplido los procedimientos técnico administrativos para el
procesamiento de los pagos, que los precios unitarios se apliquen adecuadamente
y que el presupuesto asignado sea administrado racionalmente.
a. Aprobar o rechazar los informes,
planillas y cualquier otra información emitida o tramitada por el Supervisor.
iv.
La
empresa contratista designará a un Superintendente o Residente de Obra según
corresponda, con domicilio en el sitio de los trabajos a efectuar, para dirigir
la ejecución de los mismos.
Superintendente o Residente de Obra, la empresa
contratista y el Supervisor, serán responsables de la calidad de la ejecución
de la obra, debiendo el primero cumplir todas las instrucciones técnicas que se
impartan a través del Libro de Ordenes o representarlas justificada y
oportunamente.
v.
El
Supervisor y la entidad pública contratante, serán responsables por el
desempeño de sus funciones, deberes y obligaciones. No están eximidos de la
responsabilidad que les pueda corresponder, conforme al régimen de
responsabilidad por la función pública establecido por la Ley N° 1178 y sus
reglamentos, la Máxima Autoridad Ejecutiva, el Fiscal de Obra y el personal que
intervenga en el proceso de administración de los contratos.
Independientemente
de lo señalado, el contratista es responsable del correcto, adecuado y cabal
cumplimiento de su contrato.
Artículo 56. (Modificaciones en la Construcción de Obras).
i.
En
los contratos de construcción de obras, las entidades públicas podrán efectuar
modificaciones en volumen, forma y plazo, así como la creación de nuevos items
y anulación de aquellos innecesarios, siempre y cuando no se modifique el
alcance y objetivo central del contrato.
ii.
Las
modificaciones mencionadas, se pueden efectuar a través del uso de Ordenes de
Trabajo, Ordenes de Cambio y excepcionalmente por Contratos Modificatorios,
cuyas condiciones y procedimientos para su aplicación, estarán señalados en el
Pliego de Condiciones.
Artículo 57. (Cumplimiento del Objeto del Contrato).
La recepción de los bienes y servicios
realizada conforme a lo establecido en los contratos suscritos entre las
entidades públicas y los contratistas y las presentes Normas Básicas, serán
consideradas como cumplimiento del objeto del contrato.
La recepción de los bienes y servicios
contratados deberá realizarse de acuerdo a lo siguiente:
a.
Recepción de obras
En los
contratos de construcción de obras se recibirán éstas en dos fases:
i.
Recepción provisional, en la que la comisión de recepción de la entidad hará
constar en Acta, el estado y cualquier detalle, reserva, deficiencia u
observación sobre la obra que reciba provisionalmente, observaciones que deben
ser solucionadas por el contratista dentro de los plazos establecidos en el
contrato o contrato complementario. Para la recepción provisional señalada, la
comisión de recepción deberá considerar que la obra ha sido concluida
completamente en todos los ítems contractualmente acordados, incluidas las
órdenes de cambio o las modificaciones complementarias al contrato a las que se
hace referencia en el artículo 56 de las presentes Normas Básicas, quedando
pendientes de conclusión detalles o deficiencias observadas conforme a lo
señalado anteriormente.
ii.
Recepción definitiva, en la que la comisión de recepción manifiesta su plena
conformidad y aceptación de la obra recibida, después de haber verificado el
cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por el contratista.
obligaciones del contratista concluyen con la recepción
definitiva, salvo aquellas responsabilidades de orden civil a que hubiere
lugar, de acuerdo a la legislación vigente.
Entre ambas recepciones deberá mediar un plazo máximo de
ciento ochenta (180) días calendario, dependiendo de las características de la
obra, pudiendo ser recibida en un plazo menor una vez subsanadas todas las
observaciones planteadas.
b.
Recepción de bienes, servicios de consultoría y otros servicios
El pliego
de condiciones estipulará la fecha de entrega definitiva de los bienes o de los
informes y sus productos según corresponda. La comisión de recepción o la
contraparte, respectivamente, dispondrá de un plazo no mayor a treinta (30)
días calendario para verificar su funcionamiento y realizar las pruebas
correspondientes o revisar los informes o productos, según corresponda, antes
de la suscripción del acta de recepción definitiva.
III. En los casos en que la entidad contratante no efectúe
la recepción o no emita el informe de conformidad o rechazo dentro de los
plazos previstos contractualmente, se entenderá, bajo su responsabilidad, que
ha manifestado aceptación y conformidad con la obra, bien, informe o producto
recibido.
IV.
Concluida la ejecución del contrato, la entidad contratante deberá remitir la
información correspondiente al Organo Rector.
Artículo 58. (Facturación y Pago). Los pagos se realizarán en el
tiempo, forma y condiciones estipuladas en el contrato. Las facturas o notas
fiscales deberán ser presentadas a la entidad pública de acuerdo a lo
estipulado en las normas vigentes.
Artículo 59. (Intereses por Retraso en Pagos).
i.
Independientemente
de lo establecido en el artículo anterior, el retraso en los pagos por más de
noventa (90) días calendario a partir de la recepción conforme de los bienes y
servicios, generará en favor de éste último, un interés sobre el monto no
pagado por cada día adicional de retraso en el que incurra, valor que será
calculado en base a la tasa promedio pasiva anual del sistema bancario, la
misma que será dividida en 365 días y multiplicada por el número de días de
retraso.
ii.
Las
entidades públicas que deban pagar los intereses establecidos en el parágrafo
anterior, deberán establecer la causa de los retrasos e identificar a los
responsables de los mismos, con el objeto de aplicar los procedimientos de
responsabilidad por la función pública que correspondan.
SECCION II
MODALIDAD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES MENORES
Artículo 60. (Compras y Contrataciones Menores). Las contrataciones
efectuadas mediante la modalidad de compras y contrataciones menores, deberán
ser realizadas de acuerdo al procedimiento específico establecido en cada
entidad pública, instrumento que deberá considerar como mínimo lo siguiente:
a.
Los
requerimientos para la compra o contratación consignados en un formulario
específico.
b. La forma de designación y
responsabilidades del funcionario encargado de tramitar la compra o
contratación. El nombramiento de referencia podrá ser establecido para una o
varias compras que la entidad pública realice.
c. La obligación de solicitar y
considerar por lo menos tres (3) cotizaciones cuando el monto supere el fijado,
por cada entidad pública, para compras y contrataciones directas. En el caso de
entidades públicas localizadas en municipios con población menor a quince mil
(15,000) habitantes, el número de cotizaciones deberá ser de por lo menos dos
(2).
d. La obligación de elaborar un
cuadro comparativo de los proponentes que hubiesen enviado sus cotizaciones
e. Elección de la mejor oferta
realizando un análisis cualitativo y cuantitativo de la misma.
f. La emisión de una orden de compra
o suscripción de contrato.
SECCION III
MODALIDAD DE CONTRATACION POR EXCEPCION
Artículo 61. (Contratación por Excepción). La Máxima Autoridad Ejecutiva
de la entidad, decidirá la contratación por excepción, en los siguientes casos:
a.
Contratación
entre entidades públicas, únicamente después de haberse declarado desierta una
convocatoria o aplicando el procedimiento establecido en el artículo 17 de las
presentes Normas Básicas.
b. De asesores técnicos de reconocido
y alto nivel de especialización, cuya contratación, por su urgencia y
necesidad, no pueda ser realizada de acuerdo a los procedimientos establecidos
para la cuantía correspondiente.
c. De armamento, equipo especial y
sistemas de comando, control y comunicaciones para las Fuerzas Armadas.
d. De bienes y servicios producidos y
prestados por entidades públicas descentralizadas del Ministerio de Defensa
Nacional, para contrataciones requeridas por unidades o dependencias de la
misma institución.
e. Por emergencia nacional, regional
o departamental, declarada mediante Ley, Decreto Supremo o Resolución de
Concejo Municipal.
f. De bienes y servicios cuya
fabricación o suministro sea de exclusividad de un único proveedor, siempre que
no puedan ser sustituidos por bienes o servicios similares. La marca de fábrica
no constituye por si causal de exclusividad, salvo que técnicamente se
demuestre que no hay sustitutos convenientes, circunstancia que constará en los
documentos de contratación.
g. Adquisición o restauración de
obras de arte, científicas o históricas, cuando no sea posible el concurso de
méritos o antecedentes y deba confiarse a empresas o personas especializadas o
de probada competencia.
h. Suscripción de periódicos,
revistas y publicaciones especializadas.
i. De alimentos frescos existentes en
los mercados, ferias o directamente de los proveedores.
j. De semovientes por selección,
cuando se trate de ejemplares con características especiales o destinados a
servicios concretos.
k. Contratación de terceros, por
incumplimiento de contrato en caso de requerirse los bienes o servicios en
forma impostergable, de acuerdo a lo establecido en el parágrafo II del
artículo 53 de las presentes Normas Básicas.
Artículo 62. (Formalidades para la Contratación por Excepción). Las
contrataciones por excepción podrán realizarse previo cumplimiento de las
siguientes formalidades:
i.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva, mediante resolución motivada, instruirá se realice
la correspondiente contratación por estar dentro de las causales establecidas
en el artículo 61 de éstas Normas, debiendo el responsable de la unidad
administrativa proceder conforme dicte la resolución.
ii.
Para
la contratación por esta modalidad se deberá cumplir como mínimo con los
siguientes requisitos:
a. Emitir la Resolución de
contratación por excepción, previa justificación técnico - legal, señalando la
causal por la que se decide contratar el bien o servicio por excepción.
b. Suscribir el contrato utilizando
el Modelo de Contrato contenido en el Modelo de Pliego de Condiciones
respectivo.
c. Informar sobre la contratación
realizada, al Organo Rector a través del SICOES y a la Contraloría General de
la República, en un plazo máximo de siete (7) días calendario computables a
partir del dictado de la Resolución pertinente. Se exceptúan de esta obligación
las contrataciones señaladas en el inciso c) y d) del artículo precedente.
d. Publicar en la Gaceta Oficial de
Convocatorias, las contrataciones realizadas bajo esta modalidad, salvo las
señaladas en el inciso c) del artículo precedente.
e. La entidad después de realizada la
contratación por excepción y efectuada la recepción definitiva del bien o
servicio, presentará la información documentada de esta contratación a la
Contraloría General de la República.
f. Conformar la Comisión de
Calificación, cuando se considere conveniente.
g. Conformar la respectiva Comisión
de Recepción.
iii.
Las
contrataciones por excepción señaladas en los incisos a), b), f), j), y k) del
artículo precedente, deberán considerar adicionalmente lo siguiente:
.
Envío
del pliego de condiciones, especificaciones técnicas o términos de referencia a
los proponentes, según corresponda.
a. Recepción en sobre único de los
documentos legales y administrativos, la propuesta técnica y la propuesta
económica. En el caso de contrataciones con otras entidades públicas, éstas
presentarán la propuesta técnica, la propuesta económica y los documentos
legales y administrativos que les corresponda.
b. La entidad podrá rechazar la
propuesta que se aparte del requerimiento o no estuviera dentro de sus
previsiones financieras.
CAPITULO CUARTO
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
SECCION I
NORMAS COMUNES
Artículo 63. (Recursos Administrativos). Los proponentes podrán objetar
los actos administrativos constitutivos del proceso de contratación, mediante
la interposición de los recursos de oposición e impugnación en las condiciones
y con los procedimientos previstos en el presente Capítulo.
No procederá recurso administrativo alguno contra otros actos que no sean los
expresamente previstos en el presente capítulo. Asimismo, no procede ningún
recurso administrativo durante el desarrollo, sustanciación y ejecución de los
procesos de contratación por excepción.
Artículo 64. (Forma de Presentación). Los recursos administrativos
deberán ser presentados por escrito, cumpliendo con las formalidades y
requisitos establecidos en las presentes Normas Básicas.
Artículo 65. (Formas de Resolución y Efectos).
i.
La
autoridad correspondiente resolverá los recursos administrativos establecidos,
confirmando o revocando la resolución objetada, o en su caso, desestimando el
recurso que hubiese sido interpuesto fuera de término o que no cumpliese con
las formalidades, requisitos o garantías establecidas en las presentes Normas o
en el pliego de condiciones.
ii.
La
resolución que resuelva confirmar la resolución objetada tendrá como efecto la
continuación del proceso de contratación.
iii.
La
resolución que resuelva revocar la resolución objetada, implicará la anulación
del proceso hasta el vicio más antiguo, a partir del cual se repondrá el
proceso de contratación.
iv.
En
caso de revocatoria de la resolución que aprueba el pliego de condiciones, se
deberá modificar dicho pliego de condiciones.
Artículo 66. (Contenido de la Resolución). En el término establecido por
las presentes Normas Básicas, sin necesidad de providencia expresa que así lo
declare, se deberá dictar resolución que contenga en forma motivada los
aspectos de hecho o de derecho en los que se funda la decisión final, debiendo
necesariamente referirse a todas las cuestiones planteadas en los recursos
administrativos.
Artículo 67. (Notificación).
i.
Las
resoluciones y otros actos administrativos emergentes de los recursos
interpuestos, deberán ser notificados a los recurrentes y comunicados a todos
los demás proponentes en el plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir de la
fecha en la cual la resolución o acto se hubiere dictado o realizado.
ii.
Cuando
sean varios los recurrentes, los plazos establecidos para la interposición de
los recursos de oposición e impugnación correrán a partir de la notificación
realizada al último de ellos.
iii.
Las
notificaciones y comunicaciones señaladas en el numeral I del presente artículo
deberán ser practicadas en el domicilio establecido por los proponentes y
recurrentes de acuerdo al artículo 68, consignando el texto íntegro del acto
motivo de la notificación, cuya copia será sellada como constancia de recepción
por la empresa o firma de los dependientes o representantes debidamente
identificados.
iv.
Serán
también consideradas como forma válida de notificación y comunicación, las
efectuadas vía fax, previa confirmación expresa de recepción del recurrente o
proponente dentro de las veinticuatro (24) horas de recibida la notificación o
comunicación. En caso de no recibirse la confirmación señalada, se deberá
practicar la notificación o comunicación en el domicilio establecido.
Artículo 68.- (Domicilio). Los recurrentes que interpongan los recursos
administrativos tendrán como domicilio, el establecido expresamente en el
escrito del recurso, consignando el número de fax correspondiente.
Los proponentes, a efecto de ser comunicados con los actos emergentes de los
recursos, tendrán como domicilio el establecido expresamente en el momento de
la adquisición de los pliegos de condiciones.
Artículo 69. (Representación). Los recursos administrativos previstos en
las presentes Normas Básicas podrán ser interpuestos por todo proponente por sí
o a través de su representante legal.
Artículo 70. (Suspensión del Proceso de Contratación).
i.
La
interposición de recursos administrativos suspenderá el proceso de contratación
hasta el agotamiento de la vía administrativa, conforme a lo previsto en las
presentes Normas Básicas.
ii.
Los
plazos establecidos para el proceso de contratación, durante la tramitación de
los recursos administrativos, quedarán suspendidos, reiniciándose la aplicación
de los mismos una vez agotada la vía administrativa cuando corresponda. Para
este efecto, en caso de resolución de confirmación o desestimación del recurso,
se computará el plazo transcurrido hasta el momento de la suspensión del
proceso. En caso de revocación de la resolución objetada, ésta deberá consignar
los nuevos plazos para continuar el proceso de contratación.
iii.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, como efecto de la
interposición de recursos administrativos, comunicará en forma expresa a los
proponentes, la suspensión y reanudación del proceso de contratación, señalando
en este último caso, los nuevos plazos establecidos.
Artículo 71. (Ejecución de Garantías).
i.
Una
vez agotada la vía administrativa y en caso de haberse confirmado la resolución
dictada por la autoridad correspondiente o haberse desestimado el recurso
presentado, la Máxima Autoridad Ejecutiva o la autoridad determinada en el
Reglamento Especifico de la entidad pública, instruirá en cada caso y cuando
así corresponda, la ejecución de las garantías presentadas, informándose al
proponente sobre este hecho.
ii.
En
caso de que la Comisión de Asesoramiento Externo haya recomendado la
modificación o revocación del acto objetado y la Máxima Autoridad Ejecutiva o
la determinada conforme a reglamentación específica, no hubiese tomado en
cuenta esta recomendación, la garantía le será devuelta al recurrente sin ser
ejecutada, en el plazo máximo de diez (10) días calendario computables a partir
de la fecha de dictada la correspondiente resolución.
Artículo 72. (Se
suprime este articulo).
SECCION II
RECURSO DE OPOSICION
Artículo 73. (Procedencia). El recurso de oposición procede contra la resolución que
apruebe el pliego de condiciones, cuando se considere que el mismo contiene
errores, exclusiones anticipadas o preferencias discriminatorias que puedan
resultar atentatorios a los principios de igualdad e imparcialidad previstos
por estas Normas Básicas.
Artículo 74. (Acto Administrativo Objetable). Conforme a las previsiones
establecidas en las presentes Normas, podrá ser única y exclusivamente objeto
de recurso de oposición la resolución que apruebe el pliego de condiciones.
Artículo 75. (Plazos para su Interposición). El recurso de oposición deberá
ser interpuesto por el recurrente ante la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación, dentro del plazo de tres (3) días hábiles siguientes a la
notificación de la resolución que dio lugar al motivo de la objeción, salvo lo
establecido en el numeral II del artículo 67 de las presentes Normas Básicas.
Artículo 76. (Requisitos). El recurrente, a tiempo de interponer el
recurso de oposición, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a.
Acreditar
la compra del pliego de condiciones.
b. Presentar una garantía
irrevocable, renovable y de ejecución inmediata por el monto establecido para
cada caso.
Artículo 77. (Garantías para la Interposición del Recurso).
i.
El
recurrente, al momento de interponer el recurso de oposición, deberá presentar
boleta de garantía bancaria o póliza de seguro con validez de (treinta) días
calendario, por el equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la garantía de
seriedad de propuesta.
ii.
En
la eventualidad de que el plazo de validez de la boleta de garantía o póliza de
seguro resulte insuficiente para la tramitación de los recursos
administrativos, el recurrente, a requerimiento motivado de la entidad, deberá
renovar las garantías señaladas, pudiendo en caso de negativa o incumplimiento
ser ejecutada la garantía presentada y desestimado el recurso.
Artículo 78. (Se suprime este articulo).
Artículo 79. (Plazo para la Resolución del Recurso de Oposición al Pliego de
Condiciones).
i.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, vencido el plazo señalado en
el artículo 75 de las presentes Normas Básicas, notificará a todos los
recurrentes y comunicará por escrito a todos los demás proponentes que adquirieron
el pliego, con el o los recursos de oposición que se hubiesen interpuesto
contra el pliego de condiciones, remitiéndoles una copia del o de los recursos
señalados.
ii.
Los
demás proponentes, en el plazo de dos (2) días hábiles computables desde la
notificación, podrán manifestar las consideraciones, argumentaciones u
observaciones que estimen pertinentes.
iii.
La
Autoridad Responsable del Proceso de Contratación, recibidas o no las
consideraciones, argumentaciones u observaciones de los demás proponentes a el
o los recursos planteados, en el plazo máximo de cuatro (4) días hábiles
computables a partir de vencido el plazo para la interposición del recurso, en
forma expresa, confirmará o revocará el pliego de condiciones, fijando nuevo
plazo de presentación de propuestas.
En caso de que la Autoridad Responsable del Proceso de
Contratación no haya resuelto el recurso en el plazo establecido, se lo tendrá
por aceptado, y dicha autoridad será sujeta al régimen de responsabilidad
establecido en la Ley N° 1178.
En caso de presentarse más de un recurso de oposición,
serán resueltos simultánea y conjuntamente, debiendo emitirse una sola
resolución que contemple la decisión que corresponda a todas las objeciones
interpuestas, conforme al artículo 65 de las presentes Normas Básicas.
SECCION III
RECURSO DE IMPUGNACION
Artículo 80. (Procedencia). El recurso de impugnación procede contra la resolución que
apruebe el informe de calificación del Sobre “A” y la resolución de
adjudicación.
Artículo 81. (Trámite).
i.
El
recurso de impugnación será interpuesto por el recurrente ante la autoridad que
hubiese dictado la resolución objetada, dentro del plazo de tres (3) días
hábiles, computables a partir de su notificación.
En el plazo máximo de dos (2) días hábiles, el recurso de
impugnación y todos sus antecedentes deberán ser elevados ante la Máxima
Autoridad Ejecutiva o la determinada en el Reglamento Específico de cada
entidad pública, para su conocimiento y resolución.
ii.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva o la determinada en el reglamento específico de cada
entidad pública, una vez recibidos los antecedentes, en un plazo máximo de
cuatro (4) días, y únicamente en caso de objeción a la resolución de
adjudicación, convocará y conformará la Comisión de Asesoramiento Externo. En
un plazo máximo de quince (15) días calendario siguientes a su conformación,
esta comisión elaborará un informe fundamentado, recomendando la confirmación o
revocación de la resolución objetada.
iii.
A
los efectos de lo previsto en la presente sección, la conformación y
participación de la Comisión de Asesoramiento Externa será obligatoria en
aquellas contrataciones realizadas bajo la modalidad de Licitación Pública y
únicamente en caso de objeción a la resolución de adjudicación.
iv.
El
recurrente, a tiempo de interponer el recurso de impugnación, deberá presentar
una garantía que sea irrevocable, renovable y de ejecución inmediata por el
monto establecido para cada caso:
a. Si el recurso es interpuesto
contra la resolución que aprueba el informe de calificación del sobre
“A”, la boleta de garantía bancaria o póliza de seguro deberá ser
equivalente al uno por ciento (1%) del precio de referencia establecido por la
entidad contratante o el monto presupuestado, con validez de treinta (30) días
calendario.
b. Si el recurso es interpuesto
contra la resolución de adjudicación, la boleta de garantía bancaria o póliza
de seguro deberá ser equivalente al uno por ciento (1%) del precio de la
propuesta del impugnador, con validez de treinta (30) días calendario.
Cuando
el plazo de validez de la garantía sea insuficiente, el recurrente, a solicitud
de la entidad, deberá renovar esta garantía, caso contrario será ejecutada sin
reclamo alguno y el recurso será desestimado.
Artículo 82. (Conformación de la Comisión de Asesoramiento Externo).
i.
La
Comisión de Asesoramiento Externo estará conformada por un mínimo de tres
miembros, los mismos que serán designados por la Máxima Autoridad Ejecutiva o
la determinada en el Reglamento Específico de cada entidad, de la siguiente
manera:
a. Un representante de la Máxima
Autoridad Ejecutiva de la entidad convocante, el que podrá ser un profesional
de planta de la entidad o un profesional independiente.
b. Un abogado externo, inscrito en el
Ministerio de Justicia, en el Registro de Arbitros y Asesores de la Comisión de
Asesoramiento Externo (CAE).
c. Un profesional externo relacionado
a la materia de la contratación inscrito en el Ministerio de Justicia, en el
Registro de Arbitros y Asesores de la Comisión de Asesoramiento Externo (CAE).
d. Cuando se pronuncie la resolución
de impugnación confirmando la resolución objetada, el monto de las garantías
ejecutadas será utilizado por la entidad para cubrir los honorarios de los
miembros de la CAE. El monto remanente pasará a formar parte del fondo de
previsiones de recursos administrativos de la entidad.
e. Cuando se pronuncie la resolución
de impugnación revocando la resolución objetada, la entidad cubrirá el monto de
los honorarios de los miembros de la CAE, en las mismas condiciones
establecidas en el inciso d) precedente, a cuyo efecto proveerá los recursos
correspondientes.
f. La suma de los honorarios de todos
los miembros de la CAE no podrá exceder el 70% del monto de la garantía del
recurso presentado; en caso de presentarse más de un recurso, el 70%
corresponderá al promedio de los montos de todas las garantías.
Artículo 83. (Plazo para Resolución).
i.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva o la determinada en el Reglamento Específico de cada
entidad, recibido el Informe y atendiendo o apartándose de las recomendaciones
de la Comisión de Asesoramiento Externo, en el plazo máximo de cinco (5) días
hábiles, computables desde su recepción, deberá dictar resolución conforme a lo
previsto en el artículo 65 de las presentes Normas, la misma que no admite
recurso ulterior.
ii.
En
caso de que no correspondiese la conformación de la Comisión de Asesoramiento
Externo conforme a lo establecido en el numeral III del artículo 81 de las
presentes Normas Básicas, el plazo de cinco (5) días hábiles para dictar
resolución se computará a partir de la fecha en la cual se hubiese recibido los
antecedentes del proceso conforme determina el señalado artículo 81.
iii.
En
caso de presentarse más de un recurso de impugnación, los mismos serán resueltos
simultánea y conjuntamente, debiendo emitirse una sola resolución que contemple
la decisión que corresponda a todas las objeciones interpuestas.
iv.
La
decisión de apartarse de la recomendación emitida por la Comisión de
Asesoramiento Externo, será de exclusiva responsabilidad de la Máxima Autoridad
Ejecutiva o la autoridad establecida en el Reglamento Específico de cada
entidad pública, pudiendo en su caso ser sujeto a la determinación de
responsabilidades conforme a la Ley N° 1178 y sus
reglamentos.
v.
Si
vencido el plazo establecido en el numeral I o II del presente artículo, según
corresponda, no se dictare resolución, el o los recursos se los tendrá por
aceptados, procediéndose consecuentemente a la reanudación del proceso de contratación
impugnado desde el vicio más antiguo.
En este caso, la Máxima Autoridad Ejecutiva o la
determinada en la Reglamento Específico de cada entidad, será exclusiva
responsable de ésta omisión, debiendo ser sometida al régimen de
responsabilidad administrativa, civil o penal que corresponda conforme a la Ley N° 1178 y sus reglamentos.
Artículo 84. (Notificaciones al Organo Rector). Una vez dictada la
Resolución como resultado de los recursos administrativos, para fines de
información deberán remitir al Organo Rector el correspondiente formulario
oficial destinado al Sistema de Información de Contrataciones Estatales
(SICOES).
Artículo 85. (Agotamiento de la Vía Administrativa). La vía
administrativa quedará agotada en los siguientes casos:
a.
Cuando
quede resuelto un recurso de oposición interpuesto contra la resolución que
aprueba el pliego de condiciones.
b. Cuando quede resuelto el recurso
de impugnación contra la resolución que aprueba el informe de calificación del
sobre “A” o la resolución de adjudicación”.
TITULO III
SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
Artículo 86. (Concepto). El Subsistema de Manejo de Bienes es el
conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y
administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad de la entidad y
los que se encuentran bajo su cuidado o custodia.
Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los
bienes y la minimización de los costos de sus operaciones.
Artículo 87. (Alcance). Las presentes Normas Básicas se aplicarán para
el manejo de bienes de uso y consumo institucional, de propiedad de la entidad
y los que estén a su cargo o custodia.
El manejo de bienes que sea resultado de servicios de consultorías, los
softwares y otros similares deberán ser regulados en el Reglamento Específico
de cada entidad.
Artículo 88. (Excepciones). Se encuentran fuera del alcance de las
presentes Normas Básicas:
a.
Los
bienes de dominio público.
b. El material bélico de las Fuerzas
Armadas.
c. Los bienes declarados patrimonio
histórico y cultural.
El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá
tomar como referencia el contenido de las presentes Normas en las partes afines
a su operación y control.
Artículo 89. (Componentes). Los componentes del Subsistema de Manejo,
son los siguientes:
a.
Administración
de almacenes.
b. Administración de activos fijos
muebles.
c. Administración de activos fijos
inmuebles.
Artículo 90. (Responsabilidad por el Manejo de Bienes).
i.
El
responsable de la Unidad Administrativa es el responsable principal ante la
Máxima Autoridad Ejecutiva:
a. Por el manejo de bienes en lo
referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades
operativas especializadas en la materia; por el cumplimiento de la normativa
vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos,
instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño,
pérdida o utilización indebida.
b. Por la adecuada conservación,
mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están a cargo de la entidad.
c. Porque la entidad cuente con la
documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo;
así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias
correspondientes.
En caso necesario solicitará a la Unidad Jurídica de la
entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente.
d.
Por
el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional
de Patrimonio del Estado (SENAPE), de acuerdo a lo establecido en el D.S.
25152.
ii.
Los
responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de
bienes, deben responder ante el responsable de la Unidad Administrativa por el
cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos
establecidos para el desarrollo de sus funciones, así como por el control,
demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes.
iii.
Todos
los servidores públicos son responsables por el debido uso, custodia,
preservación y demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les
fueren asignados, de acuerdo al régimen de responsabilidad por la función
pública establecido en la Ley 1178 y sus
reglamentos.
Artículo 91. (Inclusión en el Programa de Operaciones). Las actividades
y tareas inherentes al manejo de bienes deben estar incluidos en el Programa de
Operaciones Anual (POA), para asegurar que su desarrollo se efectúe en función
de los objetivos de gestión de la entidad.
Artículo 92. (Controles Administrativos).
i.
El
control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el
manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolución,
utilizando los registros correspondientes como fuente de información. Para
efectuar este control la Unidad Administrativa debe:
a. Realizar inventarios y recuentos
periódicos, planificados o sorpresivos.
b. Verificar la correspondencia entre
los registros y las existencias.
c. Verificar las labores de
mantenimiento y salvaguarda.
d. Verificar la existencia de la
documentación legal y registro de los bienes.
ii.
Para
la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se
utilizarán registros e informes.
.
Los
registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirán:
i.
Verificar
fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes.
ii.
Evaluar
el curso y costo históricos de los bienes.
iii.
Conocer
su identificación, clasificación, codificación y ubicación.
iv.
Conocer
las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones, etc., así como las
de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes.
v.
Verificar
la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la
entidad, así como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la
institución.
vi.
Establecer
responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las
existencias.
a. Los informes permitirán describir
y evaluar la situación de los bienes en un momento dado.
Artículo 93. (Toma de Inventarios).
i.
La
toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo
institucional, que será realizado en las entidades para actualizar la
existencia de los bienes por cualquiera de los métodos generalmente aceptados.
ii.
Las
entidades públicas desarrollarán reglamentos, procedimientos y/o instructivos
para el recuento físico de los bienes de consumo, activos fijos muebles y
activos fijos inmuebles, en los que considerarán inventarios periódicos,
planificados y sorpresivos con los objetivos de:
a. Establecer con exactitud la
existencia de bienes en operación, tránsito, arrendamiento, depósito,
mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos, siniestrados, en poder de
terceros. Identificando además fallas, faltantes y sobrantes.
b. Proporcionar información sobre la
condición y estado físico de los bienes.
c. Ser fuente principal para realizar
correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia y
descuido o sustracción.
d. Verificar las incorporaciones y
retiros de bienes que por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran
sido controlados.
e. Considerar decisiones que mejoren
y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda
de los bienes.
f. Comprobar el grado de eficiencia
del manejo de bienes de uso.
g. Generar información básica para la
disposición de bienes.
h. Programar adquisiciones futuras.
Artículo 94. (Bienes Adquiridos con Financiamiento Externo). Para el
manejo de bienes adquiridos con financiamiento externo, se utilizarán los
Reglamentos Específicos de las entidades y las presentes Normas Básicas, si el
convenio de financiamiento no dispone lo contrario.
Artículo 95. (Bienes Donados o Transferidos).
i.
Los
bienes de uso o consumo que perciba una entidad por concepto de donación y/o
transferencia, deberán ser recibidos por la Comisión de Recepción conformada de
acuerdo al artículo 33 de las presentes Normas Básicas, la misma que debe
levantar un acta detallando el tipo de bien, cantidad y especificaciones
técnicas de los mismos.
ii.
El
responsable de almacenes o el responsable de activos fijos debe adjuntar copia
del convenio de donación o transferencia y acta de recepción, al documento de
ingreso a almacenes o activos fijos, según corresponda, continuando con los
procedimientos regulados en las presentes Normas Básicas.
CAPITULO SEGUNDO
ADMINISTRACION DE ALMACENES
Artículo 96. (Concepto). La administración de almacenes, es la función
administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso,
registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control de los
bienes de consumo en la entidad pública.
Artículo 97. (Objetivo). La administración de almacenes tiene por
objetivo optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus
operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento.
Artículo 98. (Alcance). Las disposiciones contenidas en este capítulo se
aplicarán a los almacenes de bienes de consumo adquiridos con recursos propios
o financiamiento externo, donados o transferidos por otras instituciones.
Artículo 99. (Organización).
i.
Un
almacén es un área operativa de la Unidad Administrativa, que debe tener un
sólo responsable de su administración.
ii.
Cada
entidad organizará el número necesario de almacenes, en función de las
características técnicas y cualidades de los bienes.
La entidad creará subalmacenes cuando exista un proceso de
desconcentración, separación física de sus unidades y alta rotación de bienes
susceptibles de almacenamiento, si fuera necesario, debiendo contar con un
responsable de su administración y funcionamiento, quién responderá ante el
jefe del almacén.
iii.
Los
almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados
para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de
seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los
bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.
iv.
En
función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que
administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado.
v.
En
cada entidad la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o
instructivos para la administración de almacenes.
Artículo 100. (Recepción).
i.
La
primera fase del ingreso de bienes a la entidad es la recepción. Toda recepción
de bienes estará basada en documentos que autoricen su ingreso, emitidos por
autoridad competente, o respaldados por la solicitud de su adquisición.
La recepción comprende las siguientes tareas:
a.
El
cotejamiento de la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por
la entidad; y
b. La verificación de la cantidad y
de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes.
ii.
Algunos
bienes podrán ser recepcionados en almacenes para ser sujetos a verificación,
únicamente cuando:
.
Su
inspección demande un tiempo prolongado.
a. Su verificación exija criterio
técnico especializado.
b. Cuando las condiciones
contractuales así lo determinen.
Acto que permitirá comprobar que lo recibido es lo
efectivamente demandado en términos de cantidad y calidad.
iii.
La
Unidad Administrativa debe establecer el tiempo que demandará la verificación,
haciendo conocer este plazo al proveedor.
Artículo 101. (Responsables de la Recepción).
i.
La
recepción de bienes de consumo será realizada por:
a. El responsable de almacenes,
cuando se trate de compras menores, salvo el caso en que la compra necesite la
verificación técnica de un servidor público de la unidad solicitante o de algún
profesional especializado.
b. La comisión de recepción de
bienes, cuando se trate de compras por Invitación o Licitación Pública,
nacional o internacional, conformada de acuerdo al artículo 33 de las presentes
Normas Básicas.
ii.
Cuando
el responsable de almacenes o la comisión de recepción expresen su conformidad
con los bienes entregados por el proveedor, elaborarán el documento de
recepción oficial de bienes.
iii.
Si
los bienes de consumo deben ser recepcionados en lugar distinto al del almacén,
estos podrán ser entregados en el lugar de destino a la unidad solicitante con
la participación de la comisión de recepción o responsable de almacenes,
debiendo cumplir con el procedimiento de recepción, ingreso y entrega de
bienes.
Artículo 102. (Ingreso).
i.
Recepcionados
los bienes, el responsable de almacenes realizará el registro de ingreso a
almacenes, adjuntando la siguiente documentación:
a. Documento de recepción oficial del
bien emitido por la entidad.
b. Documento de compra que podrá ser:
orden de compra, nota de adjudicación, contrato; o documento de convenio de
donación o transferencia.
c. Nota de remisión.
Asimismo, enviará copia del documento de recepción oficial
de bienes al área contable de la entidad.
ii.
Todo
ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registrado.
Artículo 103. (Identificación). La identificación consiste en la
denominación básica asignada a cada bien y su descripción de acuerdo a sus
características propias, físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y
otras que permitan su discriminación respecto a otros similares o de otras
marcas.
Artículo 104. (Codificación).
i.
La
codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de
bienes o materiales para permitir:
a. Su clasificación.
b. Su ubicación y verificación.
c. Su manipulación.
ii.
La
codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes se basará en
normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normas internacionales.
Artículo 105. (Clasificación).
i.
Para
facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en
grupos de características afines. Estas características pueden ser: volumen,
peso, aspecto, composición química, frecuencia de rotación, grado de
peligrosidad, etc.
ii.
La
clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan
características iguales, similares o sean complementarios.
Artículo 106. (Catalogación). La catalogación consiste en la elaboración de listas de
bienes codificados y clasificados según un orden lógico. Las entidades públicas
deberán mantener catálogos actualizados de sus bienes de consumo, que faciliten
la consulta y control de los materiales y sus existencias.
Artículo 107. (Almacenamiento). El almacenamiento tiene por objetivo
facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes
que ingresan al almacén. Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo
siguiente:
a.
Clasificación
de bienes.
b. Asignación de espacios.
c. Disponibilidad de instalaciones y
medios auxiliares.
d. Uso de medios de transporte:
equipo motorizado, no motorizado.
e. Conservación.
f. Seguridad.
Artículo 108. (Asignación de Espacios). Con el propósito de facilitar la
recepción y la entrega del bien se asignarán espacios a los bienes de acuerdo a
uno o más de los siguientes criterios:
a.
Según
la clase del bien.
b. Según la velocidad de su rotación.
c. Según su peso y volumen.
Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar
la recepción y la entrega del bien.
Artículo 109. (Salida de Almacenes).
i.
Es
la distribución o entrega física de los bienes, que implica:
a. Atender las solicitudes de bienes.
b. Comprobar que la calidad, cantidad
y características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado.
c. Utilizar técnicas estándar para
empacar y rotular los bienes, en función de sus características y su destino.
d. Registrar la salida de bienes de
almacén.
ii.
La
salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por un documento con
autorización escrita por autoridad competente o que la Unidad Administrativa
establezca previamente como suficiente, el mismo que permita establecer la
cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a su receptor, constatar
la conformidad de la entrega y conocer su destino.
Artículo 110. (Registro de Almacenes).
i.
El
registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el
movimiento de bienes en almacén, permitiendo tomar decisiones sobre
adquisiciones, disposición de bienes, bajas y otros.
ii.
Los
almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y de
salida, de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, utilizando
los documentos necesarios, los mismos que deberán generar inventarios.
Artículo 111. (Gestión de Existencias). La gestión de existencias tiene
por objeto prever la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la
entidad y evitar la interrupción de las tareas para las cuales son necesarios.
a.
Cada
entidad debe adoptar políticas y técnicas, para determinar la cantidad
económica de existencias y de reposición.
b. Cada entidad utilizará la técnica
de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.
Artículo 112. (Medidas de Higiene y Seguridad Industrial). El
responsable de la Unidad Administrativa debe considerar las normas y
reglamentos existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivos
específicos de higiene y seguridad industrial para la prevención de probables
accidentes originados por el grado de peligrosidad de los bienes y las
condiciones de su almacenamiento. Para el efecto, se debe considerar los
siguientes aspectos mínimos:
a.
Facilidad
para el movimiento de los bienes en el almacén.
b. Señalización para el tránsito y
transporte.
c. Condiciones ambientales de
ventilación, luz, humedad y temperatura.
d. Asignación de espacios protegidos
para substancias peligrosas.
e. Utilización de ropa y equipo de
seguridad industrial.
f. Adopción de programas de
adiestramiento en seguridad industrial.
g. Determinación de medidas de
emergencia en casos de accidentes.
h. Adopción de medidas contra
incendios, inundaciones, etc.
i. Adopción de medidas de primeros
auxilios.
Artículo 113. (Medidas de Salvaguarda).
La salvaguarda comprende actividades de
conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de
las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y el
manipuleo ágil de los bienes.
Las medidas de salvaguarda tienen los
propósitos de:
a.
Implantar
procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de
instalaciones auxiliares y medios físicos.
b. Implantar medidas de seguridad
física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean
ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización
correspondiente.
c. Establecer criterios para la
contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e
industrial.
d. Definir criterios para establecer
fianzas y pólizas de fidelidad para el responsable de almacenes.
e. Establecer y difundir
procedimientos y/o instructivos específicos de seguridad industrial, en función
de las normas establecidas.
Para contribuir a estos propósitos se deberá:
a.
Solicitar
la contratación de seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y
otros.
b. Realizar la inspección periódica a
instalaciones.
c. Realizar la toma de inventarios
físicos periódicos.
Artículo 114. (Prohibiciones). El responsable de almacenes, está
prohibido de:
a.
Mantener
bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso.
b. Entregar bienes sin documento de
autorización emitido por la instancia competente.
c. Entregar bienes en calidad de
préstamo.
d. Usar o consumir los bienes para
beneficio particular o privado.
CAPITULO TERCERO
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Artículo 115. (Concepto). La administración de activos fijos muebles, es la función
administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al
ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes
de uso de las entidades públicas.
Artículo 116. (Objetivo). Tiene por objetivo lograr la racionalidad en
la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles de las
entidades públicas.
Artículo 117. (Alcance). Las disposiciones contenidas en este capítulo
se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los
que estén a su cargo o custodia.
Artículo 118. (Organización para la Administración de Activos Fijos
Muebles).
i.
Las
entidades crearán una unidad especializada en la administración de activos
fijos, si la magnitud de estos lo amerita. En caso de no existir una unidad
especializada, se debe asignar la función a un servidor público determinado.
ii.
La
organización de las actividades de activos fijos muebles estará basada en las
características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento
y control de los bienes de uso.
iii.
En
caso necesario, se utilizarán depósitos y bodegas, bajo responsabilidad de la
unidad o el servidor público responsable de activos fijos.
Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables
que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad.
iv.
En
cada entidad, la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o
instructivos relativos a la administración de activos fijos muebles.
Artículo 119. (Recepción).
i.
La
recepción de estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad,
será realizada por la unidad o responsable de activos fijos, aplicándose de
manera similar las normas sobre recepción de bienes a almacenes regulado en los
artículos 100 y 101 de las presentes Normas Básicas.
ii.
La
recepción de bienes a cargo de la entidad o bajo su custodia, debe estar
respaldada por los documentos de asignación, préstamo de uso, alquiler o
arrendamiento, etc.
Artículo 120. (Asignación de Activos Fijos Muebles).
i.
La
asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual
se entrega a un servidor público un activo o conjunto de estos, generando la
consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento.
ii.
La
entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos sólo podrá ser
realizada por la unidad o responsable de activos fijos, la misma que procederá
cuando exista orden documentada y autorizada por instancia competente
establecida en el Reglamento Específico.
Artículo 121. (Documento de Entrega).
i.
La
constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita, en la que el
servidor público receptor exprese su conformidad mediante firma.
ii.
La
unidad o responsable de activos fijos, debe mantener registros actualizados de
los documentos de entrega y devolución de activos.
Artículo 122. (Liberación de la Responsabilidad). Para ser liberado de
la responsabilidad el servidor público deberá devolver a la unidad o
responsable de activos fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo
recabar la conformidad escrita de esta unidad o responsable. Mientras no lo
haga estará sujeto al régimen de responsabilidad por la función pública
establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos.
Artículo 123. (Codificación).
I. Para controlar la distribución de los bienes, la Unidad de Activos Fijos
adoptará sistemas de identificación interna mediante códigos, claves o símbolos
que:
a. Permitan la identificación, ubicación y el destino del bien.
b. Discriminen claramente un bien de otro.
c. Diferencien una unidad de las partes que la componen.
d. Sea compatible con el sistema contable vigente en la entidad.
e. Faciliten el recuento físico.
II. La codificación de activos fijos muebles debe basarse en normas nacionales
y en ausencia de éstas en normas internacionales.
Artículo 124. (Incorporaciones al Registro de Activos Fijos Muebles). La
incorporación de bienes muebles al activo fijo de la entidad consiste en su
registro físico y contable. Se producirá después de haber sido recepcionados
por el responsable de activos fijos o por la comisión de recepción.
Artículo 125. (Registro de Activos Fijos Muebles). La unidad o
responsable de activos fijos, debe crear y mantener actualizado un registro de
todos y cada uno de los activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en
custodia de la entidad. Este registro debe considerar como mínimo:
a. La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.
b. La documentación que respalda su propiedad o tenencia.
c. La identificación del usuario y dependencia a los que está asignado.
d. El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones.
e. Reparaciones, mantenimientos, seguros, etc.
f. La disposición temporal.
g. La disposición definitiva y baja, de acuerdo al Subsistema de Disposición de
Bienes.
Artículo 126. (Registro del Derecho Propietario).
I. Los activos fijos muebles como los vehículos y otros motorizados
deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias
correspondientes, labor que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada
entidad en coordinación con el asesor legal.
II. La Unidad o responsable de activos fijos, deberá efectuar seguimiento y
control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados
de la entidad, informando al responsable de la Unidad Administrativa.
Artículo 127. (Mantenimiento de Activos Fijos Muebles).
I. El mantenimiento, es la función especializada de conservación técnica que se
efectúa a los activos para que permanezcan en condiciones de uso.
II. El responsable de la Unidad Administrativa debe establecer políticas y
procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los
bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u otros resultados
indeseables que pongan en riesgo la conservación del bien.
Artículo 128. (Demanda de Servicios de Mantenimiento). Los servidores
públicos que tienen asignado un bien serán responsables de demandar con la
debida anticipación, servicios de mantenimiento preventivo para que estos sean
previstos en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada entidad.
Artículo 129. (Salvaguarda de Activos Fijos Muebles).
I. La salvaguarda es la protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños
y accidentes.
II. El responsable de la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o
instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles de la entidad,
delegando a la unidad o responsable de activos fijos la implantación de las
medidas de salvaguarda.
III. La unidad o responsable de activos fijos, en función del valor e
importancia de los bienes de la entidad, tiene la obligación de:
a. Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida
económica.
b. Fortalecer permanentemente los controles de seguridad física e industrial,
para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad,
velando además porque éstos no sean movidos internamente, ni retirados sin la
autorización y el control correspondiente.
c. Formular y aplicar los reglamentos e instructivos específicos de seguridad
física e industrial.
IV. Las actividades y tareas de salvaguarda deben ser incorporadas por la
Unidad Administrativa en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada
entidad.
Artículo 130. (Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Muebles). La
unidad o responsable de activos fijos, está prohibido de:
a. Entregar o distribuir bienes sin documento de autorización emitido por
autoridad competente.
b. Aceptar documentos con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos
inherentes al bien solicitado.
c. Permitir el uso de bienes para fines distintos a los de la entidad.
Artículo 131. (Prohibición para los Servidores Públicos sobre el Uso Activos
Fijos Muebles).
I. Los servidores públicos quedan prohibidos de:
a. Usar los bienes para beneficio particular o privado.
b. Permitir el uso para beneficio particular o privado.
c. Prestar o transferir el bien a otro empleado público.
d. Enajenar el bien por cuenta propia.
e. Dañar o alterar sus características físicas o técnicas.
f. Poner en riesgo el bien.
g. Ingresar bienes particulares sin autorización de la unidad o responsable de
activos fijos.
h. Sacar bienes de la entidad sin autorización de la unidad o responsable de
activos fijos.
II. La no observancia a estas prohibiciones generará responsabilidades
establecidas en la Ley 1178 y sus reglamentos.
CAPITULO CUARTO
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
Artículo 132. (Concepto). La administración de activos fijos inmuebles, es la función
administrativa que comprende actividades y procedimientos inherentes al uso,
conservación, salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y
terrenos.
Artículo 133. (Objetivo). La administración de activos fijos inmuebles
tiene por objetivo lograr la racionalidad en el uso y conservación de las
edificaciones, instalaciones y terrenos de las entidades públicas, preservando
su integridad, seguridad y derecho propietario.
Artículo 134. (Alcance). Las disposiciones de este capítulo se aplicarán
a todos los bienes inmuebles de propiedad de la entidad y los que están a su
cargo o custodia.
Artículo 135. (Organización para la Administración de Activos Fijos
Inmuebles).
i.
El
responsable de la Unidad Administrativa delegará la administración de bienes
inmuebles a la Unidad de Activos Fijos. En caso de no existir ésta se asignará
a un servidor público determinado.
La unidad o responsable de activos fijos, debe cumplir y
hacer cumplir las disposiciones establecidas para el efecto.
ii.
La
organización de las actividades de activos fijos inmuebles estará basada en las
características de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de
estos bienes.
iii.
Las
entidades públicas desarrollarán procedimientos y/o instructivos para la
administración de activos fijos inmuebles.
Artículo 136. (Recepción de Inmuebles).
i.
La
recepción de inmuebles para su incorporación al activo fijo será realizada por
la Comisión de Recepción conformada de acuerdo al artículo 33 de las presentes
Normas Básicas.
ii.
Se
realizará la recepción provisional, en forma obligatoria, en la misma que
deberá verificarse e inventariar las instalaciones y ambientes que formen parte
del inmueble, además de exigir toda la documentación técnica y legal del mismo.
Desde la recepción provisional hasta la recepción
definitiva se evaluarán las condiciones técnicas del inmueble, debiendo además
ejercitarse las garantías de evicción y vicios de acuerdo a Ley.
iii.
La
recepción de un inmueble será definitiva cuando la comisión levante un acta en
el que exprese su conformidad y sirva de recibo a quién entregó el bien.
Artículo 137. (Incorporación al Registro de Activos Fijos Inmuebles). La
incorporación de bienes inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en su
registro físico y contable, acompañado de la documentación técnico legal de los
mismos. Se producirá después de haber sido recepcionados en forma definitiva
por la Comisión de Recepción.
Artículo 138. (Registro del Derecho Propietario).
i.
Todos
los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar
registrados a su nombre en Derechos Reales y en el Catastro Municipal que
corresponda; actividad que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada
entidad en coordinación con el asesor legal.
ii.
Permanentemente
la unidad o responsable de activos fijos de la entidad, deberá efectuar
seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de
los bienes inmuebles, informando al responsable de la Unidad Administrativa.
Artículo 139. (Registro de Activos Fijos Inmuebles). La unidad o
responsable de activos fijos debe crear y mantener actualizado un registro de
todos y cada uno de los bienes inmuebles de propiedad, a cargo o en custodia de
la entidad.
El registro debe considerar, según corresponda:
a.
Características
del bien inmueble, consignando superficie, edificaciones, instalaciones, así
como la historia de modificaciones, ampliaciones o reducciones que hubiera
experimentado.
b. Documentación legal del derecho
propietario.
c. Documentación técnica que acredite
la situación del terreno, diseños, planos de construcción e instalaciones,
planos de instalaciones sanitarias y eléctricas y otros que considere la
entidad.
d. Valor del inmueble, depreciaciones
y revalorizaciones.
e. Refacciones, mantenimientos,
seguros, etc.
f. Disposición temporal.
g. Disposición definitiva y baja, de
acuerdo al Subsistema de Disposición de Bienes.
Artículo 140. (Asignación de Instalaciones y Ambientes).
i.
La
asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad de la entidad, así como
su acondicionamiento para el cumplimiento de los objetivos de dichas unidades,
es función de la Unidad Administrativa.
ii.
La
asignación estará en función de las demandas y características de la actividad
que realiza cada unidad y de la disponibilidad de la entidad, evitando la
subutilización del espacio, el hacinamiento, los riesgos por deterioro y los
riesgos de accidentes.
iii.
El
Jefe de la Unidad a quien se le asignó el ambiente es el responsable principal
por el debido uso de las instalaciones y la preservación de su funcionalidad.
Artículo 141. (Mantenimiento de Inmuebles). El mantenimiento es la
función de conservación técnica especializada que se efectúa a los bienes
inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor.
Artículo 142. (Salvaguarda).
i.
La
salvaguarda es la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y
riesgos por la pérdida del derecho propietario, tareas que deben ser previstas
por la Unidad Administrativa, en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada
entidad.
ii.
El
responsable de la Unidad Administrativa tiene la obligación de implantar
medidas de salvaguarda, debiendo:
a. Solicitar la contratación de
seguros contra incendios, inundaciones, desastres naturales y los que la
entidad considere pertinentes.
b. Establecer medidas de vigilancia y
seguridad física.
c. Establecer medidas de seguridad
industrial.
d. Mantener saneada y resguardada la
documentación técnico legal de los bienes inmuebles de la entidad.
Artículo 143. (Inspecciones y Control Físico de Inmuebles).
i.
Es
obligación de la Unidad de Activos Fijos realizar inspecciones periódicas sobre
el estado y conservación de los inmuebles.
ii.
Estas
inspecciones deben permitir controlar y precisar la situación real de los
inmuebles en un momento dado, y prever las decisiones que se deben tomar en el
corto, mediano y largo plazo.
Artículo 144. (Prohibiciones sobre el Manejo de Activos Fijos Inmuebles). La
unidad o responsable de activos fijos está prohibido de:
a.
Entregar
un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento u otra forma de
disposición señalada en las presentes Normas Básicas.
b. Usar los inmuebles para beneficio
particular o privado.
c. Permitir el uso del inmueble por
terceros.
d. Mantener inmuebles sin darle un
uso, por tiempo indefinido.
TITULO IV
SUBSISTEMA DE DISPOSICION DE BIENES
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
Artículo 145. (Concepto). El Subsistema de Disposición de Bienes, es el
conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y
administrativos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los
bienes de uso institucional de propiedad de la entidad, cuando estos no son ni
serán utilizados por las entidades públicas.
Artículo 146. (Objetivos). El Subsistema de Disposición de Bienes tiene
los siguientes objetivos:
a.
Recuperar
total o parcialmente la inversión.
b. Evitar gastos innecesarios de
almacenamiento, custodia o salvaguarda.
c. Evitar la acumulación de bienes
sin uso por tiempo indefinido.
Artículo 147. (Responsabilidad por la Disposición de Bienes).
i.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es responsable en el marco de lo
establecido en la Ley N° 1178, sus reglamentos y las
presentes Normas Básicas, por la disposición de bienes y sus resultados.
ii.
El
responsable de la Unidad Administrativa y los servidores públicos involucrados
o designados, son responsables por el cumplimiento de la normatividad que regula
el proceso de disposición de bienes y sus resultados; por el desempeño de las
obligaciones, deberes y funciones que les sean asignados, como por los informes
que elaboren y actos en los que participen, conforme a la Ley
N° 1178 y sus reglamentos.
iii.
El
asesor legal de la entidad pública o asesores legales externos contratados que
intervengan en el proceso de disposición de bienes serán responsables por el
asesoramiento legal en la materia y por los resultados de sus actos, conforme a
la Ley N° 1178 y sus reglamentos.
iv.
Los
consultores individuales o empresas privadas contratadas para realizar
servicios de análisis de factibilidad y/o avalúos, serán responsables de
acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 1178 y sus
reglamentos.
Artículo 148. (Alcance).
i.
Las
presentes Normas Básicas se aplicarán para la disposición de bienes de uso
institucional de propiedad de las entidades públicas.
ii.
La
disposición de bienes de uso institucional de propiedad de las entidades
públicas que se transfieran al Tesoro General de la Nación y se encuentren bajo
responsabilidad del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE), deberá
regirse por las presentes Normas Básicas.
Artículo 149. (Excepciones). Se encuentran fuera del alcance de las
presentes Normas:
a.
Los
bienes de dominio público.
b. Los bienes de dominio público y
patrimonio institucional regulados en el artículo 86 de la Ley N° 2028 de 28 de octubre de 1.999 de
Municipalidades.
c. Los bienes destinados a la
prestación de un servicio público.
d. El material bélico de las Fuerzas
Armadas.
e. Los bienes declarados patrimonio
histórico y cultural.
f. Los bienes adquiridos por el
Estado para cumplir actividades específicas de inversión financiera y
estratégica a cargo del Fondo de Desarrollo del Sistema Financiero y de Apoyo
al Sector Productivo (FONDESIF), cuya disposición estará sujeta a
reglamentación especial aprobada por el Organo Rector, en función de los objetivos
institucionales.
Artículo 150. (Inclusión en el Programa de Operaciones).
i.
La
disposición de bienes de uso institucional, así como las actividades y tareas
inherentes a su cumplimiento, deben estar incluidas en el Programa de
Operaciones Anual (POA) y en el presupuesto de la entidad.
ii.
La
disposición de bienes que no esté incluida en el POA y deba ser ejecutada
durante esa gestión, requerirá de una reprogramación del mismo.
Artículo 151. (Tipos y Modalidades de Disposición). La disposición de
bienes es de dos tipos: temporal y definitiva, contando cada una con diferentes
modalidades.
Las modalidades de disposición son procesos de carácter técnico y legal que
comprenden procedimientos con características propias, según la naturaleza de
cada una de ellas.
a) Disposición Temporal
Cuando la entidad determine la existencia de bienes que no serán utilizados
de manera inmediata o directa, podrá disponer del uso temporal de estos bienes
por terceros, sean públicos o privados, sin afectar su derecho propietario y
por tiempo definido.
Dentro de este tipo de disposición se tiene las siguientes modalidades:
i.
Arrendamiento.
ii.
Préstamo
de Uso o Comodato.
b) Disposición Definitiva
Cuando la entidad
determine la existencia de bienes que no son ni serán útiles y necesarios para
sus fines, dispondrá de éstos afectando su derecho propietario.
Dentro de este tipo de disposición se tiene las siguientes modalidades:
i.
Enajenación.
ii.
Permuta.
Artículo 152. (Funciones del Responsable de la Unidad Administrativa). Son
funciones del responsable de la Unidad Administrativa las siguientes:
Artículo 153. (Identificación de Bienes a ser Dispuestos).
i.
Para
la identificación de los bienes a ser dispuestos, anualmente el responsable de
la Unidad Administrativa realizará una consulta interna a todos los Jefes de
Unidad con el propósito de identificar los bienes que no son ni serán
utilizados en la entidad.
Las entidades que prevean su reducción o división, deberán
identificar los bienes a disponer.
Los bienes identificados para ser dispuestos, que sean
producto de donaciones de otras entidades o instituciones, deberán utilizar las
presentes Normas Básicas, si el Convenio no dispone lo contrario.
Los bienes identificados para disponer estarán bajo
responsabilidad de la Unidad Administrativa.
ii.
Para
la identificación de bienes a disponer se considerará la existencia de:
a. Bienes en desuso, que permitirá
identificar aquellos bienes en funcionamiento, que ya no son usados por la
entidad.
b. Bienes que no están siendo usados,
por ser inservibles.
c. Partes, componentes y accesorios
correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja, que permitirá establecer
si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la entidad.
iii.
Para
evitar fragmentar la atención y los esfuerzos orientados a la disposición de
los bienes, se conformarán en lotes.
Artículo 154. (Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa).
i.
El
análisis de factibilidad legal deberá contener como mínimo:
a. Identificación y ubicación del
bien.
b. Condición actual.
c. Antecedentes de su adquisición.
d. Documentos que acrediten la
propiedad del o los bienes sujetos a registro.
e. Gravámenes y obligaciones
financieras pendientes.
ii.
El
análisis de conveniencia administrativa procederá una vez realizado el análisis
de factibilidad legal, el mismo que deberá considerar:
.
La
no utilización del bien.
a. Las condiciones actuales de los
mismos.
b. Las posibilidades de utilización
del bien en un corto, mediano o largo plazo.
c. Vida útil, que identifica a los
bienes que hayan cumplido el período de vida útil estimado y su sustitución sea
recomendable.
Artículo 155. (Determinación de la Modalidad de Disposición). Realizados los análisis de
factibilidad legal y conveniencia administrativa, el responsable de la Unidad
Administrativa procederá a determinar la modalidad de disposición de los
bienes, en función de las modalidades establecidas para el efecto.
Artículo 156. (Precio Base de los Bienes a Disponer). La determinación
del precio base de los bienes a disponer, estará en función de las
características del bien, estado actual, ubicación, valor actualizado en
libros, precios vigentes en el mercado, etc.
a.
En
la disposición temporal, para la modalidad de arrendamiento, se determinará el
precio base de arrendamiento de los bienes.
b. En la disposición definitiva, se
determinará el precio base para su enajenación o permuta, debiendo proceder al
avalúo de los bienes.
Artículo 157. (Informe y Recomendación de Disposición). El informe y
recomendación de disposición será elaborado por el responsable de la Unidad
Administrativa, conteniendo como mínimo, lo siguiente:
a.
Relación
y tipo de bienes.
b. Análisis de factibilidad legal y
conveniencia administrativa.
c. Recomendación de la modalidad a
utilizarse.
d. Precio base de los bienes a
disponer.
e. Documentación de respaldo de los
bienes a ser dispuestos.
Artículo 158. (Participación de Servidores Públicos y/o Consultores).
i.
Para
el análisis de factibilidad legal, conveniencia administrativa y/o
determinación del precio base de los bienes a disponer, el responsable de la
Unidad Administrativa podrá requerir a la Máxima Autoridad Ejecutiva el
concurso de los servidores públicos que considere necesarios.
ii.
Si
la entidad no cuenta con personal capacitado para el análisis de factibilidad
legal y/o avalúos, la Máxima Autoridad Ejecutiva podrá contratar de acuerdo a
las modalidades previstas en el Subsistema de Contratación, los servicios de
consultores individuales o empresas privadas.
Artículo 159. (Aprobación sobre la Disposición de Bienes).
i.
La
Máxima Autoridad Ejecutiva, previa revisión y análisis del informe y
recomendación para la disposición de bienes, aprobará el mismo, instruyendo se
incluya en el Programa de Operaciones Anual (POA) de la entidad, salvo la
disposición bajo la modalidad de Préstamo de Uso o Comodato que será
excepcional.
ii.
En
caso de objeción al informe y recomendación, podrá contratar los servicios de
un consultor externo que realice una revisión general del mismo y emita una
opinión que le permita confirmar, modificar o rechazar el informe y
recomendación del responsable de la Unidad Administrativa.
La divergencia puede darse sobre uno, varios o la
totalidad de los bienes a ser dispuestos.
iii.
Si
la Máxima Autoridad Ejecutiva aprueba la disposición de bienes bajo modalidades
distintas a las recomendadas por el responsable de la Unidad Administrativa,
deberá justificar su decisión.
Artículo 160. (Resolución sobre Disposición de Bienes).
i.
Una
vez aprobado el Programa de Operaciones Anual, la Máxima Autoridad Ejecutiva
emitirá la Resolución sobre Disposición de Bienes, instruyendo se continúe con
los procedimientos regulados en las presentes Normas Básicas.
ii.
La
Resolución sobre Disposición de Bienes debe contener el máximo detalle sobre
los antecedentes, los propósitos y las condiciones relativas al bien o bienes a
ser dispuestos, debiendo adjuntarse a ésta los informes y toda la documentación
relacionada al proceso.
Artículo 161. (Registros e Informes).
i. Para los bienes dispuestos en forma temporal, el responsable de la Unidad Administrativa instruirá