29017-J

LA PRIMERA VICEPRESIDENTA

EN EJERCICIO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Y EL Y MINISTRO DE JUSTICIA Y GRACIA

En uso de las facultades que les confieren el artículo 140 incisos 3) y 18) de la Constitución Política y con fundamento en lo dispuesto en los numerales 13, 25 y 27 de la Ley General de la Administración Pública, 221 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres, 1º de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República y 6º de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Gracia.

1º—Que la Procuraduría General de la República, por los fines y objetivos conferidos en su Ley Orgánica Nº 6815, de 27 setiembre de 1982 y sus reformas, le han establecido funciones y labores en todo el territorio nacional, a fin de defender y representar al Estado en los asuntos de su competencia.

2º—Que las restricciones de equipo de transporte para el traslado de funcionarios de la Procuraduría General de la República para la atención de juicios, inspecciones u otras labores relacionadas que se tramitan a nivel nacional, son insuficientes para realizar oportunamente dichas funciones.

3º—Por las razones anteriores, es conveniente por interés Institucional y de prestación de servicios públicos, que las administraciones cuenten con un sistema u opción adicional que permita en forma eficiente el poder realizar las funciones encomendadas por ley, a través de un mecanismo de la utilización de los vehículos propios de sus funcionarios, con el consecuente pago del kilometraje por su uso, con procedimientos, controles, supervisión y con la transparencia necesaria, que permitan el correcto funcionamiento del sistema.

4º—Que la Contraloría General de la República de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento General de Contratación Administrativa, en su artículo 79.8, según oficio Nº 5194, de 29 de mayo de 2000, brindó su autorización requerida. Por tanto;

Decretan:

El siguiente:

CAPÍTULO PRIMERO

Artículo 1º—El presente Reglamento regula el uso de vehículos propiedad de funcionarios de la Procuraduría General de la República, utilizados en virtud de contrato de arrendamiento, para la realización y cumplimiento de actividades y funciones oficiales dentro del territorio nacional, con el correspondiente reconocimiento de pago por el kilometraje recorrido.

Artículo 2º—Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

Reglamento: El presente Reglamento sobre pago de kilometraje a funcionarios.

Procuraduría: Procuraduría General de la República.

Propietario: El funcionario de la Procuraduría General de la República propietario del vehículo arrendado sujeto al pago de tarifa por kilometraje.

Tarifa: Los montos establecidos por la Contraloría General de la República para el pago de kilometraje.

Contrato: Documento suscrito por el propietario del vehículo y el Procurador General, en su condición de representante legal de la Procuraduría General, en que se formaliza la relación de arrendamiento y se estipulan los derechos y obligaciones a cargo de las partes.

Sistema. El sistema de pagos de kilometraje.

Unidad encargada: Dependencia interna de la Procuraduría, bajo cuya responsabilidad descansa la buena ejecución del Sistema.

Artículo 3º—Cuando las necesidades de la Procuraduría hagan indispensable que funcionarios debidamente autorizados deban desplazarse por el territorio nacional en cumplimiento de sus funciones y asignaciones, y no se cuente con vehículos oficiales u otros medios alternos de transporte en que hacer el recorrido, o el uso de éstos, por la naturaleza de la gira resulte inconveniente, podrá contratarse el arrendamiento de vehículos propiedad de sus funcionarios, conforme a los términos del presente Reglamento.

Artículo 4º—La posibilidad de arrendar su vehículo y percibir remuneración por pago de kilometraje, está vedada para el Procurador General y el Procurador General Adjunto, quienes por su condición y para estos efectos, están excluidos de la posibilidad de aplicación de este Reglamento.

Artículo 5º—Bajo ninguna circunstancia, la remuneración o facilidad que pueda representar el pago de kilometraje, será considerado como beneficio, mejora salarial, salario en especie o, en alguna forma, parte del contrato de trabajo, ni dará lugar a derechos adquiridos a favor del funcionario arrendante, lo cual quedará expresamente establecido en el Contrato de Arrendamiento de Vehículo.

CAPÍTULO SEGUNDO

Artículo 6º—Para constituirse en usuario, el propietario deberá llenar el formulario denominado "Solicitud de ingreso al sistema de pago de kilometraje a funcionarios de la Procuraduría General de la República" y obtener la autorización de su jefe inmediato y del Director del área correspondiente. Cumplido lo anterior, presentará el formulario junto con los documentos correspondientes a la Unidad Encargada.

Corresponderá a la Dirección Administrativa verificar el cumplimiento de los requisitos que permitirán proceder a la formalización de la relación contractual.

Artículo 7º—La formalización del contrato podrá realizarse siempre y cuando el propietario cumpla al menos, con los siguientes requisitos:

a) Que el vehículo sea de su propiedad y este debidamente inscrito en el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores. Para acreditar este hecho, deberá presentar la certificación correspondiente, con no más de un mes de expedida al momento de su presentación.

b) Que se encuentre al día en el pago de los derechos de circulación y que el vehículo cuente con el marchamo. Deberá adjuntar copia del recibo correspondiente y dar fe de la expedición del marchamo.

c) Que su licencia para conducir se encuentre vigente y presentar copia de este documento.

d) Que el vehículo del funcionario esté en perfectas condiciones de funcionamiento.

e) Que el modelo del vehículo no sobrepase los diez años de uso.

f) Que el odómetro del vehículo funcione perfectamente.

g) El vehículo deberá estar amparado por una póliza del Instituto Nacional de Seguros, cuya cobertura A, responda por lesiones o muerte de cada persona por un monto de ¢ 10.000.000,00 y una cobertura C, que responda por daños a la propiedad de terceros hasta por una suma de. ¢3.000.000,00. Se deberá presentar fotocopia de la respectiva póliza y cuando sea el caso de los documentos de renovación.

Artículo 8º—Una vez revisada la solicitud de ingreso al sistema por parte de la Unidad encargada, se le comunicará al solicitante la decisión adoptada, en caso de resultar aprobada, se encargará al Asesor Legal, la preparación del respectivo contrato, el cual deberá ser suscrito por el Procurador General y el propietario.

Será facultad exclusiva del Procurador General, contra el expediente administrativo levantado al efecto, proceder a la firma del Contrato. La Procuraduría podrá proceder a la implementación del Contrato, una vez que haya sido debidamente firmado y el expediente respectivo se encuentre completo.

CAPÍTULO TERCERO

Artículo 9º—

9.1.—La Unidad de Servicios Generales (Proveeduría, Presupuesto), llevará un registro de cada usuario incorporado al Sistema, en el que se incluirán los siguientes documentos:

a) Solicitud de ingreso al sistema.

b) Certificación de Propiedad del vehículo

c) Certificación de un taller reconocido sobre el estado actual del vehículo.

d) Contrato de arrendamiento y documentos adicionales.

e) Solicitudes de servicio de kilometraje.

f) Informe mensual de pago de kilometraje a funcionarios de la Procuraduría General

g) Copia del formulario "Liquidación de gastos por kilometraje recorrido"

h) Copia de la licencia vigente.

i) Copia de las pólizas y de los recibos de pago y renovación.

j) Copia del último recibo de pago de derecho de circulación.

k) Cualquier otro documento que la Procuraduría considere necesario o conveniente.

9.2.—Le corresponde a la Unidad de Presupuesto de la Procuraduría General efectuar el control contable pertinente, el registro y el pago, para lo cual se utilizarán los formularios de pagos y tarjetas que se confeccionen al efecto.

CAPÍTULO CUARTO

Artículo 10.—Para la aplicación del contrato, antes de cada programación de giras, el propietario deberá llenar la fórmula denominada "Solicitud de Servicio de Kilometraje" y obtener al menos con un día de anticipación, el visto bueno del Jefe inmediato correspondiente, el cual con su otorgamiento, hará constar que no existe vehículo oficial disponible para la realización del servicio. Posteriormente someterá dicho formulario al trámite de aprobación.

El propietario deberá reportar mediante formulario, que para el efecto se confeccionará, la siguiente información mínima:

a) Autorización del superior.

b) Hora de salida.

c) Lugares a visitar.

d) Kilometraje que marca el odómetro al iniciar la gira.

e) Hora de llegada.

f) Kilometraje que marca el odómetro al concluir la gira.

g) Procuraduría en que sirve.

h) Número de placa del vehículo.

i) Motivo de la gira

j) Nombre, firma y número de cédula

k) Firma del superior que autorizó la gira.

La gira efectuada sin el cumplimiento de los requisitos establecidos, será por cuenta y riesgo del propietario, y este, en ningún caso podrá reclamar el reconocimiento de pago por kilometraje recorrido.

Artículo 11.—Conforme a los procedimientos administrativos y los previstos en este Reglamento, la Procuraduría, a título de contraprestación, reconocerá a los usuarios del sistema el kilometraje recorrido en cada gira. Para calcular las sumas correspondientes se utilizará en cuanto a montos, las tarifas vigentes aprobadas por la Contraloría General de la República, y en cuanto a distancias, la Tabla Oficial de distancias emitida por el MOPT. También, para estos efectos, la Procuraduría podrá establecer una tabla oficial de rutas, elaborada de conformidad con la tabla respectiva confeccionada por el MOPT en la que se consignarán las distancias entre los diferentes lugares a que usualmente se desplazan los funcionarios de la Procuraduría.

Artículo 12.—No existirá obligación para la Procuraduría de garantizar un mínimo de kilómetros por recorrer y remunerar, de manera que sólo se reconocerán aquellos que hayan sido efectivamente recorridos, se encuentren debidamente justificados y documentados y se ajusten a las tablas vigentes.

Artículo 13.—Sólo se aceptarán distancias mayores a las establecidas por las tablas cuando se demuestre fehacientemente que la variación obedeció a desvíos ordenados por la autoridad competente, cierres de carreteras u otras causa análogas ajenas a los funcionarios; en cuyo caso, se deberá anotar la justificación correspondiente en el formulario de "Liquidación de gastos de kilometraje".

Artículo 14.—Los gastos en que incurra el propietario al hacer uso del vehículo, como por ejemplo, el pago de lubricantes, combustibles, materiales, mantenimiento, reparaciones, repuestos, derechos de circulación, infracciones de tránsito, seguro obligatorio y otros seguros, así como el pago del deducible en caso de accidentes, gastos legales y otros no cubiertos por las pólizas, correrán por cuenta del propietario.

Artículo 15.—Para hacer efectivo el cobro de las sumas por kilometraje recorrido, el propietario deberá llenar el formulario denominado "Liquidación de gastos por kilometraje recorrido" y obtener el visto bueno del funcionario designado por la Procuraduría para efectuar la lectura y comprobación del kilometraje.

Este formulario constituye la solicitud de pago por el uso del vehículo. Debe ser presentado ante el superior inmediato para su autorización y trámite subsiguientes, dentro de los cinco días hábiles inmediatos siguientes a la finalización de la programación de giras. Posteriormente, deberá remitirse al Departamento de Presupuesto para su pago, el cual estará obligado a verificar el cumplimiento de todos los requisitos y no tramitará aquellas solicitudes que se encuentren incompletas.

Si el formulario no se presenta dentro del plazo establecido, las programaciones de giras siguientes no se podrán realizar, y ese incumplimiento será suficiente para que la Procuraduría no reconozca el pago, excepto en casos de fuerza mayor.

La programación de giras no podrá exceder un mes calendario y el pago de las mismas se realizará una vez concluida dicha programación.

Artículo 16.—El funcionario deberá remitir dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes un informe a la Unidad encargada indicando el número de kilómetros recorridos durante el mes anterior por el vehículo incorporado al sistema y su costo total. Para cumplir con esta obligación, utilizará el formulario denominado "Informe mensual de pago de kilometraje a los funcionarios de la Procuraduría General de la República" y se adjuntará copia de cada uno de los formularios que autorizaron el cobro respectivo.

CAPÍTULO QUINTO

Artículo 17.—El propietario conducirá el vehículo por su cuenta y riesgo y asumirá la responsabilidad civil y penal que se pudiere originar en accidentes en que intervenga; consecuentemente, la Procuraduría no asumirá ni aceptará responsabilidad alguna por los daños causados al vehículo, a terceras personas o sus bienes en caso de accidente y únicamente asumirá la responsabilidad de indemnizar a sus funcionarios por concepto de Riegos Profesionales y conforme al régimen jurídico aplicable cuando utilicen su vehículo en ejecución del contrato para cumplir sus funciones. La disposición anterior deberá constar expresamente en los contratos de arrendamiento de vehículo.

Artículo 18.—Se establecen las siguientes prohibiciones para los usuarios del sistema:

a) En el desempeño de sus funciones no podrán llevar a cabo otras actividades que no sean acordes con el objetivo de la gira.

b) No podrán iniciar una nueva programación de gira sin antes haber efectuado la liquidación de la programación anterior.

c) No podrán apartarse de la ruta establecida, salvo razones que lo justifiquen, pues en caso contrario no se reconocerá el pago de kilometraje.

Artículo 19.—El propietario deberá dar preferencia a las necesidades de la Procuraduría General y cuando los requerimientos de ésta indiquen que en una misma gira debe transportarse otros servidores, que no excedan en número el cupo autorizado del vehículo, el propietario deberá transportar bajo los términos del contrato.

Artículo 20.—Periódicamente la Procuraduría por medio del Taller Institucional del Ministerio de Justicia, someterá a revisiones de funcionamiento a los vehículos que están en el sistema.

Artículo 21.—La Unidad de Presupuesto revisará periódicamente las pólizas que cubren dichos vehículos y la aplicación de las disposiciones del presente Reglamento, en la ejecución o funcionamiento del sistema y los contratos respectivos.

CAPÍTULO SEXTO

Artículo 22.—La Procuraduría General podrá rescindir unilateralmente y sin responsabilidad de su parte el contrato de arrendamiento si concurren razones de interés público que así lo amerite: o bien en caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el Reglamento, sin perjuicio de las sanciones que contempla el régimen interior de trabajo y otras normas conexas. Toda decisión sobre el particular deberá ser formalmente notificadas y comunicada al funcionario contratante.

Artículo 23.—Toda modificación al presente Reglamento es potestad exclusiva de la Procuraduría General y para su aplicación deberá obtenerse la aprobación de la Contraloría General de la República y publicarse en el Diario Oficial.

Artículo 24.—Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los diez días del mes de octubre del dos mil.

ASTRID FISCHEL VOLIO.—El Ministro de Justicia y Gracia a. i., Luis Polinaris Vargas.—1 vez.—(Solicitud Nº 36314-Justicia).—C-46570.—(70882).