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en internet con el auspicio de
SABORIO & COTO
A B O G A D O S
Costa Rica - Desde 1983
32758-G
El PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE GOBERNACIÓN Y POLICÍA
De conformidad con lo establecido en los
incisos 3) y 18) de los artículos 140 y 146 de la Constitución Política,
artículos 25, 27, de la Ley General de la Administración Pública y la Ley Nº
7202 del 24 de octubre de 1990, denominada Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
Considerando:
I.—Que en la actualidad existe el Decreto
Ejecutivo Nº 19435-G del 30 de noviembre de 1989, mediante el cual se crea la
Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del
Poder Legislativo y Contraloría General de la República, de los Ministerios y Dependencias
que componen el Poder Ejecutivo, del Poder Judicial, del Tribunal Supremo de
Elecciones y un representante del Archivo Nacional.
II.—Que a la fecha es
imperativo reemplazarlo por otro que se adecue a las necesidades actuales, con
la finalidad de obtener la prestación de un servicio público ágil y eficiente
en el ramo de la archivística. Por tanto,
Decretan:
Reglamento de la Comisión
Interinstitucional de
Jefes o Encargados de los Archivos Centrales
del Sector Público (CIAP)
Artículo 1º—Créase la Comisión
Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales de la
Administración Pública, en adelante denominada por sus siglas CIAP, o Comisión.
Artículo 2º—Glosario. Para los efectos de la
CIAP y del presente Reglamento, se entenderá por:
a. Archivo:
El que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra y
facilita la archivalía de una determinada unidad,
sección, departamento u oficina, y eventualmente otros documentos afines que no
son archivalía.
b. Archivo
Central: La unidad, sección o departamento encargado de centralizar y
organizar todo el acervo documental de una dependencia o institución conforme a
los plazos de conservación establecidos; vela por la aplicación de políticas
archivísticas y asesora técnicamente al personal de la institución que labore
en los archivos de gestión. Sus funciones son reunir, conservar, clasificar,
ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental
de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo
Nacional los documentos que hayan sido declarados por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos, de valor científico-cultural.
c. Archivo
de Gestión: Son los archivos encargados de la documentación en trámite (prearchivalía), la cual deben mantener técnicamente
organizada para transferirla posteriormente al Archivo Central. Se le llama
Archivo de Gestión Centralizado cuando cumple, respecto a la prearchivalía, las funciones de un archivo central.
d. Archivo
Especializado: Se trata de un archivo de gestión que reúne un conjunto
delimitado de series documentales de la entidad y eventualmente otros
documentos que no son archivalía.
e. Comisión:
La Comisión Interinstitucional conformada por los jefes o encargados de los
archivos centrales del sector público.
f. Representante:
Aquellos funcionarios públicos que en razón de su puesto vinculado con los
archivos de la Institución, ésta envíe por escrito el nombre del titular y del
suplente ante la CIAP.
Artículo 3º—De los Representantes
que integran la Comisión. La Comisión estará conformada por los Jefes o
Encargados de los Archivos Centrales acreditados por el Superior Jerárquico
respectivo, como representantes del Poder Legislativo, Ejecutivo, Judicial, el
Tribunal Supremo de Elecciones y de las Instituciones Públicas. Cuando no
exista Archivo Central y mientras se conforma éste, podrá ser acreditado como
representante el funcionario que esté directamente relacionado con los archivos
de la Institución. En caso de ausencia justificada del titular, la Institución
podrá hacerse representar por un suplente, debidamente acreditado como tal.
Artículo 4º—El funcionario que sea acreditado por el
superior jerárquico de la institución que se trate, como representante ante la
Comisión, deberá ser el Jefe o Encargado del Archivo Central o, en su defecto,
estar directamente relacionado con los procesos archivísticos de los Archivos
Centrales, Archivos de Gestión Centralizados o Especializados de la Entidad.
Artículo 5º—De los fines y objetivos de la CIAP.
Esta tendrá como principal objetivo el fortalecimiento de los archivos de las
instituciones que la integran, por medio de actividades de participación,
información y proyección; cuyos objetivos específicos en el desempeño de sus
funciones, serán los siguientes:
a. Promover
la creación de archivos centrales en las instituciones de la Administración
Pública, para lo cual se requiere de la participación activa y coordinada de
los Jefes o Encargados de los Archivos ya existentes.
b. Colaborar
con la asesoría de los Archivos Centrales para que utilicen técnicas
archivísticas que permitan la adecuada organización y utilización de los
documentos.
c. Instar
a los Administradores de las instituciones públicas para que se dé un adecuado
mantenimiento a los archivos y promuevan la correcta conservación del
Patrimonio Documental.
d. Fomentar
la formación y capacitación académica y técnica de los integrantes de la
Comisión, así como de los funcionarios que trabajan en los Archivos, dictando
cursos, promoviendo seminarios y encuentros archivísticos.
e. Impulsar
la conservación de los fondos documentales y la óptima facilitación de la
información.
f. Coadyuvar
en la implementación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y su
Reglamento, en su respectivo campo de acción.
g. Actuar
conforme a la normativa jurídica.
Artículo 6º—Del Informe de la
Comisión. La Junta Directiva rendirá un informe de labores al cabo de su
gestión, el cual se hará del conocimiento de cada una de las instituciones
representadas en la misma.
Artículo 7º—La CIAP sesionará ordinariamente una vez
al mes y extraordinariamente cuando sea convocada al efecto con 8 días hábiles
de anticipación por el Presidente y el Secretario de la Junta Directiva o por
el 10% de los representantes.
Artículo 8º—Todos los miembros de la Comisión velarán
por el adecuado cumplimiento de los objetivos y disposiciones que se establecen
en este reglamento. Los miembros de la Comisión deben asistir puntualmente a
las reuniones a las que fueren convocados, y si llegaren a no asistir sin
justificación a tres reuniones consecutivas o alternas, será reportado ante el
superior de la institución que lo acreditó como representante ante la Comisión.
Las actuaciones de la Comisión deberán ser estrictamente apegadas a la normativa
jurídica vigente.
Artículo 9º—De las Subcomisiones. La Comisión
podrá nombrar Subcomisiones para el estudio de casos concretos, cuando así las
circunstancias lo ameriten. Los informes de estas Subcomisiones deberán ser
presentados por escrito a la Comisión dentro del plazo que les sea conferido,
pudiéndose otorgarles una prórroga si el caso es justificado.
Artículo 10.—De la
Organización y funcionamiento. Para su organización y funcionamiento
administrativos y de representación, la CIAP tendrá una Junta Directiva Ad
Honórem, la cual se regirá por lo aquí dispuesto, y se conformará de la
siguiente manera: Un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero
y dos Vocales, cuyos miembros durarán dos años en sus cargos, podrán ser
reelectos consecutivamente si fuere del caso. Los nombramientos se harán en el
mes de diciembre y entrarán a regir el primer día hábil del mes de enero
siguiente.
Artículo 11.—De las
funciones del Presidente (a):
a. Presidir,
con todas las facultades necesarias para ello, las reuniones de la Comisión,
las que podrá suspender en cualquier momento por causa justificada.
b. Velar
porque la Comisión cumpla las leyes y reglamentos relativos a sus funciones.
c. Fijar
directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos
generales de forma de las labores de la Comisión.
d. Convocar
a sesiones ordinarias y extraordinarias.
e. Confeccionar
el orden del día, teniendo en cuenta en su caso, las peticiones de los demás
miembros.
f. Resolver
cualquier asunto en caso de empate, para cuyo caso tendrá voto calificado.
g. Ejecutar
los acuerdos de la Comisión.
h. Representar
a la Comisión cuando sea necesario.
i. Las
demás que le asigne, indique o determine el ordenamiento.
Artículo 12.—De
las funciones del Vicepresidente (a):
a. Asistir
en sus funciones al Presidente.
b. Sustituir
al Presidente en sus ausencias, bien sean estas temporales o definitivas.
c. Las
demás que le asigne, indique o determine el ordenamiento.
Artículo 13.—De
las funciones del Secretario (a):
Tomar las Actas de las sesiones de la Comisión.
a. Llevar
al día el Libro de Actas respectivo.
b. Firmar
conjuntamente con el Presidente las actas de la Comisión.
c. Tomar
nota y atender la correspondencia entrante y saliente de la Comisión.
d. Asistir
al Presidente y Vicepresidente en el ejercicio de sus funciones.
e. Transcribir
los acuerdos tomados por la Comisión.
f. Hacer
la convocatoria a todos los miembros de la CIAP por lo menos con tres días hábiles
de antelación, indicado en ella las razones para las cuales se les convoca.
g. Mantener
un archivo con los documentos de los asuntos que tramite la Comisión,
debidamente organizado.
h. Cumplir
con cualquier otra función que le asigne el Presidente.
i. Las
demás que le asigne, indique o determine el ordenamiento.
Artículo 14.—De
las funciones del Tesorero (a):
a. Llevar
la contabilidad de la Comisión.
b. Girar
conjuntamente con el Presidente las sumas acordadas por la Comisión.
c. Custodiar
los fondos y demás bienes que posea la Comisión.
d. Rendir
un informe anual del movimiento económico.
e. Llevar
al día un inventario minucioso de los bienes que posea la Comisión.
f. Las
demás que le asigne, indique o determine el ordenamiento.
Artículo 15.—De
las funciones de los Vocales:
a. Colaborar
en las funciones administrativas y sustituir a los otros miembros de la Junta
Directiva en sus ausencias temporales.
b. Las
demás que le asigne, indique o determine el ordenamiento.
Artículo 16.—Del
quórum. La Comisión sesionará válidamente al menos con la mayoría absoluta
de sus miembros debidamente acreditados. Si no hubiere quórum a la hora fijada,
se podrá sesionar transcurridos 15 minutos después de dicha hora con los
miembros presentes. Cada miembro tendrá derecho a voz y voto. En caso de empate
en los asuntos sometidos a votación, el Presidente tendrá voto calificado. Los
acuerdos serán aprobados por votación de mayoría simple. Los Invitados
Especiales o los Asesores, podrán asistir a las sesiones de la Junta Directiva
con voz pero sin voto.
Artículo 17.—En lo no
regulado por el presente reglamento en materia de órganos colegiados, rige
supletoriamente lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Título Segundo del
Libro Primero de la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 18.—Cada Institución
representada en esta Comisión, deberá aportar los recursos necesarios para la
implementación de los objetivos definidos en el artículo 5º del presente cuerpo
legal.
Artículo 19.—Deróguese el
Decreto Ejecutivo Nº 19435-G, del 30 de noviembre de 1989.
Artículo 20.—Rige a partir de
su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los veintitrés días del mes de setiembre
del dos mil cinco.
ABEL PACHECO DE LA ESPRIELLA.—El Ministro de Gobernación y Policía y Seguridad
Pública, Lic. Rogelio Ramos Martínez.
Gaceta N° 224, 21de noviembre de 2005
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