28889-MP

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA

En uso de las facultades que les confiere los incisos 3), 18) y 20) del artículo 140 de la Constitución Política; y con fundamento en la Ley Nacional de Emergencia, Nº 7914 del 28 de setiembre de 1999, la Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 del 2 de mayo de 1995 y la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978,

1º—Que mediante la Ley Nacional de Emergencia, Nº 7914 del 28 de setiembre de 1999, se crea la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, como un órgano de desconcentración máximo adscrito a la Presidencia de la República, con personalidad jurídica instrumental, patrimonio y presupuesto propios.

2º—Que es necesario establecer normas claras y precisas para regular el funcionamiento de la Proveeduría Institucional de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, en procura de lograr su máximo provecho y eficiencia y su mayor control, para facilitar el mejor desempeño de las funciones, tareas y actividades a cargo de dicha dependencia.

3º—Que el siguiente Reglamento, fue aprobado por la Junta Directiva de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias en sesión extraordinaria Nº 98-2000 artículo Nº 1, celebrada del día 9 de agosto del 2000 y ratificado en sesión ordinaria Nº 99-2000, artículo Nº 3, celebrada el día 16 de agosto del 2000. Por tanto,

Decretan:

El siguiente,

CAPÍTULO I

Artículo 1º—El Departamento de Proveeduría de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, en adelante denominados respectivamente la Proveeduría y la Comisión, estará a cargo de un Proveedor, quien dependerá directamente de la Dirección Administrativa Financiera.

A la Proveeduría le corresponde la ejecución de todas las etapas del proceso de contratación administrativa de la Comisión, excepto las compras que se efectúen por caja chica.

Para estos efectos deberá aplicar lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento General de la Contratación Administrativa, y demás normativa que al efecto exista o se llegue a emitir.

En todos los procesos de contratación se deberán aplicar los principios de eficiencia, de igualdad, de libre competencia, de economicidad, de buena fe y de publicidad en lo que fuera pertinente.

Artículo 2º—El Jefe de Proveeduría deberá rendir caución por quinientos mil colones, mediante bono de fidelidad del Instituto Nacional de Seguros, monto que podrá ser variado sin necesidad de modificar este Reglamento.

A solicitud de la Dirección Ejecutiva o de la Auditoría Interna de la Comisión, podrá ordenarse el aumento de dicha garantía cuando el monto de los bienes en custodia y el carácter de las funciones encomendadas así lo ameriten.

Artículo 3º—Son funciones del Departamento de Proveeduría:

a) La formulación del Programa de Adquisiciones. Para ello contará con la colaboración de los Directores y Jefes de Departamentos, así como la aprobación de la Dirección Ejecutiva. Deberá tomar como sustento básico el presupuesto aprobado y el plan de compras, donde se indique la proyección de bienes y servicios a adquirir por cada área el cual debe ser presentado por cada jefe de departamento.

b) Publicar en el Diario Oficial cada año, en la primera semana del mes de enero, el programa de adquisiciones de la Comisión y sus modificaciones. En este Plan debe consignarse cada uno de los programas, las necesidades de bienes y servicios a adquirir en un período presupuestario.

c) Llevar un registro completo y actualizado de proveedores de bienes y servicios por modalidad de producto. Esta actualización deberá efectuarse al menos una vez al año, mediante un aviso que se publicará en el diario oficial La Gaceta y en un diario de circulación nacional. Para estos efectos se aplicará en lo que sea pertinente el Decreto Ejecutivo N° 25113-H.

d) Mantener un sistema de información para el usuario interno (catálogos, folletos, manuales y listado de suministradores potenciales) con el fin de resguardar los intereses de la Institución y brindar un servicio eficiente a todos los departamentos de la misma.

e) Mantener informada a la Dirección Administrativa Financiera y a la Dirección Ejecutiva, mediante informes mensuales, sobre los procesos de contratación efectuados y los que estén en tramite.

f) Tramitar las exenciones tributarias de los materiales y equipo adquirido por la Institución.

g) Velar por el cumplimiento de los aspectos legales y reglamentarios en los procedimientos de contratación.

h) Llevar un Libro de Actas de apertura de concursos, el cual debe estar debidamente foliado y legalizado por la Auditoría Interna de la Comisión.

i) Atender y evacuar las consultas que le sean planteadas en relación con las labores bajo su responsabilidad.

j) Velar porque no se fraccionen las compras que deba efectuar la Institución, para lo cual deberá llevar un control sobre las contrataciones efectuadas y las que están en proceso, divididas por materia. En caso de que se soliciten comprar en forma fraccionada, la Proveeduría deberá rechazar la gestión e informar, en forma inmediata, a la Dirección Administrativa Financiera.

k) Remitir al Departamento Legal, para el respectivo visto bueno o para solicitar el refrendo por parte de la Contraloría General de la República, todos los contratos que por el monto y naturaleza corresponda, según las disposiciones que respecto al refrendo de contratos ha emitido el Ente Contralor.

l) Mantener y custodiar todos los expedientes de procedimientos de contratación, debidamente foliados y con los documentos al día. Debe conservarlos por un tiempo mínimo de tres años después de finalizar la contratación, transcurrido ese plazo los trasladará al archivo institucional para el trámite que proceda.

m) Encauzar y dirigir los trámites internos para la obtención de los informes técnicos y jurídicos, así como cualquier que sea necesario, en relación con las contrataciones que deban someterse a conocimiento del Comité de recomendación de adjudicación.

n) Darle el seguimiento correspondiente a los pedidos; en el caso de materiales hasta su entrega en Bodega y en caso de obras o servicios, hasta la entrega de la orden de compra a los interesados. Sin embargo, la Proveeduría deberá mantener el control de la orden de compra hasta la conclusión de la contratación y deberá solicitar los finiquitos de las obras y cancelación de saldos. Con ese propósito los departamentos internos de la Comisión así como las unidades ejecutoras, receptoras de los servicios y obras, y la Contraloría de Unidades Ejecutoras, están obligadas a trasladar la información a la Proveeduría sobre el recibo y conclusión de los servicios y el finiquito de obras contratadas.

o) Las demás derivadas de su propia naturaleza.

CAPÍTULO II

Artículo 4º—Se conforma el Comité de Recomendación de Adjudicación, (en adelante el Comité) el cual estará integrado por el Jefe del Departamento de Proveeduría, quien tendrá la coordinación del mismo, el Jefe del Departamento Legal, o sus delegados, y el Jefe del departamento solicitante. En caso de contrataciones bajo declaratoria de emergencia, el Comité lo integrará también el Jefe de la Contraloría de Unidades Ejecutoras. Se podrá invitar a participar a otras personas que por la naturaleza de la contratación se considere necesario.

Artículo 5º—El Comité tendrá a su cargo el estudio, análisis y recomendación de adjudicación de todos los procesos de contratación que efectúe la Comisión, excepto las que se realicen por la modalidad de contratación directa por el monto.

Artículo 6º—El acto de adjudicación de la licitación por registro, restringida, contratación directa y remate lo realizará el Presidente de la Comisión como máximo jerarca. Sin embargo, en las contrataciones directas, licitación restringida y remate este acto podrá ser delegado, en los términos que establece la Ley General de la Administración Pública, en el Director Ejecutivo, mediante resolución razonada. Las licitaciones públicas serán adjudicadas por la Junta Directiva de la Comisión.

CAPÍTULO III

Artículo 7º—El procedimiento de contratación que se debe seguir para los diferentes tipos de licitaciones es el establecido en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General a esta Ley. Las siguientes disposiciones son normas de trámite interno, que deben ser acatadas por la Proveeduría institucional:

a) El proceso de contratación se iniciará con la solicitud para la adquisición de los bienes y servicios, que debe plantearse en los términos establecidos en el artículo 7 de la Ley de Contratación Administrativa. Puede ser planteada por el Presidente de la Comisión, el Director Ejecutivo, los Directores Generales, o los Jefes de Departamento. Debe estar debidamente razonada y justificada en el Programa de Adquisiciones de la Comisión, y contar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva, excepto la que gestione el Presidente de la Comisión. Se le debe adjuntar una constancia del Departamento de Presupuesto acreditando que existen fondos suficientes, aprobados y reservados y las especificaciones técnicas donde se establezcan las bases, términos y condiciones de la contratación, señalando además el método para la valoración y comparación de las ofertas, con los factores a calificar, dando las mayores facilidades para la participación del mayor número de oferentes. Deberá acreditarse dentro de la solicitud que la Administración cuenta con los recursos humanos y la infraestructura suficiente para verificar el cumplimiento del objeto de la contratación o que los llegará a tener en el momento oportuno Si la solicitud para la adquisición de bienes y servicios no cumple con todos los requisitos señalados, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles para devolverla al gestionante, quien tendrá un término de cuatro días hábiles para corregirla y enviarla a la Proveeduría, caso contrario se archivará la gestión.

b) Una vez que se haya cumplido con los requisitos establecidos en el punto anterior, la Proveeduría procederá a confeccionar el cartel, incorporando a las especificaciones técnicas, las condiciones generales comunes a todas las contrataciones, (garantías, declaraciones juradas, certificaciones de personerías, impuestos, vigencia de la oferta, detalle del precio, plazos, entre otros) y los anexos que sean necesarios. Se debe señalar la hora, fecha y lugar de presentación de las ofertas y el valor del cartel.

c) Cumplidos los trámites anteriores, la Proveeduría deberá de cursar la invitación a los potenciales oferentes en un plazo máximo de una semana, contado a partir del momento en que la solicitud de compra esté completa.

d) La Proveeduría procederá a la apertura de las ofertas el día y la hora establecidas, en presencia de los interesados, del Proveedor y de un representante del departamento solicitante. Se deberá levantar una acta haciendo constar los detalles más importantes de cada una de las ofertas, las observaciones que hicieran los presentes, y cualquier otro aspecto que se considere de importancia. Deberá ser firmada por todos los presentes, señalando su nombre, número de cédula y a cuál oferente representan. Dichas actas deberán registrarse en el Libro de Actas de apertura, debidamente foliado y autorizado por la Auditoría Interna de la Comisión.

e) El día hábil siguiente al cierre del plazo para la recepción de ofertas la Proveeduría remitirá el expediente al Departamento Legal para la verificación del cumplimiento de los requisitos legales. Este Departamento dentro de los cuatro días hábiles siguientes procederá al análisis del expediente y solicitará la subsanación de los defectos que puedan serlo, para lo cual se otorgará a los oferentes un plazo máximo de cinco días hábiles, salvo casos de excepción debidamente justificada donde podrá ampliarse este término, transcurrido el mismo se declaran fuera de concurso aquellos oferentes que no hayan cumplido la prevención y también aquellos que no cumplan con aspectos esenciales de la contratación. Vencido el plazo, el expediente se remitirá a la Proveeduría con los oferentes elegibles desde el punto de vista legal.

f) En el caso de compras de bienes o servicios especializados, la Proveeduría, de manera inmediata, deberá remitir al Departamento solicitante todo el expediente para la valoración técnica de las ofertas elegibles, en caso de bienes o servicios genéricos la valoración la hará la Proveeduría. Todo deberá quedar debidamente acreditado dentro del expediente. Esta calificación deberá hacerse con fundamento en los parámetros de valoración establecidos en el cartel y para ello se contará con un plazo máximo de tres días hábiles.

g) Con la calificación técnica y legal, el Proveedor deberá preparar un cuadro comparativo de las ofertas elegibles, señalando las que fueron rechazadas y las razones para ello. El expediente completo, debidamente foliado y actualizado lo llevará a conocimiento del Comité, para lo cual tendrá un plazo máximo de cuatro días hábiles.

h) El Comité tendrá un plazo máximo de una semana para el análisis y recomendación de la licitación. Dentro de este plazo, de ser necesario, podrá pedir aclaraciones a los oferentes o funcionarios de la Comisión. Para la recomendación se deberá tomar en consideración la calificación hecha por el área técnica, verificando que el contenido presupuestario sea suficiente para cubrir el monto de la oferta. Se deberá levantar una acta haciendo consta la hora y fecha en que inició la sesión, los detalles necesarios para identificar la contratación, la recomendación de adjudicación, señalando el nombre de la empresa o persona física, el monto de la oferta y la razón de la recomendación, así como la fecha y hora de conclusión de la sesión. Esta acta deberá ser firmada por todos los presentes y debe formar parte del Libro de Acta del Comité, que debe llevarse debidamente foliado y autorizado por la Auditoría Interna de la Comisión

i) El Proveedor deberá remitir el expediente de la licitación, dentro de los dos días hábiles posteriores a la sesión del Comité, al funcionario competente para que dicte el acto razonado de adjudicación en un plazo máximo de cinco días hábiles, contados a partir del día que recibe el expediente. Si se trata de la Junta Directiva el plazo para dictar el acto de adjudicación será de ocho días hábiles contados a partir del día en que sea incorporado en la agenda.

j) La Proveeduría deberá comunicar a los oferentes de la adjudicación efectuada, para lo cual contará con un plazo de tres días hábiles. De no presentarse algún recurso contra el acto de adjudicación, se procederá a requerir del adjudicatario la presentación de la garantía de cumplimiento, todo dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente. Igualmente deberá informar a los otros oferentes el momento en que podrán pasar a retirar la garantía de participación.

k) Una vez firme la adjudicación la Proveeduría deberá remitir el expediente completo y debidamente foliado al Departamento Legal para que, en caso de contrataciones superiores a los diez millones de colones, se confeccione el contrato y se remita a la Contraloría General de la República para el refrendo, y en caso de contrataciones superiores a un millón quinientos mil colones y hasta diez millones, para el visto bueno, según el Reglamento de Refrendo de Contratos emitido por la Contraloría General de la República. Para las contrataciones inferiores al millón quinientos mil colones la Proveeduría procederá sin más formalidades que la emisión de la orden de compra. Estos montos se ajustarán automáticamente cuando sean variados por parte de la Contraloría General de la República.

l) Cumplidos todos los pasos señalados la Administración, por medio del funcionario competente dará la orden de inicio al contratista.

m) En caso de que por alguna de las razones establecidas en la Legislación vigente, un concurso deba declararse desierto o infructuoso, el Proveedor deberá constatar que exista una resolución razonada por parte de los funcionarios u Organo competente, la cual deberá constar en el expediente, sin esta resolución no podrá iniciarse nuevamente el proceso concursal.

Artículo 8º—La estimación de la contratación, para efectos de definir el tipo de concurso a utilizar, se hará tomando en cuenta todas las sumas que deban reembolsarse al contratista como consecuencia de la contratación.

En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante su vigencia.

En los contratos por plazo indeterminado, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual multiplicado por cuarenta y ocho.

Igual procedimiento se aplicará respecto de contratos para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, cuando se establezcan prórrogas que puedan superar ese límite.

Cuando los términos de referencia contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas.

Artículo 9º—Además de lo aquí dispuesto, todo tramite relativo a las licitaciones públicas, por registro, restringidas, remates y demás concursos legalmente establecidos, independientemente de cómo se denominen, se regirán por las disposiciones que para cada uno de ellos tiene establecida la Ley de Contratación Administrativa y Reglamento General de la Contratación Administrativa.

CAPITULO IV

Artículo 10.—Se realizarán contrataciones directas:

a- Cuando el valor del bien o servicio no sobrepase el monto establecido por la Contraloría General de la República, el cual variará automáticamente conforme la Contraloría lo determine.

b- Cuando por causas especiales exista una autorización por parte de la Contraloría General de la República.

c- En todos los casos establecidos en el artículo 2º de la Ley de Contratación Administrativa y el Capítulo VII del Reglamento General de Contratación Administrativa.

Artículo 11.—La solicitud para contratar directamente un bien o servicio podrá presentarla ante la Proveeduría el Presidente de la Comisión, el Director Ejecutivo, los Directores y los Jefes de Departamento. La Proveeduría procederá a cotizar lo requerido entre los oferentes incluidos en el Registro de Proveedores que ofrezcan el tipo de bien o servicio.

Artículo 12.—Salvo que en el Registro de Proveedores de la Comisión o de la Proveeduría Nacional no exista una persona calificada para la prestación del servicio o bien, o que el número de oferentes sea menor al que se señala a continuación, la contratación directa de bienes y servicio se realizará bajo las siguientes disposiciones:

- Para las compras directas de hasta un treinta y cinco por ciento del monto fijado por la Contraloría General de la República para las contrataciones directas, se invitará a cotizar al menos a tres proveedores idóneos

- Para las compras directas superiores a un treinta y cinco por ciento del monto fijado por la Contraloría General de la República para las contrataciones directas se invitará a participar al menos a cinco proveedores idóneos

En el caso de que participen menos proveedores de lo establecido para cada caso se deberá dejar constancia en el expediente de la razón.

Artículo 13.—Todas las cotizaciones deben ser hechas por escrito, y entregadas en la Proveeduría en la fecha y hora fijada previamente. Entre la fecha de la invitación a participar y la fecha de la apertura, debe mediar un período que no puede ser menor de tres días ni mayor de ocho días hábiles.

Las cotizaciones deben llenarse en todos sus extremos, lo que debe ser verificado por el Proveedor como responsable del Departamento.

La Proveeduría deberá informar a los oferentes si se requiere que la oferta sea presentada en sobre cerrado o en forma pública.

Para estos efectos, toda contratación directa que su valor se estime aproximadamente en un sesenta y cinco por ciento o más del monto autorizado por la Contraloría General de la República para la contratación directa, debe hacerse en sobre cerrado y aquellas cuya estimación aproximada sea inferior a un sesenta y cinco por ciento del monto que la Contraloría General de la República para la contratación directa, se hará en forma pública y podrá presentarse en forma personal o por medio del faximil que la Proveeduría autorice en el mismo formulario de cotización.

En casos muy calificados, por las características, importancia, urgente necesidad y experiencia del oferente, la Administración podrá acudir al Registro de Proveedores y seleccionar directamente al contratista, procurando brindar en el transcurso del tiempo igual oportunidad a todos los oferentes. Esta disposición debe establecerse mediante una resolución razonada del funcionario autorizado para adjudicar, en los términos del artículo seis de este Reglamento, la que debe constar en el expediente.

Artículo 14.—Las fórmulas para las cotizaciones, correspondientes a la compra de bienes y servicios, bajo la modalidad de la contratación directa, deberán indicar como mínimo:

- Nombre o razón social del proveedor

- Descripción del bien o servicio cotizado

- Fecha máxima de recepción de cotizaciones

- Precio unitario y total, libre de impuestos

- Fecha de apertura de cotizaciones

- Plazo y lugar de entrega

- Vigencia de las cotizaciones

- Cédula jurídica o de identidad del oferente

- Firma del oferente y fecha

- Las diversas garantías que se ofrecen sobre los bienes o servicios

- Condiciones de pago

La Comisión mantendrá un formulario que contemple los puntos anteriores y cualquier otro que considere oportuno, mediante el cual se invitará a participar a los proveedores, los que deben llenarlo y devolverlo a la Proveeduría dentro del plazo que se les fije.

Deberá constar en el expediente que el formulario fue enviado y recibido por el oferente. En el caso de utilizar el medio de faximil deberá quedar constancia que el número que se utiliza es el que autorizó el oferente en la boleta que consta en el Registro de Proveedores.

Artículo 15.—Las cotizaciones recibidas en la Proveeduría dentro del plazo establecido, serán analizadas y adjudicadas en el plazo máximo de ocho días hábiles.

Artículo 16.—La Proveeduría deberá prevenir a los oferentes que en un plazo mínimo de dos días y máximo de tres días hábiles, subsane los defectos de la oferta. Los defectos subsanables son aquellos que no alteren el objeto del contrato ni las condiciones esenciales de la contratación, que son, por ejemplo, plazos, precio, condiciones de entrega, condiciones de pago, garantías, si las hubiera a juicio de la Dirección Ejecutiva.

Artículo 17.—Verificado que las cotizaciones para la contratación directa cumplen con los puntos solicitados, si se tratará de contrataciones cuyo objeto es muy especializado, el expediente se trasladará al funcionario solicitante para la recomendación de adjudicación, quien en un plazo de dos días deberá devolver el expediente al Departamento de Proveeduría. En las demás contrataciones la Proveeduría confeccionara un cuadro con las ofertas y recomendará la adjudicación al funcionario competente.

Artículo 18.—El expediente completo se trasladará al funcionario que por el monto le corresponda adjudicar para que se dicte el acto debidamente razonado y lo devuelva al Departamento de Proveeduría, todo en un plazo de dos días hábiles. Inmediatamente se deberá comunicar a los oferentes el acto de adjudicación y se procede a emitir la orden de compra.

TÍTULO V

Artículo 19.—Excepto para las contrataciones que por ley deben formalizarse en escritura pública, las demás contrataciones que por el monto requieren el refrendo de la Contraloría General de la República, deben formalizarse en un contrato. Las demás contrataciones sólo se formalizarán mediante la emisión de la orden de compra.

Toda orden de compra deberá contener, como mínimo:

- Lugar y fecha.

- Razón social o nombre completo del adjudicatario.

- Cédula jurídica o de identidad del adjudicatario.

- Número de orden de compra.

- Descripción del servicio o características específicas y completas de los bienes.

- Cantidad, precio unitario y total.

- Tiempo de entrega y forma de computarlo.

- Firma del Director Ejecutivo y del Jefe del Departamento de Proveeduría.

- Firma del adjudicatario o su representante legal autorizado, recibiendo conforme y la fecha de recibido.

CAPÍTULO VI

Artículo 20.—La formalización, el perfeccionamiento y la ejecución de las contrataciones se regirán por las disposiciones de la Ley General de la Contratación Administrativa, Reglamento General de la Contratación Administrativa y la demás normativa legislativa y administrativa que con carácter vinculante se emita.

Artículo 21.—Tanto la escritura pública, el contrato, como la orden de compra constituirán el documento idóneo para la autorización de la ejecución contractual en la adquisición de bienes y servicios y para el trámite de pago, bajo la responsabilidad del funcionario que la emite.

Artículo 22.—Para la ejecución de los contratos se utilizarán los procedimientos establecidos en la Ley de la Contratación Administrativa y en el Reglamento General de la Contratación Administrativa.

Tratándose de la construcción de obras, la verificación de la correcta ejecución le corresponde a la Contraloría de Unidades Ejecutoras. En el caso de bienes y suministros este control lo llevará a cabo el encargado de la bodega de materiales en conjunto con el solicitante y tratándose de servicios, el control de la ejecución le corresponde al solicitante.

CAPÍTULO VII

Artículo 23.—Las disposiciones de este Reglamento, para la operación ordinaria de la Institución, se aplicarán en forma supletoria a la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de la Contratación Administrativa y la Ley de Administración Financiera. En lo no previsto en esa normativa se aplicará la Ley General de la Administración Pública. En todo lo no previsto en este Reglamento se aplicarán las normas establecidas en la citada legislación.

CAPÍTULO VIII

Artículo 24.—Las contrataciones de emergencia se llevarán a cabo por medio de los siguientes procedimientos:

a- Para la atención de las contrataciones de bienes y servicios correspondientes a la primera y segunda fase se utilizará el procedimiento de Contratación Directa, detallado en el Capítulo IV de este Reglamento.

b- Para la atención de las contrataciones de bienes y servicios correspondientes a la tercera fase se utilizará el procedimiento de licitación restringida establecido en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación. Sin embargo, bajo condiciones especiales, se podrá utilizar la contratación directa para la tercera fase, lo que debe quedar debidamente acreditado en el expediente mediante una resolución razonada del Director Ejecutivo. En esta etapa, se procurará cumplir con todas las disposiciones legales existentes sobre impacto ambiental.

La definición de estas fases es la que está establecida en la Ley Nacional de Emergencia.

Artículo 25.—En el momento que ocurra una emergencia, sin que sea indispensable que medie una declaratoria de emergencia por el Poder Ejecutivo, la Comisión queda facultada para solicitar un crédito en las diferentes dependencias que estén ubicadas en el lugar de la emergencia o en los lugares más cercanos, para satisfacer las necesidades más apremiantes de los afectados, de acuerdo con el Plan de Abastecimiento.

Este crédito deberá ser solicitado por el Director de Gestión en Desastres bajo su responsabilidad, con un límite máximo de cien mil colones. El pago se hará por medio de cheque a nombre del establecimiento o persona física que presta el servicio.

Artículo 26.—Todas las contrataciones de emergencia deben estar respaldadas por un Plan General de la emergencia, debidamente aprobado por la Junta Directiva y un Plan de Inversión también aprobado por el Organo Colegiado. Deben existir fondos debidamente separados, o bien una manifestación expresa de la Dirección Ejecutiva donde conste que llegará a haberlos antes de la conclusión de la contratación.

CAPÍTULO IX

Artículo 27.—Además de los procedimientos señalados en el artículo 24 de este Reglamento, se podrán efectuar contrataciones, durante la primera fase de la emergencia, por medio de "Actas de Negociación", que son acuerdos directos entre un Empresario y la Comisión para la atención inmediata del hecho que provoca la emergencia. Debe quedar claramente establecido que de no actuarse en forma inmediata bajo este tipo de contratación se pone en riesgo la vida o bienes de los administrados. Sin embargo este tipo de contratación puede ser aplicado únicamente para contratos de maquinaria.

Para la autorización de estas actas no se requiere que exista la declaratoria de emergencia por parte del Poder Ejecutivo, sin embargo, debe cumplirse con las siguientes condiciones:

a- El término máximo durante el cual se pueden suscribir estos documentos es de quince días calendario, contados a partir del momento en que ocurre el evento.

b- Deben ser autorizadas, de previo, por el Director Ejecutivo vía fax o teléfono y en el término de los tres días posteriores deberán ser firmadas por este funcionario como refrendo.

c- Las actas de negociación deben ser firmadas por el contratista y el representante oficial de la Comisión en el lugar de los hechos, el cual debe ser un funcionario de la Comisión, debidamente autorizado por el Jerarca.

d- El máximo de horas máquina que se puede contratar por esta vía es de doscientas por cada máquina y en cada lugar afectado.

e- En el Departamento de Proveeduría debe existir, bajo la total responsabilidad del Proveedor, un Registro de oferentes de maquinaria, con el detalle de los precios de cada una de ellas por zona, el cual debe mantenerse siempre actualizado, para lo cual deberá hacer publicaciones semestrales en un diario de circulación nacional, invitando a inscribirse a los interesados, así como a la actualización de sus ofertas.

f- Este registro de maquinaria debe ser utilizado de manera obligatoria por el representante de la Comisión a la hora de autorizar estas actas de negociación, para lo cual el Proveedor deberá remitir mensualmente una copia a los funcionarios de la Comisión que la representan en las zonas, a los jerarcas y a la Auditoría Interna.

g- Para la determinación de los precios, la Proveeduría, con la colaboración y asesoría de la Contraloría de Unidades Ejecutoras, hará estudios de precios/hora de la maquinaria ofrecida, para fijar "precios de referencia", que deben ser usados en las negociaciones hechas mediante actas de negociación. Solamente en casos muy calificados se podrá contratar maquinaria con precios/hora que superen hasta un 15% de los precios de referencia establecidos, sin embargo para ello se requiere de una autorización previa de la Dirección Ejecutiva.

CAPÍTULO X

Artículo 28.—El procedimiento de contratación que se seguirá cuando se trate de contratación directa o de licitación restringida será el establecido en los Capítulos III y IV de este Reglamento, con la siguiente particularidad:

a- Una vez aprobado el Plan de Inversión, las Unidades Ejecutoras designadas por la Junta Directiva, deberán presentar al departamento de Proveeduría el cartel correspondiente a la obra o servicio que se pretende contratar, para iniciar el trámite de contratación. Con la solicitud se debe presentar una autorización del Director Ejecutivo para la contratación, una constancia del Departamento de Presupuesto reservando el monto estimado y una constancia donde conste el Decreto Ejecutivo que ampara la contratación y el acuerdo de la Junta Directiva donde se aprobó el Plan Regulador y el Plan de Inversión donde conste la obra o servicio requerido. Sin estos documentos no se podrá dar inicio al proceso de contratación.

Artículo 29.—Los recursos que pueden ser planteados en las contrataciones de emergencia son:

a- Para la contratación directa no cabe recurso alguno

b- Para la Licitación Restringida cabe el recurso de revocatoria

Artículo 30.—La Comisión deberá solicitar el rendimiento de una garantía de participación y de cumplimiento en todas las contrataciones de emergencia cuyo monto sea superior a un millón de colones. Los porcentajes y la tramitación serán los que están estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación.

Artículo 31.—Las contrataciones de emergencia serán adjudicadas por el Director Ejecutivo debidamente autorizado por el Presidente de la Comisión mediante una Resolución razonada de delegación de funciones de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de la Contratación Administrativa.

Artículo 32.—Todos los procedimientos de contrataciones de emergencia deben ser hechos por medio de la Proveeduría de la Comisión, con las siguientes excepciones:

a- Lo dispuesto para las contrataciones mediante Actas de negociación

b- Lo dispuesto en el artículo 26 de este Reglamento

c- Para las contrataciones menores de tres millones de colones, que la Junta Directiva autorice realizar a las Municipalidades de sitios muy alejados de la capital y que sean designadas como Unidades Ejecutoras. En este caso la adjudicación y pago siempre se hará en la Comisión.

Artículo 33.—Con las excepciones aquí señaladas, para las contrataciones de emergencia se deben aplicar las disposiciones que contiene la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa y supletoriamente las normas que al respecto establece la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 34.—Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los veintiún días del mes de agosto del año dos mil.

MIGUEL ÁNGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—El Ministro de la Presidencia, Danilo Chaverri Soto.—1 vez.—(57129).