1.1 Las presentes disposiciones reglamentarias regulan la actividad de la Contratación Administrativa del Centro de Inteligencia Conjunto Antidrogas (en adelante denominado "CICAD"), salvo en lo relacionado con las relaciones de empleo.

1.2 En atención a la especial naturaleza de los fines asignados por ley a esta entidad y por razones de estricta seguridad, los principios y parámetros constitucionales que rigen la actividad contractual del Estado, particularmente los de libre concurrencia y publicidad, se aplicarán en términos especialmente atenuados.

1.3 Quedan fuera de la cobertura del presente reglamento todas aquellas asignaciones de recursos, bienes o servicios, a cargo de Gastos Confidenciales, los cuales se regirán por las disposiciones internas que a tal efecto dispondrá la Junta Administrativa del CICAD, y siempre en estricto apego a lo dispuesto en el numeral 103 de la Ley Nº 7786.

2.1 Por disposición expresa de ley, el CICAD no estará sujeto a las siguientes disposiciones normativas:

2.2 Solamente en ausencia de disposición expresa del presente Reglamento, se podrán aplicar las disposiciones que resulten pertinentes del derecho privado. Cuando se utilice alguna de las figuras contractuales privadas, se entenderá que se hace con un sentido instrumental, prevaleciendo en todo caso, la regulación de derecho público en lo que concierne a la formación de la voluntad administrativa, y el respeto de los principios y procedimientos internos de contratación administrativa.

2.3 No podrá interpretarse ninguna disposición del presente reglamento en forma alguna que limite las facultades de fiscalización superior de la hacienda pública que constitucional y legalmente competen a la Contraloría General de la República.

4.1 El CICAD garantiza la libre concurrencia de potenciales oferentes a los concursos de licitación pública o remate que decida promover.

4.2 A todo interesado en participar como potencial proveedor del CICAD, en procedimientos de licitación restringida, contratación directa o en concursos de antecedentes, se le garantiza su derecho a solicitar su inscripción en el Registro de Proveedores de la Institución.

4.3 Por razones de seguridad debidamente acreditadas por la Junta Administrativa del CICAD, se podrán imponer restricciones al principio de libre concurrencia en las contrataciones que promueva la Institución. En tales casos de excepción, procederá la contratación directa.

5.1 Se garantiza, a todos los potenciales proveedores del CICAD, igualdad de oportunidades y de trato en los procedimientos de licitación pública o de remate.

5.2 A los proveedores debidamente inscritos en el Registro de la Institución, que sean llamados a participar en un determinado procedimiento de contratación, se les garantiza igualdad de oportunidades y de trato.

6.1 El principio de publicidad de los procedimientos de contratación administrativa que promueva el CICAD tiene las siguientes manifestaciones:

7.1 En virtud del principio de eficiencia, se reconoce que el fin primordial de los procedimientos de contratación administrativa es la selección de la oferta más conveniente para la satisfacción del interés general.

7.2 Toda norma procedimental del presente Reglamento, debe interpretarse en concordancia con el principio de eficiencia, de modo que en todo momento se procurará facilitar las condiciones para la adopción de la decisión final y se favorecerá la conservación de los actos.

7.3 En todo caso prevalecerá el contenido sobre la forma y no podrá deducirse de la voluntad de las partes, salvo evidente prueba en contrario, la intención de apartarse de las presentes regulaciones normativas y las condiciones fijadas por el CICAD en cada contrato a tramitar.

7.4 Todo defecto u omisión contenido en las ofertas, podrá ser subsanado, en la medida que no implique modificación del precio, objeto y condiciones ofrecidos y no vulnere los principios generales desarrollados en este capítulo, particularmente el de igualdad en la participación.

8.1 La decisión administrativa de iniciar formalmente el procedimiento de contratación, deberá ser emitida por la Junta Administrativa o la Dirección Ejecutiva, según corresponda, y se fundamentarán en las justificaciones que de previo debe remitir el órgano solicitante, verificando la efectiva necesidad del bien o servicio requeridos, cuya contratación, salvo casos imprevisibles, debe estar contemplada en el Plan Operativo Anual.

8.2 Una vez adoptada la decisión inicial de contratar, se formará un expediente al cual se incorporarán los estudios previos que motivaron el inicio del procedimiento, y original o copia de todas las actuaciones internas o externas que tengan relación con la contratación, incluyendo copia del cartel a publicar o de la invitación a cotizar que será distribuida.

8.3 Según el carácter de la contratación a tramitar, confidencial o no, se rotulará el respectivo expediente para su manejo respectivo.

9.1 En la decisión inicial deberá indicarse expresamente los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación.

9.2 Cuando una contratación, por su naturaleza, se desarrolle por más de un período presupuestario, el CICAD se encuentra obligado a señalar esta circunstancia en la decisión inicial, y a tomar las previsiones necesarias para garantizar en su oportunidad el pago de las obligaciones que contraerá. Cuando se incumpliere esta obligación, la institución deberá adoptar las medidas que corresponda en contra del funcionario responsable, de acuerdo con el régimen disciplinario interno.

9.3 Excepcionalmente y con la expresa autorización de la Junta Administrativa, podrá darse inicio a un procedimiento de contratación sin contarse con los recursos presupuestarios suficientes, si se tiene la seguridad que se contará con ellos en el momento de la ejecución. En las bases del concurso se advertirá expresamente sobre esta circunstancia, y se indicará que la adjudicación queda condicionada a la efectiva existencia de los recursos presupuestarios.

10.1 Licitación Pública, en caso de:

10.2 Licitación Restringida, cuando los montos sean inferiores a los límites indicados en el inciso 10.1.3 del artículo anterior y superiores o iguales a los seis millones de colones (¢6.000.000,00), excepto para adquisición de inmuebles o contratos de obra, donde deberán ser superiores o iguales a doce millones de colones (¢12.000.000,00). Igualmente, procede en caso de licitación pública infructuosa.

10.3 Contratación Directa, cuando el monto total estimado de la operación no exceda a los límites inferiores indicados en el inciso 10.2 anterior (seis millones de colones). En los casos excepcionales que más adelante se regulan y sin perjuicio del monto estimado del negocio, procede también la contratación directa.

10.4 Remate, como procedimiento alterno a juicio de la Junta Administrativa del CICAD, en el caso de enajenación o arrendamiento de bienes, sin que pueda adjudicarse por suma inferior a la que se haya fijado como base para el respectivo concurso.

12.1 El cartel de la licitación, o pliego de condiciones, constituye el reglamento específico de la contratación que se promueve.

12.2 El cartel de la licitación debe comprender como mínimo tres partes o secciones: Una de condiciones de orden general, en que se regula la participación en el concurso; otra en que se definen las condiciones específicas o particulares que describen el objeto de la contratación; y tercero, la parte en que se establece el sistema mediante el cual se calificará a los oferentes y sus propuestas para seleccionar al ganador del concurso. En esta última sección del cartel se deben consignar los factores que serán ponderados, el grado de importancia de cada uno de ellos en la calificación de las ofertas y el método a emplear para asignar los puntajes previstos.

12.3 En el cartel se debe señalar (con indicación de la hora y la fecha) el plazo máximo establecido para la recepción de ofertas, que como mínimo será:

12.4 La modificación a las condiciones o especificaciones del cartel deberá publicarse igualmente en "La Gaceta", sin embargo, el plazo mínimo entre la fecha de tal publicación y la de vencimiento para recibir ofertas queda fijado en ocho días hábiles.

12.5 Las prórrogas al plazo para recibir ofertas, así como las modificaciones que se dispongan, para que sean procedentes, deben estar publicadas en "La Gaceta"a más tardar el día hábil anterior al que previamente se hubiere señalado como límite para la presentación de aquellas.

13.1 Todo oferente potencial en el negocio de que se trate, puede objetar ante la Junta Administrativa de el CICAD, el cartel de licitación publicado en el Diario Oficial, por supuestos vicios en el procedimiento o por estimar que, condiciones o especificaciones suyas limitan ilegítimamente y en su perjuicio la libertad de concurrencia o violan el principio de igualdad de oportunidades.

13.2 El recurso debidamente razonado se interpondrá dentro del primer tercio del plazo establecido en el pliego de condiciones para recibir ofertas. La Junta Administrativa dictará su resolución dentro del segundo tercio del plazo indicado, procediendo de inmediato a notificar al recurrente de lo resuelto. Cuando los tercios del plazo no resultan números enteros, las fracciones de días no serán consideradas.

13.3 Cuando la resolución de la Junta Administrativa declare con lugar la impugnación, deberá necesariamente publicar un aviso en el Diario Oficial informando de las enmiendas efectuadas y con observancia de los plazos regulados en los numerales 12.4 y 12.5 de este Reglamento.

14.1 De la garantía de participación. En las licitaciones públicas obligatoriamente, y en los demás procedimientos facultativamente, el CICAD exigirá a los oferentes garantía de participación, cuyo monto se definirá en el respectivo cartel o pliego de condiciones, entre un 1% y hasta un 5% de la propuesta económica, en relación con la complejidad del objeto del procedimiento o de la urgencia del mismo. Si se omitiere la indicación de este porcentaje, regirá el 1%.

14.2 De la garantía de cumplimiento. Obligatoriamente en licitaciones públicas y restringidas, y facultativamente en los demás procedimientos, la institución exigirá una garantía de cumplimiento entre el 5% y el 10% del monto total de la contratación, con el objeto de asegurarse el resarcimiento ante cualquier eventual daño o perjuicio que pudiera ocasionar el adjudicatario. Este porcentaje deberá indicarse en el cartel o pliego de condiciones en atención a la complejidad del contrato, y en la necesidad de un eventual resarcimiento, a juicio de la institución. Si omitiera indicarlo, se tendrá como porcentaje el 5% del monto de la contratación.

14.3 Ejecución de la garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento se ejecutará, parcial o totalmente, hasta por el monto necesario para resarcir a la institución por los daños y perjuicios imputables al contratista. Cuando la garantía resultare insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios ocasionados, el CICAD podrá aplicar el importe de las retenciones del precio que se hubieren practicado y los saldos de pago pendientes, a dicha indemnización. Si quedara algún saldo en descubierto, la institución deberá reclamarlos por las vías legales pertinentes.

14.4 Cláusula de retención. Además de la garantía de cumplimiento, se podrá incorporar en el cartel o pliego de condiciones, cláusulas de retención porcentual de las sumas pagadas, cuando esto sea necesario para asegurar que la ejecución total se efectuará dentro de condiciones de satisfacción del interés general.

14.5 Cláusula penal. El cartel o pliego de condiciones podrá contemplar la existencia de cláusulas penales por ejecución tardía o prematura, y la fijación del monto de la multa se hará razonadamente, en función del daño o perjuicio que se estima le podrá ocasionar a la Administración el atraso injustificado que se produzca en la entrega de lo contratado. Por la naturaleza de estas cláusulas, para su ejecución no será necesario demostrar el daño.

14.6 Deber de indemnización. La ejecución de la garantía de cumplimiento o la aplicación de la cláusula penal por demora o ejecución prematura, no exime al contratista de la obligación de indemnizar a la institución por los daños y perjuicios que le haya ocasionado y no sean cubiertos con esas garantías.

14.7 Reposición de garantía. Si la institución se viere obligada a ejecutar anticipadamente la garantía de cumplimiento, el adjudicatario deberá rendir una nueva por el mismo monto, de suerte que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total.

15.1 Cuando se presenten ofertas conjuntas, cada uno de los oferentes deberá garantizar su participación o ejecución según la estimación del componente que le corresponda, o bien rendir una sola garantía ejecutable indistintamente del oferente que incumpla.

15.2 Las garantías se rendirán independientemente para cada negocio, mediante:

15.3 Las garantías podrán también ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según el reconocimiento que hace el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre y cuando sean emitidas de acuerdo con la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario.

15.4 Las garantías deberán rendirse en la moneda en que se cotiza, o en su equivalente en moneda nacional al día anterior de la presentación de la oferta. La institución podrá exigir a los oferentes o contratista ajustar los montos de las garantías cuando ocurran variaciones en los tipos de cambio que desmejoren la cobertura que se persigue con dichos instrumentos. En caso de negativa a efectuar dichos ajustes se podrá proceder a la ejecución de la garantía.

15.5 Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas de valores legalmente autorizadas. Se exceptúan de la obligación de presentar esta estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por los bancos estatales y cuyo vencimiento ocurra como máximo dentro del mes siguiente a la fecha de vencimiento que como mínimo establece el cartel para la garantía respectiva.

15.6 No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la institución, sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen a su legítimo dueño o a su depositante. Queda terminantemente prohibido usar o disponer de cualquier forma de las garantías o fondos retenidos para otro fin que no sea el previsto.

15.7 Las garantías deberán tener una vigencia original de acuerdo con las siguientes reglas:

15.8 En los casos en los que el oferente omita indicar el plazo de vigencia de su garantía de participación, rendida mediante cheque certificado o de gerencia, certificado de depósito a plazo o dinero en efectivo, ella se entenderá vigente por el plazo mínimo de dos meses contados a partir de la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación.

15.9 Si cesare la vigencia de la garantía de participación, la institución, tan pronto como advierta tal circunstancia y siempre que no exista otro incumplimiento trascendente que determine la exclusión de la oferta, prevendrá al interesado, aún después de dictado el acto de adjudicación, para que dentro del término de tres días hábiles proceda a su restablecimiento.

15.10 Las garantías serán devueltas de la siguiente manera:

15.11 La garantía de participación no se devolverá al adjudicatario, en tanto este no rinda la garantía de cumplimiento.

15.12 En caso de silencio del cartel o pliego de condiciones, el adjudicatario se entiende obligado a asegurar el contrato dentro de los diez días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación.

16.1 La oferta sometida a consideración del CICAD se considerará elegible salvo que se demuestre que la propuesta se encuentra ilegítimamente condicionada o que incurre en incumplimiento de alguna condición o especificación significativa y trascendente del pliego, no subsanable, que pone al infractor en posición de indebida ventaja frente a sus competidores.

16.2 La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento a las condiciones y especificaciones del cartel y a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

16.3 Respecto a las especificaciones invariables del cartel, debe entenderse que el oferente las acepta y se compromete a las mismas sin necesidad de declaratoria suya sobre el particular, al igual que queda obligado por las disposiciones de este Reglamento.

16.4 Salvo cuando en el cartel se disponga lo contrario, el oferente se entiende obligado a cotizar la totalidad del objeto de la licitación. Sin embargo, en el caso de que el cartel se refiera a una pluralidad de objetos o renglones diversos se permitirá presentar oferta respecto a uno o varios de estos, salvo los casos que en el cartel se establezca lo contrario por así convenir al interés público. En ningún caso se permitirá la cotización parcial de un renglón.

16.5 Una vez recibida por la oficina correspondiente, la oferta no podrá ser retirada de ésta y se tendrá como propiedad de la Administración interesada en el concurso.

16.6 Forma de la oferta. Las ofertas se presentarán por escrito, en forma personal, o por correo, o por los medios electrónicos establecidos en el cartel. Cuando la oferta se envíe por correo, se tomará en cuenta, para todos los efectos, la fecha y hora de recepción en la Administración.

16.7 Vigencia de la oferta. Por el solo hecho de su presentación, se entiende que la oferta se somete por el plazo de vigencia indicado en el cartel, o en ausencia de este último, por el plazo previsto para dictar el acto de adjudicación.

16.8 Si cesare la vigencia de la oferta, el CICAD o la Contraloría General, según corresponda, tan pronto como adviertan tal circunstancia, prevendrán al interesado, aún después de dictado el acto de adjudicación, para que dentro del término de tres días hábiles manifieste por escrito si mantiene los términos de la oferta y por cuanto tiempo. Vencido el término de la prevención sin que esta haya sido atendida, la oferta se tendrá por caduca.

16.9 El precio. Los precios que contenga la oferta serán firmes y definitivos, sin perjuicio de la aplicación de mecanismos de reajuste del precio adjudicado, durante la fase de ejecución del contrato.

16.10 Declaraciones juradas. El oferente deberá presentar con su oferta, declaración jurada de que:

16.11 Representación. El oferente puede concurrir a través de representante de casas extranjeras. En estos casos el oferente deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta original.

16.12 Ofertas en consorcio. Dos o más personas, físicas o jurídicas, pueden complementar sus antecedentes y experiencia, por medio de la presentación de una oferta en consorcio.

17.1 Las ofertas se abrirán a la hora y fecha previstas en el cartel, con la presencia de los funcionarios designados al efecto. Podrán presenciar el acto de apertura, además de los oferentes o sus apoderados y los representantes de casas extranjeras interesados en el negocio, los funcionarios de la Contraloría General de la República que sean designados al efecto.

17.2 El acto de apertura se iniciará dando por cerrado el plazo establecido para la recepción de ofertas y de piezas conexas; de inmediato se procederá a la apertura de cada una de ellas, con lectura de sus aspectos esenciales, que entre otros son el nombre del oferente, el monto de la cotización, las condiciones de pago y el plazo de entrega; serán leídos en su totalidad los documentos que afecten el contenido original de las ofertas. Asimismo, se podrá informar a los interesados, de otros aspectos importantes y se les mostrará, a su solicitud, las cifras, firmas y cualquier pieza o documento que les interese verificar.

17.3 Cuando se solicite o así lo considere la Administración, se tomará nota de las observaciones que los concursantes o sus apoderados y los representantes de las casas extranjeras participantes, hagan en relación con el contenido de las propuestas que se presenten, sin que sea obligatorio resolver en el acto mismo las preguntas, objeciones y reclamaciones que dirijan.

17.4 De todo lo actuado se tomará nota en el libro general de actas del CICAD o, en su defecto, en un libro especial de actas legalizado por la Contraloría General de la República, que para la apertura de ofertas y adjudicación ha de utilizar la Administración. En dicha acta se deberá dejar constancia de los datos generales de las ofertas presentadas y de las observaciones que los interesados que las formulan pidan que consten en el acta.

17.5 Posteriormente a la apertura de las ofertas no se admitirá el retiro ni la modificación de las mismas, aunque sí las aclaraciones que, sin alterar sus elementos esenciales, tengan a bien presentar los participantes por su propia iniciativa o a petición del CICAD.

18.1 Dentro de los cinco días hábiles siguientes al acto de apertura, la Administración procederá al análisis de los aspectos formales de las ofertas, y concederá un plazo de al menos cinco días hábiles para que se subsane cualquier defecto insustancial o se supla información o documentación omitida, siempre que con ello no se modifique el contenido de la propuesta en cuanto a las características de las obras, bienes o servicios ofrecidos, el precio, los plazos de entrega ni las garantías. Esta prevención podrá ser efectuada de oficio o por señalamiento de alguno de los participantes o del propio interesado. Luego de esta etapa, el CICAD conserva su facultad de solicitar de oficio la subsanación de defectos no advertidos durante los primeros cinco días hábiles.

18.2 Cumplida la anterior etapa, el CICAD procederá al estudio y valoración de las ofertas en relación con las condiciones y especificaciones del cartel y con las normas reguladoras de la materia y declarará fuera del concurso las que incumplan aspectos esenciales de las bases de la licitación o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico. El CICAD dispone de amplias e irrenunciables facultades para verificar cualquier aspecto de las ofertas que le sean sometidas a su consideración para establecer la verdad real de lo que le ha sido propuesto.

18.3 Una oferta podrá ser rechazada cuando presente un precio inaceptable, por lo cual se entenderá aquel que asuma cualquiera de las siguientes condiciones:

18.4 Si del estudio de las ofertas se llegare a establecer que ninguna de las propuestas resulta elegible o bien, que las elegibles resultan inconvenientes a los intereses del CICAD por fundadas razones que deberán exponerse, como pudieran ser, precio inaceptable, baja calidad, experiencia o antecedentes negativos debidamente acreditados, que el objeto de la licitación ya no sea necesario, esta deberá declarar desierto el concurso.

18.5 Luego de establecerse cuales ofertas son elegibles legal, financiera y técnicamente, la Administración procederá a la calificación de estas, de acuerdo con los parámetros suministrados por el cartel, a efecto de establecer cual resulta más conveniente a la satisfacción del interés público perseguido.

18.6 Las mejoras, ventajas y descuentos de lo cotizado que fueren sometidas por el oferente a la Administración, después de la apertura de ofertas respectiva, no serán tomadas en cuenta en la valoración de la propuesta, pero obligarán a quienes la formulen una vez firme la adjudicación.

19.1 Dentro del plazo previsto en el cartel de licitación, y en caso de que no se hubiere indicado alguno, dentro de los treinta días hábiles siguientes La adjudicación a la apertura de las ofertas, deberá el CICAD proceder a adjudicar el negocio o a declarar desierto el concurso.

19.2 podrá ser distribuida entre varios oferentes, cuando fuere técnica y legalmente divisible y hubiere razones atendibles que justifiquen tal proceder según los supremos intereses del CICAD.

Los diferentes renglones que comprende la licitación, en cuanto independientes, se tendrán como objetos diversos de adjudicación sujetos a las disposiciones establecidas en el artículo anterior.

19.3 Tomado que haya sido el acuerdo de adjudicación total o parcial y firme el mismo conforme con las disposiciones internas, deberá disponerse lo necesario a efecto de que aparezca publicado en el Diario Oficial el resumen de su contenido a la mayor brevedad posible.

19.4 De existir error u omisión alguna en la publicación, deberá subsanarse mediante aviso referido al solo aspecto que se enmienda o a la totalidad del originalmente publicado, según convenga a su debida comprensión.

19.5 Tomado el acuerdo de adjudicación o el que declara desierto el concurso, el mismo puede ser revocado o anulado por la Administración por razones de oportunidad o legalidad, mediante resolución debidamente razonada; dicha revocatoria o anulación, sin embargo, solo procederá en tanto el acuerdo se tome a más tardar tres días después de publicado el aviso de adjudicación en La Gaceta, o antes de la publicación del acto que declara desierto el pronunciamiento. No obstante lo anterior, por razones de nulidad absoluta, evidente y manifiesta, podrá el CICAD dejar sin efecto el acuerdo de adjudicación, aun después de transcurrido el plazo supra referido.

19.6 Una vez firme el acuerdo que adjudica el concurso o publicado el que lo declara desierto, los oferentes no adjudicatarios quedan obligados al retiro, dentro de los dos meses siguientes, de las muestras que no se hubieren inutilizado en pruebas efectuadas. Las que no fueren retiradas dentro del indicado plazo, pasarán a ser propiedad del CICAD.

21.1 En la licitación restringida participan como oferentes únicamente aquellas personas o empresas invitadas por la Administración a cotizar. De los inscritos en el Registro de Proveedores del CICAD, si los hubiere, se debe invitar a no menos de tres proveedores idóneos del objeto de la licitación de que se trate, mediante comunicación dirigida a la dirección indicada por el respectivo proveedor. Si el número de proveedores inscritos es menor, la Administración deberá invitar a los inscritos y a tres proveedores idóneos conocidos en el mercado, si los hubiere, a quienes instará a cumplir con los tramites de inscripción en el Registro de Proveedores del CICAD.

21.2 La Administración dejará constancia en el expediente del concurso, de que las invitaciones respectivas llegaron a su destino.

21.3 En casos especiales y con la anuencia de la Dirección Ejecutiva del CICAD, se podrá disponer la publicación de un aviso relativo a la licitación restringida que interese, para que pueda participar en el concurso cualquier proveedor interesado.

21.4 La apertura de ofertas se regirá por las reglas de la licitación pública y la adjudicación o la decisión de declarar desierto el concurso deberán producirse dentro del plazo que indique el pliego de condiciones, o en ausencia de indicación expresa, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la apertura de ofertas. La comunicación de la adjudicación se verificará por el mismo medio empleado para invitar a participar. Cuando se comunique por notificación, esta deberá efectuarse a todos los interesados dentro de los tres días hábiles siguientes al de la adjudicación.

21.5 En lo no previsto en la presente sección y en cuanto sea compatible con la naturaleza de la licitación restringida, se aplicará lo antes dispuesto sobre el procedimiento de la licitación pública.

22.1 El Registro de Proveedores constituye el instrumento a través del cual la Administración determinará de previo, quienes son sus potenciales proveedores en los procedimientos de licitación restringida y contratación directa que decida llevar a cabo.

22.2 Al Registro de Proveedores del CICAD podrá solicitar su ingreso todo interesado en contratar con la institución, a cuyo efecto deberá aportar la información y documentos que le serán requeridos.

22.3 Serán admitidos como potenciales proveedores e inscritos como tales en el respectivo Registro, los interesados que cumplan satisfactoriamente con los requisitos de solvencia, antecedentes y experiencia que el CICAD considere pertinente establecer y exigir, como medida necesaria para resguardar los niveles de seguridad que deben imperar en sus actividades.

22.4 A efecto de mantener actualizados dichos registros, la Administración invitará mediante publicación en el Diario Oficial y dos diarios de circulación nacional, al menos una vez al año. a que todos los interesados en integrarlo gestionen su ingreso.

22.5 El Registro podrá mantenerse en medios electrónicos y de contarse con un sistema confiable, el CICAD podrá utilizarlo para enviar las invitaciones correspondientes, recibir ofertas, aclaraciones u otras comunicaciones oficiales.

22.6 El CICAD debe elaborar y publicar el Reglamento del Registro de Proveedores de la institución.

24.1 Se procederá al avalúo de los bienes que interesa vender o arrendar, a efecto de establecer el precio base correspondiente. Dicho avalúo estará a cargo de personal especializado del CICAD o de peritos idóneos al servicio de la Administración Pública.

24.2 La Administración procurará facilitar la participación más amplia posible, dividiendo, cuando sea factible, la venta en lotes o unidades que despierten mayor interés en los potenciales concurrentes.

24.3 Se publicará en el Diario Oficial la invitación a participar en el remate, con indicación de los bienes objeto de éste, su naturaleza y principales características, su precio base, lugar, fecha y horas en que podrán ser examinados, con al menos cinco días hábiles anteriores a la fecha del remate, gravámenes o tributos que los afectan, hora, fecha y lugar donde tendrá lugar el remate, y demás información que se estime pertinente.

24.4 Entre esta publicación y la fecha de remate debe mediar un plazo no inferior a diez días hábiles.

24.5 La Administración podrá, además, publicar en un diario de circulación nacional el aviso del remate, con un resumen de los datos relevantes e indicación del número y fecha del Diario Oficial donde se publicó la invitación a participar en él.

24.6 La Dirección Ejecutiva del CICAD investirá para el acto de remate al funcionario que lo presidirá, asistido por un secretario y un pregonero.

24.7 Las propuestas verbales que se formulen comprometen al oferente. Se pregonarán conforme se vayan presentando, así como las mejoras o pujas que se formulen, hasta que no haya quien mejore la última oferta, con lo cual se cerrará el acto de remate declarando adjudicatario a quien formuló esta última. Se dejará constancia de los datos del segundo mejor postor y lugar para notificaciones para el caso que el adjudicatario incumpla sus obligaciones.

24.8 El adjudicatario o rematante deberá cancelar en este mismo acto, en concepto de garantía de cumplimiento, al menos el equivalente a un diez por ciento (10%) del precio de los bienes rematados o de la primera mensualidad del arrendamiento respectivo, para perfeccionar la adjudicación. Para cancelar el resto del precio, el interesado dispondrá de tres días hábiles. Sólo entonces podrá retirar o utilizar el bien.

24.9 Si no efectuara la cancelación total del precio, la Administración declarará de inmediato insubsistente la adjudicación y perseguirá al incumpliente por los daños y perjuicios irrogados y por las demás responsabilidades en que hubiere incurrido, sin perjuicio de la pérdida a favor de la Administración de la garantía de cumplimiento indicada. En el momento de constatarse la falta de cancelación, se adjudicará el bien al segundo postor, si este manifiesta su anuencia, y se le conferirá un plazo de tres días hábiles para que cancele la totalidad del precio.

24.10 Una vez concluido el remate, el presidente y el adjudicatario suscribirán el acta dando fe de los bienes rematados, de los adjudicados, del precio respectivo, del nombre, cédula de identidad y demás datos del adjudicatario y de las incidencias relevantes del acto.

24.11 Una vez cancelado el precio respectivo por el rematante, el CICAD, si así lo requiere la naturaleza del bien rematado, formalizará el contrato con los datos pertinentes y lo suscribirá conjuntamente con el primero.

25.1 Cuando calificadas razones de seguridad determinen la necesidad de recurrir al trato directo para concertar la contratación.

25.2 En presencia de un caso de único proveedor. Se entenderá que estamos en presencia de un único proveedor cuando solo una persona se encuentre en condiciones de comprometerse, según la naturaleza de la operación y las circunstancias que concurren.

25.3 Cuando el negocio a realizar constituye actividad ordinaria del ente. Para los efectos indicados se entiende como actividad ordinaria, solo la que realiza la Administración dentro del ámbito de su competencia a través de una actividad o servicio (prestación última para el cumplimiento de sus objetivos) cuya relación contractual constante o frecuente con los usuarios tanto como el dinamismo que la naturaleza de su tráfico le impone, resultan incompatibles con el procedimiento usual de concurso.

25.4 Cuando la contratación se celebre con otro ente o persona de Derecho Público, sin otros límites que los determinados por su competencia.

25.5 En caso de contratación con entidades, órganos o gobiernos de otros países o con entidades u organismos nacionales o extranjeros, ajenos al espíritu de lucro, siempre y cuando se verifique la conveniencia.

25.6 Cuando se contrate con personas físicas, con organizaciones no gubernamentales o entidades privadas cuyo afán exclusivo sea en el caso concreto dar una evidente y tangible ayuda desinteresada al CICAD, sin lucrar en la respectiva operación.

25.7 Cuando por razones de urgencia apremiante, entendida como tal aquella imperiosa en razón de los intereses graves que envuelve y de especial manera la que se relaciona con situaciones de emergencia, en donde la necesidad de contratación no ha podido ser prevista o financiada con la anticipación necesaria para seguir los trámites normales de contratación administrativa. Tal estado de emergencia no requiere de declaratoria oficial.

25.8 En caso de una licitación restringida infructuosa, entendida como tal aquella en que, no obstante haberse cumplido rigurosamente con todo lo establecido para su trámite, la misma tenga que ser declarada desierta por no haberse recibido ofertas o bien cuando las recibidas sean legalmente inelegibles.

26.1 Caso de único proveedor:

26.2 Por razones de seguridad:

26.3 Entre entidades de derecho público o con entidades de otros Estados y con organismos internacionales:

26.4 Caso de afán de ayuda, evidente y tangible:

26.5 Caso de urgencia apremiante:

26.6 Para negocios de menor cuantía y en caso de licitación restringida infructuosa:

27.1 Que el contratista libremente convenga en ello;

27.2 Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del precedente;

27.3 Que el monto del nuevo contrato sume no más del 50% del contrato anterior;

27.4 Que no hayan transcurrido más de seis meses después de la recepción provisional del objeto del primer contrato; y

27.5 Que se ajuste a las disposiciones del presente Reglamento en los demás aspectos pertinentes.

30.1 Como procedimiento de carácter público que es, el concurso de antecedentes se inicia con la publicación en La Gaceta, de las condiciones o bases del mismo y la correspondiente invitación a concursar. Entre las condiciones se indicará cuáles elementos serán tomados en cuenta para la calificación de las ofertas y el porcentaje o grado de incidencia correspondiente a cada uno de ellos en la valoración total.

30.2 Cuando el precio u honorarios correspondientes la servicio estuvieren regulados taxativamente por aranceles legales obligatorios se entenderá la oferta, en cuanto a compensación económica, regida por los mismos. Si estuvieren regulados por aranceles mínimos, regirá como precio u honorario el mínimum de la tarifa correspondiente.

30.3 Cuando no existan aranceles legales obligatorios para la remuneración de tales servicios, los honorarios deberán cotizarse en sobre cerrado, independiente de la propuesta de antecedentes. Los sobres de honorarios no serán abiertos sino una vez establecido el orden de excelencia de las ofertas de antecedentes, en acto formal convocado al efecto con señalamiento de la fecha respectiva, previa notificación a los participantes.

30.4 De estarse en los supuestos de que rija tarifa taxativa o mínima, la adjudicación del concurso recaerá en la oferta mejor calificada. De modo contrario, la Administración determinará si el monto de la cotización de la mejor calificada resulta razonable y conforme con su disponibilidad presupuestaria, a efecto de adjudicarla, o si no fuere tal el caso, de seleccionar un grupo de las ofertas satisfactorias para negociar.

En caso de negociación se dará igual oportunidad a todos los participantes escogidos que se encuentren dentro del grupo a que se refiere el párrafo anterior, de conocer las mejores propuestas por sus competidores y de ofrecer las suyas propias, a efecto de lograr un cuadro definitivo de calificaciones y de cotizaciones de las mismas y adjudicar a la más conveniente sobre la base de una fórmula matemática que contemple ambos factores.

30.5 A juicio del CICAD y según la naturaleza del concurso, se podrá exigir garantía, tanto de participación como de cumplimiento, las cuales serán prudencialmente tasadas, ajustándose en lo posible a los límites establecidos en el artículo 14 de este Reglamento, a efecto de que sirvan para respaldar adecuadamente la seriedad de la oferta y la correcta ejecución de las obligaciones contractuales y que, por otra parte, no restrinjan innecesariamente la libre concurrencia.

30.6 Cuando no existan tarifas taxativas obligatorias para determinados servicios, el CICAD podrá, en las especificaciones del concurso, establecer tarifas o precios fijos que sirvan de base para la retribución de los mismos.

30.7 En todo lo no previsto en esta Sección se aplicará los dispuesto en la Sección II de este Capítulo, en cuanto pertinente, teniendo presente que en este procedimiento el precio cede en importancia frente a los aspectos básicos del concurso y sea cual fuere el monto de la adjudicación, el recurso a interponer en contra de la misma es solo el de revocatoria ante el CICAD.

a) Notariado para un asunto concreto, ocasional;

b) Abogacía para la dirección de un asunto o negocio jurídico determinado;

c) Una intervención médica;

d) Avisos o publicaciones ocasionales por los medios de comunicación colectiva; y

e) Correduría de comercio y peritaje para una necesidad ocasional.

33.1 Todo recurso debe interponerse por escrito y debidamente fundamentado dentro de los primeros cinco (5) días hábiles posteriores a su publicación o notificación, según corresponda. El escrito de interposición se debe presentar en la oficina que al efecto el CICAD debe expresamente indicar en el cartel del procedimiento de contratación administrativa correspondiente.

33.2 Estará legitimado para apelar el oferente que ostente un derecho subjetivo, o interés legítimo, actual, propio y directo en el negocio jurídico de que se trate. Así también quien haya presentado ofertas bajo cualquier título de representación, a nombre de un tercero. Dentro de este último supuesto se entenderá en todo caso a quien haya sido acreditado regularmente dentro del expediente como representante de casas extranjeras.

34.1 En el escrito de apelación el recurrente debe indicar con precisión las infracciones sustanciales que le imputa al acto de adjudicación o a los actos de procedimientos, con indicación de las normas o principios que considera quebrantados.

34.2 El apelante debe aportar la prueba en que se apoyen sus argumentos, y en caso que discrepe de los estudios técnicos tomados en cuenta por la institución, deberá aportar, en lo posible, estudios técnicos preparados por profesionales calificados, que sustenten su posición.

34.3 El ofrecimiento de prueba complementaría deberá hacerse en el escrito de apelación.

34.4 El recurrente deberá señalarse lugar o número de fax donde pueda validamente recibir notificaciones.

35.1 Cuando se interponga por una persona carente de un derecho subjetivo o de interés actual, propio y directo. En todo caso se entenderá que carece de legitimación el apelante que no resulte apto para resultar readjudicatario, ya sea porque su propuesta es inelegible o porque aún en el caso de prosperar su recurso, no sería validamente beneficiado con una eventual readjudicación, de acuerdo con los parámetros de calificación que rigen el concurso. Debe en consecuencia el recurrente acreditar en el líbelo de apelación su aptitud para resultar readjudicatario.

35.2 Cuando el recurso se presente sin la debida fundamentación.

35.3 Cuando el apelante prevenido para ello, no mantenga o restablezca la garantía de participación o la vigencia de la oferta.

35.4 Por presentación extemporánea del recurso.

36.1 Una vez recibido el recurso, será remitido al órgano competente para conocer de él, junto con el expediente administrativo del procedimiento de contratación de que se trate.

36.2 Con el propósito de evitar el entorpecimiento indebido de la actividad administrativa del CICAD, el órgano competente de conocer del recurso deberá analizar, con todo detenimiento, dentro de los tres días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para apelar, su admisibilidad y procedencia general, procurando detectar en esta etapa las gestiones manifiestamente improcedentes, para proceder a su rechazo inmediato.

36.3 El auto inicial que admite para su trámite el recurso, debe adoptarse a más tardar el quinto día hábil después de vencido el plazo para apelar. En este auto se conferirá a la parte adjudicada, un plazo de cinco días hábiles para que se manifieste sobre los alegatos del apelante.

36.4 El órgano competente que conoce del recurso, debe manifestarse expresamente, antes de la resolución final, sobre las solicitudes de prueba de las partes, admitiéndola o denegándola mediante resolución motivada. Igualmente, adoptará las providencias probatorias que sean necesarias para la correcta tramitación del recurso.

38.1 Tratándose de recursos que le corresponda a la Junta Administrativa del CICAD conocer y resolver, la resolución final debe de ser adoptada en un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de aquél en que vence el plazo de la audiencia inicial conferida, plazo que podrá ampliarse por quince días más, únicamente cuando, para mejor resolver, sea necesario recibir prueba pericial.

38.2 En los demás casos, el órgano competente deberá dictar su resolución final en un plazo no mayor a quince días hábiles contados a partir de aquél en que vence el plazo de la audiencia inicial conferida.

38.3 La resolución final deberá ser notificada a las partes en los tres (3) días hábiles siguientes, en el lugar señalado para tales efectos o por el medio electrónico que haya designado la parte. En caso de que las partes no hayan señalado lugar o fax para oír notificaciones, la resolución se tendrá por notificada a los dos (2) días hábiles posteriores a su adopción por el CICAD.

39.1 Contra la resolución del órgano competente que declare sin lugar el recurso de revocatoria o reposición, cabrá recurso de apelación ante la Junta Administrativa, el cual se debe interponer, debidamente fundamentado, dentro de los tres días hábiles siguientes al de su notificación.

39.2 La resolución que declare sin lugar el recurso de apelación tendrá como consecuencia la firmeza del acto de adjudicación y el agotamiento de la vía administrativa.

39.3 Cuando la resolución declare con lugar el recurso, parcial o totalmente, se procederá a valorar la eventual readjudicación, la que se deberá disponer en caso de existir ofertas elegibles y convenientes a los intereses del CICAD.

39.4 Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación del fallo con que se da por agotada la vía administrativa, el interesado podrá impugnar ante el Tribunal Superior Contencioso Administrativo, por medio del proceso especial regulado en los artículos 89 y 90 de la Ley Reguladora de lo Contencioso Administrativo.

43.1 Los contratos administrativos del CICAD se formalizarán en simple documento, el cual será suscrito por el funcionario legalmente facultado para ello y por el contratista o su representante legal.

43.2 Esta formalización podrá omitirse si de la documentación originada por el respectivo procedimiento de contratación resultan indubitables los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por las partes.

43.3 Cuando no resultare necesario formalizar una contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra constituirá instrumento idóneo para continuar con la ejecución y los trámites de pago respectivos.

43.4 Para efectos tributarios, en toda contratación formalizada deberá constar la estimación del negocio y adjuntarse las especies fiscales correspondientes o el entero de gobierno que demuestre su cancelación.

43.5 Sólo requieren formalización en escritura pública las contrataciones administrativas que deban inscribirse en el Registro Nacional y las que por ley tengan que sujetarse a ese requisito.

44.1 La decisión de un particular, sea persona física o jurídica, de someter oferta a un procedimiento de contratación administrativa promovido por el CICAD, implica su sometimiento al ordenamiento jurídico administrativo costarricense. Esta sumisión operará de pleno derecho por la sola circunstancia de la participación del particular en el procedimiento de contratación e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual, de las normas de ese ordenamiento y en particular del presente Reglamento y las bases o condiciones del concurso. No será necesaria mención alguna del oferente sobre este extremo, y cualquier indicación en sentido contrario se tendrá como no puesta y se notificará de tal circunstancia al concursante. De persistir el oferente en su negativa a someterse al ordenamiento costarricense, será descalificado del concurso.

44.2 El CICAD no puede inaplicar su régimen de contratación administrativa para un caso particular.

45.1 Resolución:

45.2 Rescisión:

45.3 Término por mutuo acuerdo.

En cualquier momento podrán las partes poner término a la contratación de mutuo acuerdo, cuando medien circunstancias de interés público suficientes para ello. Antes de acordarse la rescisión, las partes deberán haber fijado, con todo detalle, las modalidades de liquidación o indemnización que correspondan.

45.4 Trámite de la indemnización:

45.5 Aprobación de la liquidación:

Las liquidaciones de los extremos anteriores podrán ser reconocidos en sede administrativa, y requerirán para su pago, de la aprobación de la Junta Administrativa y de Contraloría General, Órgano Contralor que dispondrá de treinta días hábiles para aprobar o improbar la resolución o efectuar las observaciones que considere pertinentes.

46.1 El CICAD podrá modificar, disminuir o aumentar unilateralmente, durante la ejecución del contrato, hasta en un cincuenta por ciento la prestación objeto de la contratación, cuando concurran al menos las siguientes circunstancias:

46.2 El incremento o disminución en la remuneración se calculará en forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que se le reconozcan los gastos en que haya debido incurrir para atender la ejecución total de la obligación.

46.3 En los contratos de obra únicamente se podrá hacer uso de la facultad de aumento del objeto, en aquellos aspectos que no puedan contratarse independientemente sin afectar la uniformidad, la coordinación o la integridad global de la obra.

46.4 Cuando se haga uso de la facultad de modificación, la Administración deberá solicitar al contratista ajustar el monto de la garantía de cumplimiento.

47.1 El contratista se encuentra obligado a ofrecer al CICAD las facilidades necesarias para el ejercicio de la fiscalización.

47.2 Para el efectivo ejercicio del derecho de fiscalización, el CICAD designará un órgano que asumirá la obligación de tomar oportunamente las providencias necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y demás obligaciones implícitas en éste.

47.3 Corresponde a dicho órgano verificar el cumplimiento del objeto de la contratación, advertir, a quien corresponda de acuerdo con el régimen interno, la conveniencia de introducir modificaciones o señalar correcciones en la ejecución, recomendar la ejecución de las garantías o bien la rescisión o resolución del contrato cuando advierta fundamento para ello.

47.4 La ausencia de fiscalización por parte del CICAD, no exime al contratista de cumplir a cabalidad con sus deberes, ni de la responsabilidad que de ello se derive.

48.1 Ejecución de la garantía de participación:

48.2 Ejecución de la garantía de cumplimiento:

48.3 La ejecución de las garantías de participación y de cumplimiento no excluye el cobro de los daños y perjuicios irrogados a la Administración con el incumplimiento del oferente o del contratista, ni excluye la aplicación de las cláusulas penales expresamente previstas en el contrato, ni el derecho a incautarse las retenciones acordadas por las partes, cuando resulte necesario para cubrir el monto de los respectivos daños y perjuicios.

48.4 Cuando la ejecución de la garantía de cumplimiento no afecte la continuación de la ejecución del contrato, el contratista deberá rendir una nueva garantía que respalde el cumplimiento de sus obligaciones contractuales durante la vigencia de éste y hasta su ejecución total.

48.5 Prevenido el contratista, con al menos diez días hábiles de anticipación, de la necesidad de prorrogar la vigencia de la garantía de cumplimiento por vencer, y este no atendiera la prevención, la Administración estará facultada para proceder a la ejecución de esa garantía un día hábil antes de su vencimiento, si no está acreditado en el expediente el debido cumplimiento de la prestación objeto del contrato. Si la necesidad de prorrogar la vigencia de la garantía se origina en atrasos en la ejecución del contrato por razones imputables al CICAD, los costos que demande esa prórroga de la garantía le serán reconocidos al contratista al momento de la liquidación del contrato.

49.1 La obligación de cumplimiento del CICAD derivada del contrato se contrae a dos aspectos:

50.1 Las gestiones que formule el contratista al CICAD, cuando sean necesarias y conducentes para ejecutar la contratación, deberán ser tramitadas y debidamente resueltas dentro de un plazo de treinta días hábiles.

50.2 Si transcurrido ese plazo el CICAD no produce una respuesta motivada al respecto, operará el silencio positivo y la gestión se tendrá por acogida, sin perjuicio de la responsabilidad que asume el funcionario respectivo, de conformidad con lo establecido en el artículo 96 de la Ley de Contratación Administrativa, N° 7494 del 2 de mayo de 1995.

53.1 Cuando el CICAD incurra en atraso en el pago efectivo de sus obligaciones pecuniarias con el contratista, deberá reconocer al acreedor intereses sobre lo adeudado, según la tasa básica pasiva del Banco Central de Costa Rica para operaciones en moneda nacional y a la tasa "prime rate"para operaciones en dólares americanos.

53.2 El CICAD dispondrá de un plazo de dos meses para dictar la resolución correspondiente.

53.3 El reconocimiento de intereses se hará, previo reclamo del interesado, mediante resolución administrativa, en donde se indicará cual fue la causa del retardo en el pago.

53.4 En las contrataciones de obra pública en que se efectúen pagos por avance de obra, podrá hacerse reconocimientos de intereses por los atrasos en el pago durante el transcurso de la ejecución.

54.1 El contratista está obligado a cumplir, plenamente, con las condiciones del concurso, lo ofrecido tanto en su oferta como en cualquier manifestación formal documentada que haya aportado adicionalmente durante el procedimiento del concurso o aceptado en la formalización o ejecución del contrato.

54.2 Solamente se autorizarán prórrogas para la ejecución del contrato por razones de fuerza mayor debidamente acreditada por el contratista, o por demoras ocasionadas por la propia Administración. En uno y otro caso, el contratista, solicitará dicha prórroga a más tardar dentro de los ocho días siguientes al conocimiento del hecho que demorará la ejecución. No se concederán prórrogas vencidos los términos de ejecución previstos, sin perjuicio del derecho de justificar el incumplimiento por los medios legales establecidos.

56.1 Salvo plazo, prórroga o convenio de posposición dispuestos por razones de fuerza mayor o en interés del CICAD, se tendrá por caduco el contrato cuando hubieren pasado seis meses sin iniciarse o proseguirse su ejecución, contados a partir del momento en que debió serlo, sin que la Administración haya realizado algún acto necesario para ello y sin que el contratista presente formal requerimiento para lograr la ejecución.

56.2 Para los efectos de la correspondiente entrega y recepción de obras, bienes o servicios contratados, se tendrá presente que el plazo señalado para la respectiva ejecución, a falta de estipulación sobre el particular, empezará a correr desde el momento en que el CICAD notifique al contratista del refrendo del respectivo contrato por parte de la Contraloría General de la República, cuando así se requiera, o desde el momento en que la adjudicación adquiera firmeza. Sin embargo, salvo lo dispuesto en el inciso precedente, no correrá dicho plazo en perjuicio del contratista cuando el CICAD incumpla sus obligaciones, de manera que impida a aquel iniciar o continuar su cometido. La "entrega inmediata", excepto que se regule de otra manera, se entenderá debidamente ejecutada, dentro de los ocho días naturales siguientes al inicio del plazo para la ejecución, cualquiera que sea la forma en que este se determine.

56.3 Respecto al recibo de las obras, se procederá de la siguiente manera:

56.4 En lo pertinente regirán las disposiciones del numeral anterior respecto de otros tipos de contratos.

56.5 En todo caso en que el contrato llega a su término, en condiciones normales o anormales, el CICAD deberá proceder a la liquidación respectiva, conservando en el segundo supuesto su derecho a ejecutar las acciones correspondientes a daños y perjuicios ocasionados.

Salvo las ejecuciones o retenciones procedentes, la devolución de garantías, de pagos diferidos y de muestras, tanto como las compensaciones que procedan, se harán conforme con las estipulaciones contractuales, una vez efectuada la recepción definitiva, o, en el silencio del contrato, dentro del mes siguiente a esa recepción.

56.6 En caso de contención, sobre aspectos patrimoniales relacionados con la ejecución del contrato administrativo, las partes pueden recurrir al arbitraje, con ajuste a los procedimientos que establece la "Ley sobre resolución alterna de conflictos y promoción de la paz social", N° 7727.

59.1 Para todo requerimiento de contratación de bienes y servicios cuyo monto se ajuste a lo establecido por el presente reglamento, se debe utilizar la fórmula "Solicitud de Materiales y/o Servicios", detallándose con claridad la información que en ella se indica, especialmente en lo relacionado con las especificaciones de lo requerido, la justificación de la contratación preceptuado por el presente reglamento y/o a las normativas indicadas y la información presupuestaría y conteniendo al menos la siguiente información:

59.2 Las contrataciones hasta por ¢1.000.000,00 (un millón de colones) la Proveeduría podrá invitar vía teléfono o fax, correo electrónico y otros, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente respectivo el detalle de las empresas o personas invitadas, así como del resultado de verificación de precios, nombre del funcionario emisor y receptor de la invitación, características del bien o servicio cotizado, fecha y hora en que se realizó la invitación entre otros.

59.3 Contrataciones mayores de ¢1.000.000,00 (un millón de colones) y hasta ¢3.500.000,00 (tres millones quinientos mil colones), la Proveeduría deberá invitar siempre por escrito.

59.4 Las reparaciones de mobiliario, equipo de oficina y reparaciones mecánicas de vehículos, cuyo monto se ajuste al límite máximo para utilizar este procedimiento, sea ¢3.500.000,00 (tres millones quinientos mil colones), podrán contratarse directamente, con sujeción al rol establecido en el Registro de Proveedores, prescindiendo de la obtención de otras cotizaciones, en razón de la naturaleza del servicio requerido, para lo cual la Proveeduría deberá dar un trato igualitario a todos los proveedores inscritos para estos servicios y verificar la razonabilidad del precio. Además, deberá implementar un control para verificar la efectividad del servicio brindado, para lo cual coordinará lo pertinente con el órgano o funcionario requirente, y en caso de que se compruebe un mal servicio por parte del proveedor, deberá iniciarse el procedimiento de resolución respectivo, así como para la exclusión del proveedor del Registro de Proveedores.

59.5 Las contrataciones por concepto de publicaciones, patrocinio de programas y de cuñas, avisos y comerciales, cuyo monto se ajuste al límite autorizado para utilizar este procedimiento, podrán contratarse directamente con el proveedor que la Dirección Ejecutiva considere que reúne las características óptimas para la promoción de la imagen del instituto, una vez determinada la razonabilidad del precio cotizado, para lo cual la Proveeduría en coordinación con el Departamento Financiero de la Unidad Administrativa deberá realizar el estudio correspondiente, acorde al Plan Institucional de Comunicación Divulgación Interna.