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SABORIO & COTO
A B O G A D O S
Costa Rica - Desde 1983
8-2001
El Tribunal Supremo de Elecciones, de conformidad con los artículos 99, 102 inciso 9) de la Constitución Política y 19 inciso f) del Código Electoral.
Decreta:
El siguiente:
MANUAL OPERATIVO PARA EL FONDO
GENERAL DE ELECCIONES
1º—Definición del fondo. El Fondo Elecciones Generales está constituido por los recursos asignados en la subpartida 900 Imprevistos, los cuales serán utilizados para sufragar gastos relacionados con la adquisición de los bienes y servicios que a juicio del Tribunal Supremo de Elecciones sean necesarios para la organización de las elecciones a celebrarse en el año 2002.
2º—Base legal. El fondo Elecciones Generales se fundamenta en la Ley de Presupuestos Ordinario y Extraordinario de la República, para el ejercicio económico del 2001 Nº 8050, subpartida 900 Imprevistos.
3º—Aspectos generales.
3.1 Disposiciones Generales de Operación. En el manejo del Fondo, deberán acatarse los siguientes lineamientos:
a) Los recursos del Fondo de Elecciones Generales son exclusivos para aquellas erogaciones por bienes y servicios que a juicio del Tribunal Supremo de Elecciones sean necesarios para la organización de las elecciones a celebrarse en el año 2002 y siempre que, por tal motivo, deben adquirirse en forma expedita, lo que justifica, de conformidad con los límites y potestades previstas en la legislación electoral, su contratación y pago fuera de los procedimientos ordinarios establecidos (pago por factura de gobierno).
b) El fondo funcionará a través de una cuenta corriente en un banco del Estado y los cargos podrán realizarse mediante cheques o medios electrónicos.
c) Todo pago que se efectúe con cargo a este fondo debe estar amparado a la correspondiente factura.
d) El Contador del Tribunal mantendrá un registro de las firmas autorizadas para las transacciones que se realicen con los recursos de este fondo.
e) Las claves de las combinaciones de las cajas fuertes en las que se encuentren documentos u otros valores relativos a este fondo deben mantenerse en custodia en un sobre cerrado en la caja de seguridad del Contador del Tribunal.
f) Si ocurriera un acto irregular que pueda constituir delito en contra del fondo, la Contaduría del Tribunal realizará de inmediato un arqueo e informará por escrito lo sucedido al Tribunal Supremo de Elecciones, remitiendo un acta con la relación de hechos y el resultado del arqueo realizado con el objeto de que disponga lo pertinente e interponga la denuncia ante la autoridad correspondiente.
g) Asimismo, si faltare dinero del Fondo, se remitirá el caso a la Procuraduría General de la República para que se interponga la acción resarcitoria correspondiente.
h) Con el fin de mantener debidamente actualizado este Manual se incorporará toda modificación que resulte de la emisión de nuevas normativas, disposiciones o leyes, de las evaluaciones periódicas que se realicen de las circunstancias institucionales que forman su ámbito de acción u otras situaciones que así lo ameriten.
3.2 Recursos del Fondo. Con el objeto de administrar el fondo se dispondrá de una cuenta corriente en la que se depositarán los recursos asignados.
Para esos efectos, la Contaduría emitirá las reservas de crédito necesarias para separar los recursos y en forma inmediata procederá a confeccionar las facturas de gobierno que correspondan, indicando el número de cuenta corriente y el banco en el que se debe realizar el depósito.
3.3 Responsable del Fondo Elecciones Generales. El responsable del Fondo Elecciones Generales del Tribunal Supremo de Elecciones será el Contador del Tribunal quien, además de lo dispuesto en este Manual, establecerá los controles de operación general del Fondo, de manera que se garantice el buen manejo de los recursos, su registro y el control respectivo.
3.4 Obligaciones del responsable del Fondo Elecciones Generales. El responsable del Fondo tendrá las siguientes obligaciones:
a) Recibir los recursos asignados, ofrecer la debida custodia y pagar con cargo a ellos, los bienes y servicios recibidos a satisfacción.
b) Llevar un libro diario para la cuenta corriente, en la que anotará los depósitos bancarios efectuados y los cheques emitidos, indicando a nombre de quién se giró el cheque o se hizo el pago vía transferencia electrónica.
c) Realizar la conciliación de la cuenta bancaria dentro de los ocho días hábiles siguientes como máximo, después de recibido el último estado de cuenta mensual remitido por el Banco.
d) Efectuar un arqueo del Fondo al menos cada mes.
e) Llevar un archivo de los documentos, movimientos o transacciones que se produzcan en la operación del Fondo.
f) Controlar el gasto de tal manera que se establezca con antelación la necesidad de nuevos recursos.
g) Al final de cada proceso electoral, preparará un informe de liquidación del Fondo en el que se incluyan todos los movimientos realizados con cargo al mismo. Este informe se presentará para su consideración al Tribunal Supremo de Elecciones y a la Contraloría General de la República.
4º—Operación del Fondo.
4.1 Gastos autorizados. Los gastos autorizados con cargo al Fondo, son aquellos que a juicio del Tribunal sean indispensables para la organización de las elecciones del 2002.
4.2 Contratación de bienes y servicios. La Proveeduría del Tribunal, para efectos de la contratación, se regirá por lo que dispone la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento. En caso de que sea necesario recurrir a los procedimientos especiales de contratación directa que tutela nuestra legislación, requerirá autorización del Tribunal Supremo de Elecciones, ante quien deberá fundamentar las razones por las cuales se debe recurrir a ese tipo de procedimiento.
4.3 Orden de compra. Todo gasto con cargo al Fondo debe estar amparado a una orden de compra interna. La orden será confeccionada por la Proveeduría del Tribunal, deberá indicar que el gasto se hace con cargo al Fondo Elecciones Generales. Dentro de su descripción se indicará claramente el bien o el servicio que se está contratando y deberá estar firmada por el Proveedor y el Contador del Tribunal.
4.4 Refrendo órdenes de compra. Las órdenes de compra por montos inferiores a los seis millones de colones serán aprobadas por la Dirección Ejecutiva. Aquellas que superen dicho monto por el Tribunal Supremo de Elecciones.
4.5 Facturas. Toda transacción que se efectúe con cargo al Fondo deberá estar amparada a la correspondiente factura comercial, extendida a nombre del Tribunal Supremo Elecciones, ser de contado y estar autorizada por la Administración Tributaria. Se confeccionarán en original y dos copias, con descripción del bien o servicio prestado y la fecha de adquisición; no deberán contener borrones, tachaduras o alteraciones que hagan dudar de su legitimidad y al dorso se colocará un sello de "Recibido Conforme".
4.6 Trámite de pago. Para el trámite de pago el interesado presentará ante la Proveeduría las facturas por la adquisición de bienes y servicios.
En dicha factura deberá constar la firma del funcionario que recibió la mercancía o el servicio. De esta forma se acepta que el bien o servicio fue recibido a satisfacción y dentro de los plazos establecidos.
El Proveedor del Tribunal emitirá la correspondiente orden de pago por medio de oficio, adjuntará la factura y lo remitirá a la Contaduría, la cual tramitará el pago por medio de cheque o vía transferencia bancaria.
4.7 Cheques. Los cheques deben permanecer en las cajas de seguridad que se tendrán dispuestas para esos efectos.
En cada uno constará el nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago. Queda prohibida la confección de cheques al portador o a caja y la existencia de cheques firmados en blanco.
Los cheques girados con cargo a la cuenta corriente del Fondo Elecciones Generales, deben ir firmados conjuntamente por dos Magistrados y el Contador o Subcontador del Tribunal.
De todo cheque que se gire debe quedar un comprobante en el que se detallará el concepto del pago efectuado.
Los cambios ante el banco en las firmas de la cuenta corriente son responsabilidad del Contador del Tribunal, quien realizará el trámite de forma inmediata, una vez que se origine alguna variante en la conformación de los miembros autorizados a firmar.
4.8 Entrega de cheques. Los cheques, una vez emitidos y firmados, deberán permanecer en la caja de seguridad que disponga el encargado de su custodia. Estos se entregarán únicamente a las personas autorizadas por las empresas proveedoras conforme al registro que para ese efecto llevará la Contaduría.
En las facturas pagadas se debe estampar el sello de cancelación y el número de cheque con que se realizó el pago, firma y número de cédula de la persona que lo retira.
4.9 Retención del 2% de impuesto sobre la renta. La Contaduría del Tribunal hará las retenciones correspondientes sobre aquellas facturas individuales con montos iguales o que excedan los cien mil colones (¢100.000,00). Las sumas resultantes se deben depositar en el banco que la Dirección General de Tributación Directa disponga para ese efecto, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a la fecha de la retención.
La Contaduría del Tribunal, de acuerdo con las retenciones efectuadas determinará el total de las sumas a depositar y elaborará un cheque por el resultante, completando el formulario "Declaración de retenciones en la Fuente", el cual se debe adjuntar al depósito.
5º—Controles Internos
a) La Contaduría llevará un registro diario de los movimientos que sucedan con el fondo (depósitos bancarios efectuados, cheques emitidos, notas de débito, de crédito, comisiones, intereses ganados). Además, mantendrá el control de facturas, arqueos, conciliaciones, control de las retenciones y de cualquier otro tipo de transacción que se realice con los recursos asignados.
b) La Contaduría mantendrá un archivo independiente y exclusivo que facilite la localización de los documentos y facturas originales en la operación del fondo.
Este archivo tendrá las medidas de seguridad apropiadas para evitar, en lo posible, la destrucción o extravío de la documentación.
c) La Auditoría Interna del Tribunal incluirá en su programa de trabajo la realización de al menos una auditoría anual del Fondo Elecciones Generales.
6º—Responsables de cada proceso
a) Solicitud de contratar con cargo al fondo Proveeduría
b) Autorización para contratar con cargo al fondo Tribunal Supremo
de Elecciones
c) Contratación del bien o servicio Proveeduría
d) Autorización para contratar en forma directa Tribunal Supremo
de Elecciones
e) Emisión de Orden de Compra. Proveeduría
f) Visado Orden de Compra. Asesoría Jurídica
g) Recibido conforme del bien o servicio. Organo Fiscalizador
h) Recepción y envío de facturas a Contaduría Proveeduría
i) Autorización de confección de cheque Contador o Subcontador
j) Confección de cheque Jerry Araya *
k) Confrontación de cheque Minor Castillo *
l) Firma de cheques. Dos Magistrados y
Contador o Subcontador
m) Registro de cheques Minor Castillo *
n) Custodia de cheques. Fabián Jiménez *
o) Registro firmas de proveedores Fabián Jiménez *
p) Entrega de cheques Fabián Jiménez *
q) Archivo de documentación en expediente . Fabián Jiménez *
r) Retención mensual impuesto sobre la renta Fabián Jiménez *
s) Conciliación bancaria. Jerry Araya *
t) Arqueos Jerry Araya *
u) Preparación de informe liquidación fondo Fabián Jiménez *
*o el funcionario que lo sustituya
Dado en San José, a las ocho horas con treinta minutos del veintitrés de julio del dos mil uno.
Oscar Fonseca Montoya, Presidente.—Luis Antonio Sobrado González, Magistrado.—Olga Nidia Fallas Madrigal, Magistrada.—Marisol Castro Dobles, Magistrada.—Fernando del Castillo Riggioni, Magistrado.—Alejandro Bermúdez Mora, Secretario.
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