Colocado
en internet con el auspicio de
SABORIO & COTO
A B O G A D O S
Costa Rica - Desde 1983
32714-MP
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y LA MINISTRA DE LA PRESIDENCIA
En uso de las atribuciones que
les confieren los artículos 140 inciso 8) y 146 de la Constitución Política.
Considerando:
I.—Que la Ley de Control Interno Ley Nº 8292
establece que el perfeccionamiento del control interno es inherente al jerarca
unipersonal o colegiado de la institución y a sus titulares subordinados.
II.—Que el
control interno no solo tiene como fin el mantenimiento de registros contables
correctos y la detección de posibles fraudes; sino también debe ser un elemento
que permita facilitar y orientar a la administración para que la conducción de la
institución este dirigida hacia el cumplimiento de su misión y el logro de sus
objetivos, por lo tanto es necesario emitir normas que permitan orientar el
cumplimiento de los deberes de todos los funcionarios.
III.—Que
todos los funcionarios de manera obligatoria deben cumplir con las
disposiciones amparadas en este Reglamento y normas conexas, con el fin de
alcanzar una seguridad razonable en el ejercicio y cumplimiento de los
objetivos de la institución. Por tanto,
DECRETAN:
El siguiente:
Reglamento
para la asignación, uso, custodia y
conservación de los recursos informáticos de la
Presidencia de la República y Ministerio
de la Presidencia.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
REGLAMENTO DE INFORMÁTICA
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Contenido
y ámbito de aplicación. Este Reglamento establece los criterios mínimos que
deberán observar los funcionarios de la Presidencia de la República y del
Ministerio de la Presidencia para la adquisición y administración de los
recursos informáticos.
Artículo 2º—Definiciones.
Ministerio: Ministerio de la Presidencia.
Presidencia: Presidencia de la República.
Software: Término general que designa los diversos
tipos de programas que son usados en computación. Es el conjunto de
instrucciones que las computadoras emplean para manipular datos; se puede
clasificar en cuatro diferentes categorías: lenguajes de programación, de uso
general, de aplicación y de sistemas operativos.
Hardware: Incluye todos los componentes físicos de
la computadora y sus dispositivos periféricos.
Abandonware: Es el
software que se ha eliminado de los catálogos de productos para la venta,
normalmente de más de cinco años o de compañías ya desaparecidas. Los derechos
reservados de estos, siguen teniendo vigencia, por lo que está totalmente prohibido
venderlos o utilizarlos con fines lucrativos.
Infraestructura: Conjunto de dispositivos o servicios
necesarios para el funcionamiento de la red de la organización o para el
desarrollo de una actividad.
Virus: Programa que se introduce maliciosamente a
un computador a través de sistemas de comunicación o interfases, y que se
ejecuta automáticamente en determinados momentos modificando o destruyendo los
datos contenidos en el computador.
Antivirus: Es un programa que detecta, de alguna
manera, la presencia o el accionar de un virus informático en una computadora y
tiene la opción de erradicar un virus informático de una entidad afectada.
Clave de
acceso: Combinación de
signos que digita el usuario, que sirven para acceder y utilizar las
funcionalidades de algunos recursos informáticos.
Configuración: Partes o componentes que conforman o
definen las características de una computadora.
Correo
electrónico: Es el nombre
genérico para toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o
mensajes de voz, que tiene lugar entre un origen y los destinatarios
designados, y que se desarrolla en sistemas que utilizan enlaces de
telecomunicación.
Freeware y Postcard: Software que especifique en su licencia ser
totalmente libre de propiedad.
Internet: El Internet es un sistema mundial de redes
de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país
del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora a través de
un servidor puede, en caso de contar con los permisos apropiados, acceder
información de otra computadora y poder tener inclusive comunicación directa
con otros usuarios en otras computadoras.
Liteware: Es el
término utilizado para el software que se distribuye en forma gratuita, en una
versión con menos capacidad que la versión completa que se encuentra en el
mercado. Es diseñada principalmente para proveer a los clientes potenciales de
una muestra para ver y manipular. Liteware puede ser
considerado como un tipo de Shareware.
Shareware: Es el
software que es distribuido libremente para su uso parcial y temporal.
Comúnmente, se tiene la oportunidad de registrarlo y adquirir la versión
completa.
Lineamiento
informático: Complemento
emitido por Tecnologías de Información de conformidad a lo estipulado en este
Reglamento.
Personal de
soporte informático: Es el
grupo de funcionarios del Ministerio que se encarga de atender los asuntos
informáticos.
Recurso
crítico: Entiéndase por
recurso crítico, todo recurso informático que presta un servicio a nivel del
Ministerio o de la Presidencia.
Recurso
informático: Se entiende
por recurso informático los accesorios, repuestos, y equipos de cómputo, así
como, los equipos de telecomunicaciones, software, aplicaciones, servicios y
licencias adquiridas por el Ministerio o la Presidencia.
Servicio
técnico o profesional: Se
refiere a los servicios contratados por el Ministerio o la Presidencia para
desarrollar o apoyar proyectos informáticos.
Usuario: Es el funcionario que utiliza los recursos
informáticos del Ministerio o la Presidencia como una herramienta de trabajo.
Despachos: Se refiere a cada una de las oficinas
incluidas en la estructura organizacional del Ministerio o de la Presidencia.
Equipo de
telecomunicaciones: Son
aquellos equipos que brindan servicios de comunicación en la red, tales como enrutadores, conmutadores (switch),
entre otros.
Comité
gerencial de informática:
Constituye la instancia técnica entre el máximo jerarca y la Unidad de
Informática, brindando una asesoría al primero en lo relativo a la
administración del SIG (Sistema de Información Gerencial) y de los recursos
humanos, materiales y financieros que se destinen para su desarrollo.
Órgano
director: Es el grupo de
personas conformado por la Administración Superior, para que verifique la
verdad real de los hechos a través del procedimiento previsto por la Ley
General de la Administración Pública.
Artículo 3º—Régimen
Jurídico. La actividad de administración y adquisición de recursos y
servicios informáticos se rige por las normas y principios del ordenamiento
jurídico administrativo costarricense y las directrices administrativas.
CAPÍTULO II
Administración de recursos y
servicios informáticos
Artículo 4º—Actualización
de recursos. Queda estrictamente prohibido a los funcionarios (usuarios),
intercambiar partes, módulos, software o la totalidad de los recursos que
tengan asignados para el cumplimiento de sus labores, sin la previa
autorización de la Dirección General en coordinación con la Dirección de
Informática.
Artículo 5º—Desecho de recursos.
No se podrá desechar un recurso informático sin el dictamen técnico
correspondiente de la Dirección de Informática y siguiendo el trámite
establecido. Cuando no proceda la exclusión, esta elaborará una propuesta de
reutilización o reasignación.
Artículo 6º—Distribución y redistribución
de recursos. Será responsabilidad de la Dirección de Informática, con el
apoyo de los funcionarios de soporte informático, realizar la distribución de
los nuevos activos, como lo haya establecido previamente la Comisión de
Informática, así como de la redistribución de aquellos activos que se
sustituirán, para lo cual, los despachos interesados deberán
justificar sus solicitudes.
Artículo 7º—Cambios físicos o
traslado de los recursos. En caso de que los despachos requieran del
traslado de los recursos dentro o fuera de las instalaciones del Ministerio o
de la Presidencia, los encargados administrativos tendrán que actualizar la
información del recurso y, por medio del personal de soporte informático,
comunicarlo por escrito a la Dirección de Informática y la Proveeduría
Institucional con la finalidad de iniciar los trámites que correspondan para la
actualización de información.
Artículo 8º—Actualización del
inventario de recursos. Será obligación de la Proveeduría Institucional del
Ministerio o de la Presidencia, en conjunto con los funcionarios de soporte
informático, mantener actualizado el inventario de hardware, software, y
equipos de telecomunicaciones, e informar a la Dirección de Informática cuando
ésta lo requiera para efectos de planeación y control tecnológico.
Artículo 9º—Pertenencia de
equipos, software y servicios. Los equipos, software y el derecho de uso de
servicios (Web, correo electrónico) asignados a cada funcionario para el
desarrollo de sus labores son propiedad del Ministerio o de la Presidencia.
Artículo 10.—Información
oficial. Los funcionarios, deberán conservar y resguardar bajo su estricta
responsabilidad la información oficial que contenga en sus archivos
electrónicos, estando obligados a ponerla a disposición de su superior inmediato,
en el momento que le sea indicado por este.
Artículo 11.—Reasignación
de recursos. El funcionario que reasigne un recurso será responsable, hasta
que el encargado de control de activos correspondiente, apoyado en la opinión
técnica de la Dirección de Informática, certifique que los recursos que tenía
el funcionario bajo su custodia, se encuentren completos y en perfectas
condiciones, esto, amparado en el inventario de equipos existente.
Artículo 12.—Resguardo
de manuales y licencias. La Dirección de Informática, bajo la
responsabilidad de su Director, será la encargada del resguardo y distribución
de manuales originales técnicos y de usuario, así como de los medios físicos
(tales como cd, dvd y diskette) y las licencias de sistemas de software que sean
propiedad del Ministerio o de la Presidencia.
CAPÍTULO III
Utilización de recursos
informáticos.
Artículo 13.—Equipo
y telecomunicaciones. La infraestructura de cómputo y telecomunicaciones
deberá ser operada por funcionarios capacitados y autorizados por la Dirección
de Informática. Los funcionarios asignados para ese propósito serán
responsables del uso que se le dé y de su integridad.
Artículo 14.—Software
con licencia. En los equipos de cómputo y telecomunicaciones únicamente se
podrán utilizar los programas de los cuales se disponga de las licencias o
llaves físicas para uso, avaladas por el fabricante y los sistemas de
información desarrollados por el Ministerio o la Presidencia.
Artículo 15.—Software
sin licencia. Los funcionarios del Ministerio o la Presidencia, pueden
utilizar software sin licencia, siempre que se trate del tipo denominado Shareware, Abandoware y Liteware o que especifique en su licencia ser totalmente
libre (Freeware, Trial,
Demos y Postcard), respetando las condiciones establecidas
dentro de la licencia para su uso, previa autorización de la Dirección de
Informática.
Artículo 16.—Software
de entretenimiento. En ningún caso se debe instalar o utilizar software de
entretenimiento (como juegos), música o videos, que no sean propios de las
labores encomendadas, en las computadoras y servidores propiedad del Ministerio
o de la Presidencia.
Artículo 17.—Reproducción
de software. Se prohíbe la reproducción parcial o total del software
propiedad del Ministerio o de la Presidencia con fines particulares.
Artículo 18.—Seguridad.
Es obligatorio acatar las medidas de seguridad implantadas por la Dirección
de Informática con el fin de proteger los recursos informáticos de accesos no
autorizados, modificaciones a la red, servicios, equipos o configuraciones en
general.
Artículo 19.—Prohibición.
Se prohíbe fumar o consumir alimentos o bebidas, mientras utiliza el equipo
de cómputo.
Artículo 20.—Ahorro
energético. Todos los funcionarios deberán acatar las medidas que se tomen
para el ahorro energético, según las disposiciones que se implementen.
CAPÍTULO IV
Internet y correo
electrónico
Artículo 21.—Uso
de servicios. La Administración por medio del Comité Gerencial de
Informática se reserva la autorización del uso de los servicios de Internet y correo
electrónico. Serán exclusivos para asuntos laborales y otorgados a los
funcionarios que por sus actividades sustantivas justifiquen su uso.
Artículo 22.—Asignación
de cuentas. Las cuentas de correo y de usuario, son otorgadas de forma
personal, los directores de despacho o departamento solicitarán mediante un
formulario, la asignación de una cuenta de usuario y la clave de acceso a los
recursos informáticos de sus subordinados; quienes serán los responsables de
que se haga buen uso de estos. Asimismo al finalizar la relación laboral debe
de notificar a la Dirección de Informática para proceder a eliminar la cuenta.
Artículo 23.—Instalación
de servicios. Los funcionarios de la Dirección de Informática serán los
autorizados a instalar los servicios de Internet y correo electrónico.
CAPÍTULO V
Servicios de mantenimiento,
correctivo y preventivo
Artículo 24.—Responsables.
Es potestad de la Dirección de Informática, velar porque se tengan los
servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a todos los recursos
informáticos; para aquellos que se encuentren en garantía, se solicitará dicho
servicio al fabricante correspondiente a través de la Dirección de Informática.
Asimismo, tendrá la potestad de optimizar
los recursos cuando así lo considere conveniente.
Artículo 25.—Recursos
críticos. Para los recursos considerados como críticos en la
infraestructura de cómputo y telecomunicaciones, es responsabilidad de la
Dirección de Informática, colaborar en la elaboración de los contratos en la
parte técnica y prestar el servicio de mantenimiento correctivo y preventivo.
Artículo 26.—Restricciones.
Queda prohibido a todos los funcionarios del Ministerio o de la Presidencia
abrir o reparar los recursos informáticos o trasladarlos a terceros para
evaluaciones o reparaciones, sin autorización de la Dirección General en
coordinación de la Dirección de Informática y sin el trámite respectivo en la
Proveeduría Institucional.
CAPÍTULO VI
Seguridad informática
Artículo 27.—Instalaciones.
Corresponde a la Dirección de Informática, verificar que las áreas donde se
ubiquen los recursos informáticos posean las instalaciones y medidas de
seguridad, las cuales están bajo la responsabilidad del personal de soporte
informático.
Artículo 28.—Respaldo
de información. Es responsabilidad de los directores de cada despacho, así
como de los funcionarios de la Dirección de Informática y encargados de soporte
técnico, velar porque se cumplan las políticas para respaldar la información en
medios magnéticos para su restauración en caso de destrucción parcial o total.
Artículo 29.—Información
confidencial. Los recursos informáticos, deben disponer de una clave de
acceso (password), y es responsabilidad de los
encargados de soporte informático, elaborar dicha clave siguiendo las normas
definidas por la Dirección de Informática para estos propósitos. Asimismo, será
responsabilidad de cada funcionario que posee una clave de acceso, salvaguardar
dicha clave, ya que si se hace mal uso de la misma, será responsabilidad de
este.
Artículo 30.—Equipos
de telecomunicaciones. Los equipos de telecomunicaciones que tengan
configuraciones especiales deben disponer de una palabra de paso para evitar
alteraciones o daños ocasionados por la manipulación no autorizada de los
equipos.
Artículo 31.—Antivirus.
La Dirección de Informática deberá instalar y actualizar el antivirus
“autorizado” en cada una de las estaciones y/o servidores del
Ministerio o de la Presidencia.
Artículo 32.—Sistemas
de seguridad. Los despachos que tengan recursos informáticos, deberán
disponer como mínimo, de un sistema de seguridad (extintores contra fuego) y
controles manuales o electrónicos de acceso a dichas áreas.
Artículo 33.—Actualización
y limpieza de archivos y correos. Es responsabilidad del funcionario que se
le asigne cualquier computadora, la actualización, revisión y limpieza de los
archivos y correos que no utilice, así como los respaldos de información para
evitar la saturación en los sistemas informáticos, conforme a los lineamientos
y políticas que la Dirección de Informática emita.
CAPÍTULO VII
Desarrollo, implantación y
uso de sistemas
Artículo 34.—Estándares
y lineamientos. Corresponde a la Dirección de Informática, emitir los
estándares y políticas a seguir en esta materia, para control de los proyectos
de desarrollo de sistemas.
Artículo 35.—Aprobación
de sistemas desarrollados. Le corresponde a la Dirección de Informática
poner en producción los sistemas (desarrollado internamente o por terceros), lo
que se realizará únicamente, cuando exista la aprobación expresa y por escrito
del titular del despacho interesado y del Comité Gerencial de Informática.
Artículo 36.—Pertenencia
de sistemas. El Ministerio o la Presidencia será
propietaria de los archivos fuentes y todos aquellos recursos e instrumentos
que se originen de los sistemas desarrollados internamente, ya sea por
funcionarios de la institución o por terceros. No se incluyen dentro de esta
norma, los sistemas utilitarios de los cuales se adquiere una licencia para su
uso, en la cual, se expresan sus alcances.
Artículo 37.—Mantenimiento
de sistemas. El mantenimiento de los sistemas de información deberá ser
documentado y realizado por la Dirección de Informática y la empresa contratada
para ese efecto y mediante visto bueno o solicitud por escrito a la Dirección
de Informática o a través del personal de soporte informático haciendo uso de
los procedimientos establecidos por dicha Dirección.
Artículo 38.—Plataforma
y ambiente de operación. La plataforma y ambiente de operación sobre la
cual operarán los sistemas de información será dictaminada y aprobada por la
Dirección General en coordinación con la Dirección de Informática, así como su
configuración; esto con el fin de conservar los estándares, el rendimiento y
los tiempos de respuesta de los servidores de datos y de las redes de
telecomunicaciones.
Artículo 39.—Evaluación
de sistemas. La Dirección de Informática, tendrá la facultad de supervisar
y revisar cualquier sistema de información desarrollado en el Ministerio o la
Presidencia, para asegurar el uso racional de los recursos de cómputo.
CAPÍTULO VIII
Capacitación
Artículo 40.—Responsables.
La Dirección de Informática, conjuntamente con la Dirección de Recursos
Humanos, diseñará el proyecto anual de capacitación que en materia informática
se imparte a los funcionarios del Ministerio o de la Presidencia, previa
autorización de la Dirección General.
Artículo 41.—Solicitud
de capacitación. Los despachos, podrán solicitar a la Dirección General en
coordinación con la Dirección de Informática, cuando exista la posibilidad, la inscripción
a cursos de capacitación en materia informática para los funcionarios, cuando
se garantice lo siguiente:
a. Que exista contenido presupuestario, para atender la solicitud.
b. Que el proyecto a desarrollar justifique la
necesidad de capacitación.
c. Que las labores ordinarias del funcionario
requiera el uso de las herramientas en que se va a capacitar.
d. Que los sistemas de software correspondientes
al curso solicitado, estén instalados en los equipos del área a su cargo y
dispongan del licenciamiento necesario.
e. Que el funcionario tenga acceso al equipo de
cómputo y telecomunicaciones del Ministerio o de la Presidencia, así como, la
necesidad de capacitarse.
CAPÍTULO IX
Adquisición de bienes,
accesorios, suministros y servicios
Artículo 42.—Solicitud.
Cuando se requiera un equipo, software o servicio, el despacho interesado, debe
realizar una solicitud formal a la Dirección General en coordinación con la
Dirección de Informática. En dicha solicitud, se debe justificar con detalle la
necesidad planteada, de forma tal, que se pueda dimensionar lo requerido. Para
esto, la Dirección de Informática y el solicitante, definirán y actualizarán el
protocolo con los requerimientos que se deban incluir en la solicitud
correspondiente.
Artículo 43.—Aprobación
de solicitud. De acuerdo a lo que se expone en el artículo 42 de este
Reglamento, y si se considera que el requerimiento está bien fundamentado, se
procederá a realizar la investigación que corresponda, para, de ser viable,
subsanar la necesidad con un recurso existente en el Ministerio o la
Presidencia. En caso contrario, se realizarán los trámites pertinentes para
respaldar la adquisición según lo dispuesto en el artículo 46 de este
Reglamento, además de definir las condiciones técnicas que debe cumplir el
equipo solicitado.
Artículo 44.—Presupuesto.
Para definir el presupuesto que respaldará la adquisición, se efectuará un
estudio de mercado apoyado en las especificaciones técnicas que confeccionará
la Dirección de Informática de acuerdo a los requerimientos mínimos
establecidos para este propósito. Esto no libera de responsabilidad al Director
de Programa de participar en la confección de los requerimientos para asegurar
la consecución de lo necesitado.
Artículo 45.—Proceso
de compra. Las especificaciones técnicas se trasladarán a la dependencia
interesada para que realice la petitoria, según lo establecido en la normativa
vigente, y así, se proceda a confeccionar el cartel y todo lo que conlleva el
trámite establecido en un proceso de contratación. En caso necesario, la
Dirección de Informática apoyará el proceso para la preparación del cartel.
CAPÍTULO X
Solicitud y actualización de
recursos informáticos
Artículo 46.—Solicitud.
Para que se le de trámite a una solicitud de actualización de recursos informáticos,
es necesario que el requerimiento se formule por escrito y con la justificación
correspondiente. Todas las solicitudes para actualización deben ser canalizadas
a través de los encargados de soporte informático y con el visto bueno de las
jefaturas correspondientes. Esta solicitud debe ser remitida al Comité
Gerencial de Informática para su estudio y debe incluir una descripción
detallada del equipo que se actualizará, así como, la utilidad que se le dará,
esto, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 47 de este Reglamento.
Artículo 47.—Equipo
o software sustituido. El equipo o software sustituido debe ser entregado
en la bodega del Ministerio o de la Presidencia; o en el lugar asignado para su
almacenamiento previa revisión y aprobación por parte de los funcionarios de la
Dirección de Informática. En ningún caso, se aceptarán recursos informáticos
que no incluyan la totalidad de los complementos previamente inventariados de
ese dispositivo. Esos componentes incluyen tanto hardware como software, además
de toda aquella documentación que respalda la utilización del software
previamente instalado.
Artículo 48.—Presupuesto.
Es responsabilidad de cada una de las dependencias planificar y realizar la
solicitud para asegurar el contenido presupuestario para la adquisición de sus
equipos de cómputo (computadoras, impresoras, switches,
concentradores, etc.).
CAPÍTULO XI
Procedimiento de
investigación
Artículo 49.—Investigación.
En caso de que un usuario incurra en las prohibiciones señaladas en este
Reglamento, se solicitará a la Dirección General, ordenar la investigación
pertinente y la posterior constitución del Órgano Director, para que este
aplique el procedimiento que para tales efectos, establece el Reglamento
Autónomo de Organización y Servicio de la Presidencia de la República y el
Ministerio de la Presidencia y la ley General de la Administración Pública, a
fin de determinar posibles responsabilidades.
CAPÍTULO XII
Sanciones
Artículo 50.—Se
considerará falta leve para efectos de la sanción respectiva según el
Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Presidencia de la
República y Ministerio de la Presidencia, la infracción a las siguientes
disposiciones contempladas en el presente Reglamento en los artículos 10, 19,
20 y 23. Esto rige, sin perjuicio que de manera justificada, se considere que
por las implicaciones de la falta cometida o por la reincidencia, merezca una
calificación de gravedad superior.
Artículo 51.—Se considerará falta de
alguna gravedad para efectos de la sanción respectiva según el Reglamento
Autónomo de Organización y Servicio de la Presidencia de la República y
Ministerio de la Presidencia, la infracción a las siguientes disposiciones
contempladas en el presente Reglamento en los artículos 04, 07, 15, 16, 28 y
33. Esto rige, sin perjuicio que de manera justificada, se considere que por
las implicaciones de la falta cometida o por la reincidencia, merezca una
calificación de gravedad superior.
Artículo 52.—Se considerará falta
grave para efectos de la sanción respectiva según el Reglamento Autónomo de
Organización y Servicio de la Presidencia de la República y Ministerio de la
Presidencia, la infracción a las siguientes disposiciones contempladas en el
presente Reglamento en los artículos 05, 17 y 18.
Artículo 53.—Rige
a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la
República.—San José, a los tres días del mes de
octubre del dos mil cinco.
Publíquese.—ABEL
PACHECO DE LA ESPRIELLA.—La Ministra de la Presidencia, Lineth Saborío Chavarri.
Gaceta N° 204, 24 de
octubre de 2005
Colocado
en internet con el auspicio de
SABORIO & COTO
A B O G A D O S
Costa Rica - Desde 1983
Costa Rica
Normativa de la Administración Pública