29008-C

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Y EL MINISTRO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES

Con fundamento en el artículo 25.1 de la Ley General de la Administración Pública y,

Decretan:

Artículo 1º—El presente Reglamento regula las actividades de la Auditoría Interna del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, su organización, objetivos, funciones y atribuciones.

Artículo 2º—Para los efectos de este Reglamento, se entenderán los siguientes términos:

a) Ministerio: Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.

b) Ministro: Ministro de Cultura, Juventud y Deportes.

c) Auditoría Interna: Auditoría Interna del Ministerio de Cultura, Juventud, y Deportes.

d) Auditor Interno: Auditor Interno del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.

e) Administración: El Ministro, viceministro, Oficial Mayor, y por delegación los directores, jefes o encargados de unidades ejecutoras. Además, los consejos, juntas y por delegación los directores, jefes o encargados de unidades ejecutoras de los órganos desconcentrados.

f) Contraloría: Contraloría General de la República.

Artículo 3º—La Auditoría Interna, es parte integral y vital del sistema de control interno del Ministerio, y tendrá como función principal la comprobación del cumplimiento, suficiencia y validez de dicho sistema.

Artículo 4º—Es responsabilidad exclusiva de la Administración del Ministerio, establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, siendo específicamente responsable del ejercicio del mismo, el Ministro como superior, y ante él con respecto a cada órgano competente del Ministerio, el funcionario encargado de su dirección.

Artículo 5º—En el Ministerio existirá una sola auditoría interna, sin que esto se interponga a la creación o existencia de auditorías internas en los órganos desconcentrados de la institución. Esta auditoría interna se regulará de acuerdo con las disposiciones, normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos, o que en el futuro emita la Contraloría en el ámbito de su competencia y que, de manera general, están contenidos en el "Manual sobre Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización", en el "Manual para el ejercicio de la auditoría interna en las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República", y con las disposiciones de este reglamento.

CAPÍTULO II

Artículo 6º—La auditoría interna estará bajo la responsabilidad de un auditor interno, quien deberá tener dominio sobre las normas generales de auditoría y conocer además, las disposiciones legales que rigen en general a la Administración Pública y específicamente al Gobierno Central.

Artículo 7º—El nombramiento del auditor interno será por tiempo indefinido y lo hará el Ministro. El auditor interno dependerá y responderá directamente por su gestión ante esa autoridad y solo podrá ser removido del cargo por justa causa, con la aprobación previa de la Contraloría, según lo establece el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y la Ley sobre el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos Nº 6872 de 17 de junio de 1983.

Artículo 8º—La auditoría interna contará con la organización y personal profesional y técnico necesario, el que debe poseer suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración y de las disposiciones legales que regulan a la Administración Pública, y las de Gobierno Central, que lo califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones que se le asignen.

Artículo 9º—El auditor Interno y sus subalternos no podrán ser empleados ni ejercer funciones de ninguna otra unidad administrativa del Ministerio, y tampoco podrán ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares que tengan como objetivo la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deben examinar en forma posterior en el desempeño de sus funciones.

Artículo 10.—El auditor interno actuará como superior jerárquico de su unidad y en esa condición ejercerá todas las funciones que le son propias en la administración de personal, de tal forma que deberá contarse con su anuencia para nombramientos, remociones, promociones, licencias y otros. Todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige para el Ministerio.

Artículo 11.—La auditoría interna deberá contar con los recursos humanos, materiales, tecnológicos, asesoría técnica, capacitación para el desarrollo profesional de sus funcionarios e instalaciones físicas necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones. Para tales propósitos planteará sus necesidades ante Ministro.

Artículo 12.—Para ejecutar las partidas correspondientes a la actividad de auditoría interna, se requiere que los documentos de ejecución presupuestaria contengan la autorización previa del auditor interno o del funcionario designado por este para esa función.

Las modificaciones presupuestarias que afecten los rubros asignados a la actividad de auditoría interna, serán tramitadas siempre que estén acompañadas de la respectiva autorización del auditor interno o del funcionario designado por este para esa función.

Artículo 13.—La auditoría interna del Ministerio, para cumplir con las anteriores funciones contará con una estructura orgánica compuesta por equipos de trabajo con responsabilidad totalmente definida, los que al mismo tiempo tendrán su estructura dentro de los lineamientos de la organización global.

Artículo 14.—Los equipos de trabajo en que estará dividido la auditoría interna serán los siguientes:

a) Equipo de trabajo de auditoría financiera: al cual le corresponde llevar a cabo auditorías financieras que estarán encaminadas fundamentalmente a verificar la razonabilidad de los estados financieros, evaluar los controles internos y a determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.

b) Equipo de trabajo de fiscalización operativa: a este departamento le corresponderá fundamentalmente evaluar el grado de eficiencia y eficacia en la organización; así como determinar el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes y el logro de las metas y objetivos propuestos.

c) Equipo de trabajo de gestión administrativa: el propósito de este equipo será evaluar el plan de organización, los procedimientos y los registros relacionados con los procesos de decisión que dan lugar a la autorización de las operaciones; con el fin de velar por el logro de los objetivos de la institución.

d) Equipo de trabajo de auditoría de sistemas: Le corresponderá evaluar el grado de eficiencia, eficacia y seguridad que presentan los recursos informáticos de la institución.

Lo anterior, sin perjuicio de cualquier otra labor atinente a la auditoría que le sean encomendadas de acuerdo con lo establecido en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República.

Artículo 15.—El personal asignado a cada encargado del equipo de trabajo, deberá cumplir el trabajo que se le asigne, siempre y cuando sea inherente a los objetivos, funciones y atribuciones de la Auditoría.

Artículo 16.—Los encargados de cada uno de los equipos deberán preparar un borrador del informe de cada una de las evaluaciones que se efectúen siguiendo las normas del Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna y deberán remitirlo al auditor interno, para que éste lo revise y apruebe definitivamente. Posteriormente, dicho informe será enviado al Despacho del señor Ministro de Cultura, Juventud y Deportes.

Artículo 17.—Adicional a lo establecido en el Estatuto de Servicio Civil y en las demás leyes específicas, cualquier funcionario de la Auditoría Interna deberá cumplir con las siguientes normas:

a) Mantener una actitud mental independiente y objetiva en la ejecución de los estudios de auditoría y en la preparación de los informes correspondientes.

b) Abstenerse de dar declaraciones o emitir juicios o expresiones que por su naturaleza lesionen la imagen de algún funcionario de la institución.

c) Le está prohibido aceptar beneficios de cualquier naturaleza de personas o áreas, tanto de la institución como de terceros relacionados, que posteriormente sean objeto de fiscalización.

d) Guardar rigurosa reserva y discreción sobre el contenido de mensajes, documentos oficiales o cualquier clase de información que por la índole de sus funciones llegue a ser de su conocimiento.

CAPÍTULO III

Artículo 18.—El objetivo fundamental de la Auditoría Interna es prestar un servicio de asesoría constructiva y de protección a la administración, para que alcance sus metas u objetivos con mayor eficiencia, economía y eficacia, proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluaciones, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones que examina en forma posterior.

Artículo 19.—Para el cumplimiento de su objetivo, la auditoría interna tendrá los siguientes deberes y obligaciones:

a) Ejecutar auditorías o estudios especiales en cualquier unidad administrativa u operativa del Ministerio, en el momento que considere oportuno, con base en su plan de auditoría o de acuerdo con las prioridades del caso cuando medie petición del máximo jerarca.

b) Comunicar por escrito los resultados de cada auditoría o estudio especial de auditoría que se lleve a cabo al máximo jerarca, por medio de memorandos o informes con comentarios, conclusiones y recomendaciones, como medio de brindar la asesoría pertinente para mejorar la eficiencia y la eficacia en el sistema de control interno y en la gestión financiera y administrativa del ministerio.

c) Ejecutar sus funciones con libertad e independencia de criterio respecto de las demás unidades administrativas u operativas del ministerio.

d) Preparar un plan de trabajo que contemple las auditorías o estudios especiales por ejecutarse en un período determinado.

e) Preparar y remitir al Ministro un informe anual de labores.

f) Otros que le sean asignados atinentes a su objeto.

Artículo 20.—Para el cumplimiento de sus deberes, la Auditoría Interna tendrá las siguientes funciones:

a) Realizar auditorías o estudios especiales, de acuerdo con las normas técnicas de auditoría y otras disposiciones dictadas por la Contraloría General de la República y con las normas de auditoría generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables, en cualquier unidad administrativa del Ministerio de Cultura, en el momento que considere oportuno.

b) Verificar que los bienes patrimoniales se hallen debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio y que se encuentren debidamente inscritos a nombre del Ministro, cuando se trate de bienes inmuebles o de bienes muebles sujetos a ese requisito.

c) Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Ministerio, se hayan utilizado por la Administración con eficiencia, eficacia y economía.

d) Revisar en forma posterior y selectiva las operaciones contables, financieras y administrativas, los registros, los informes y los estados financieros y de ejecución y liquidación presupuestaria del ministerio, con el propósito de que al comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, por medio de informes con conclusiones y recomendaciones, se brinde la asesoría pertinente para lograr eficiencia y eficacia en el sistema de control interno y en la gestión financiera y administrativa.

e) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, de los objetivos, metas, políticas, planes y de los procedimientos financieros y administrativos establecidos por el ministerio.

f) Evaluar en forma regular el sistema de control interno en relación con los aspectos contables, financieros y administrativo con el fin de determinar su cumplimiento, suficiencia y validez.

g) Evaluar la suficiencia, oportunidad y confiabilidad de la información contable, financiera, administrativa y de otro tipo, producida por el ministerio.

h) Ejercer otras funciones de fiscalización inherentes a su competencia dentro de los lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.

i) Verificar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas pertinentes para poner en práctica y mantener las recomendaciones de los informes de los informes de auditoría interna, de la Contraloría y de los auditores externos. Dará cuenta por escrito a las autoridades superior de cualquier omisión que compruebe al respecto.

j) Asesorar en materia de su competencia, al ministro e igualmente advertir a los órganos pasivos que fiscaliza, sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

k) Autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que legal o reglamentariamente deben llevar los órganos sujetos a su jurisdicción institucional.

l) Cualesquiera otros que sean concordantes con el objeto y las funciones que desempeña.

Artículo 21.—Para el acertado cumplimiento de su objetivo, deberes y funciones, la Auditoría Interna tendrá, al menos las siguientes atribuciones o potestades:

a) Preparar un plan de trabajo de auditoría que contendrá un detalle sobre el tipo y área de auditoría, la justificación, prioridad asignada, objetivos del estudio, actividades, personal designado, tiempo asignado y la relación o coordinación con el área involucrada, que realizará en un período determinado, todo de conformidad con los lineamientos generales que deben observar las Auditorías Internas de las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República en la preparación de sus planes de trabajo.

b) Potestad de utilizar, según las circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga, en mejor forma, las necesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.

c) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, informes, archivos, valores y documentos del Ministerio.

d) Libre acceso, en cualquier momento, a todas las áreas del Ministerio.

e) Solicitar para su examen, en la forma, condiciones y plazo que estime convenientes, todos los libros, registros, informes y cualquier documento de cualquier área del ministerio, para el cabal cumplimiento de sus funciones.

f) Facultad de examinar todo lo relativo a las existencias de bienes, valores y demás activos del Ministerio.

g) Actuar con libertad e independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones.

h) Requerir la cooperación, la asesoría y las facilidades de cualquier funcionario o empleado del ministerio para el satisfactorio desempeño de su labor.

i) Cualesquiera otras necesarias para el cumplimiento de sus deberes, de acuerdo con el ordenamiento jurídico, las normas y manuales de control y fiscalización, emitidos por la Contraloría.

CAPÍTULO IV

Artículo 22.—La auditoría interna deberá ejecutar su trabajo, de acuerdo con lo que establecen las normas de auditoría contenidas en los manuales emitidos por la Contraloría y demás disposiciones que dicte al respecto dicho órgano. Asimismo las emitidas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica en lo que sea aplicable.

Artículo 23.—El auditor interno deberá formular un Manual de Procedimientos de Auditoría Interna; con el objetivo de que cuente con un instrumento que defina las características y procedimientos de auditoría, aplicables al Ministerio.

Artículo 24.—Será estrictamente confidencial la información que el auditor interno o cualesquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplica a los requerimientos de la Contraloría en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni a la máxima autoridad de la entidad, ni cuando haya solicitud expresa de una autoridad competente.

CAPÍTULO V

Artículo 25.—La auditoría interna deberá comunicar los resultados de sus intervenciones o estudios especiales, mediante informes objetivos dirigidos al ministro, a efecto de que se tomen las decisiones del caso en tiempo a propósito y conveniente.

Artículo 26.—La comunicación de resultados se deberá hacer por escrito durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial, mediante memorando u oficio en informe parcial o al finalizar el trabajo mediante el informe final.

Artículo 27.—Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría , la auditoría interna preparará y enviará a quién corresponda, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo, cuando la limitada relevancia e implicaciones del asunto, a juicio del auditor interno, lo justifique y los resultados hayan sido oportunamente discutidos y las recomendaciones atendidas por la administración activa antes de finalizar el trabajo.

Artículo 28.—En cuanto a los requisitos, partes, revisión y remisión de los informes, se aplicará principalmente, lo dispuesto en el "Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna en las Entidades y Organos sujetos a la Fiscalización de la Contraloría General de la República".

Artículo 29.—Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría, deben ser comentados a juicio del Auditor Interno, con los funcionarios responsables de previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas a efecto de obtener de ellos su punto de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Se exceptúan los casos de auditorías o estudios especiales de auditoría con carácter reservado, en las que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

Artículo 30.—Si durante la conferencia señalada en el artículo anterior o posterior a ella, el funcionario responsable de la implantación de las recomendaciones encuentra motivos que imposibiliten poner en práctica las medidas indicadas en esas recomendaciones o en parte de ellas, deberá exponer por escrito ante el Auditor Interno, en un plazo prudencial, una solución alterna que subsane las deficiencias encontradas. Si prevaleciera la disparidad de criterios, el asunto lo resolverá el ministro y si fuera con este, sobre asuntos de absoluta relevancia que afecten la sana marcha del Ministerio, se deberá recurrir a la Contraloría para que resuelva.

Artículo 31.—La unidad de auditoría interna deberá dar seguimiento a las recomendaciones emitidas por la auditoría interna aceptadas por la administración, que hayan sido formuladas en sus memorandos u oficios en informes de auditoría o estudios especiales, y en los de las firmas independientes de contadores públicos autorizados, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones aceptadas han sido puestas en práctica. También deberá dársele seguimiento a las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría, lo anterior con la finalidad de verificar si estas recomendaciones han sido puestas en práctica.

Artículo 32.—Es responsabilidad de la administración la adopción de todas las medidas y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantación de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y aceptadas por esa Administración, así como de incluir en sus planes anuales de trabajo la ejecución de aquellas que por su alcance y complejidad requieren la realización de una serie de actividades en el tiempo para su consecución.

CAPÍTULO VI

Artículo 33.—La auditoría interna señalará en cada caso, el plazo en el cual debe suministrarse lo solicitado por ella. Este plazo será establecido considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones.

Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarla así a la auditoría interna, dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición para su solución.

Artículo 34.—Las disposiciones de este Reglamento son de aplicación en todas las unidades que conforman la organización del ministerio y de todos los organos desconcentrados, exceptuando los que cuenten con su propia auditoría; en lo que corresponda, según sea el caso. Cualquier discrepancia que se presente en cuanto a su interpretación y ejecución, será resuelta por el ministro de común acuerdo con e auditor interno. Las modificaciones que se estimen convenientes a este reglamento serán propuestas al Ministro. Al respecto, se deberá solicitar el criterio del auditor interno previo a la toma de decisión.

Artículo 35.—Este Reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los tres días del mes de agosto del dos mil.

MIGUEL ÁNGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, Enrique Granados Moreno.—1 vez.—(Solicitud Nº 34038-Cultura).—C-47520.—(69760).