PODER EJECUTIVO

N° 28566-RE

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO,

Con fundamento en el artículo 140, incisos 3, 18 y 20 de la Constitución Política de la República, en la Ley 7202 del 24 de octubre de 1990, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su respectivo Reglamento.

1º—Que es responsabilidad de este Ministerio velar por la guarda y conservación óptima de la documentación que se maneja en las diferentes oficinas, así como su entrega en tiempo y forma al Archivo Central.

2º—Que es de gran importancia para los usuarios de este Ministerio contar con un Archivo Central debidamente organizado, equipado y estructurado, que brinde un servicio eficiente.

Decretan:

El siguiente,

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO CENTRAL

CAPÍTULO I

Artículo 1º—Se establece el presente Reglamento del Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, con el fin de regular las relaciones del archivo con las oficinas del Ministerio y demás usuarios, de conformidad con la ley Nº 7202 del 24 de octubre de 1990, Ley del Sistema Nacional de Archivos, y su respectivo reglamento.

Artículo 2º—Para los efectos del presente reglamento, en adelante se entenderá por usuario, toda persona que acuda al Archivo Central, para realizar cualquier tipo de consulta e investigación. Esta persona pueden ser funcionaria del Ministerio, ex funcionario o un particular, quien tendrá que acogerse a las disposiciones de este Reglamento.

CAPÍTULO II

Artículo 3º—El Archivo Central, será la unidad administrativa del Ministerio, encargada de realizar, a nivel del Ministerio, todas las actividades técnicas que en materia archivística se requieran.

Artículo 4º—Las funciones del Archivo Central serán, sin perjuicio de las reguladas en el artículo 42 de la Ley Nº 7202 :

a) Deberá reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar toda la documentación generada en el Ministerio .

b) Centralizar todo el acervo documental de las Direcciones, Departamentos y demás oficinas del Ministerio, de acuerdo a los plazos de remisión de documentos.

c) Confeccionar todos los instrumentos descriptivos que sean necesarios para el buen funcionamiento del Archivo y para que brinde un servicio con mayor eficacia y eficiencia.

d) Velar por el buen cumplimiento de las políticas en materia archivística y el asesoramiento de todos aquellos funcionarios que manejen archivos de gestión, cuando estos así lo soliciten.

e) Coordinar con la Unidad de Capacitación la organización y realización de cursos que, en materia archivística, se impartan a los funcionarios del Ministerio.

f) Presentar en el mes de marzo a la Dirección General del Archivo Nacional, el informe anual de las labores archivísticas realizadas en el Ministerio.

g) Asistir y participar en las reuniones de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.(RADI). El Ministerio cubrirá los gastos de viaje y viáticos para el Jefe del Archivo Central o su representante.

h) Establecer el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

i) Transferir todos los documentos que tengan valor científico-cultural y que hayan cumplido su vigencia administrativa, a la Dirección General del Archivo Nacional. El valor científico-cultural de los documentos, será determinado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, de la cual formará parte el Jefe del Archivo Central.

j) Denunciar - cuando sea de su conocimiento - ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, a todas aquellas personas que se apropien de documentos públicos o que los eliminen sin la previa autorización de dicha Comisión.

Artículo 5º—El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, estará conformado por:

a. La máxima autoridad administrativa del Ministerio.

b. El Asesor legal del Ministerio

c. El Jefe del Archivo Central.

d. Un representante de la Dirección productora de los documentos.

En caso de que alguno de los integrantes del Comité no se pueda hacer presente a las reuniones, deberá nombrar por escrito un representante, el cual tendrá autoridad para la toma de decisiones. El Comité se reunirá cuando la situación así lo amerite y la convocatoria la realizará la Dirección General por escrito, a solicitud del Archivo Central.

Artículo 6º—Este Comité tendrá las siguientes funciones:

a. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución. Para lo que promoverá la elaboración de las Tablas de Plazos de conservación en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central.

b. Someter a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación las tablas de plazos aprobadas por el Comité Institucional.

c. Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cuando se deban eliminar aquellos documentos que no estén contemplados en las Tablas de Plazos de Conservación y que hayan finalizado su trámite administrativo.

d. Levantar un acta en la que se aprueba la eliminación de los documentos, por carecer de valor legal administrativo. Esta acta deberá ser firmada por todos los miembros del Comité.

e. Llevar acabo la selección y la eliminación de documentos, para lo que debe contar con la debida autorización de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Al proceder con la eliminación de documentos, se deben buscar los medios necesarios para que la documentación a eliminar quede completamente ilegible.

CAPÍTULO III

Artículo 7º—Antes de realizar una transferencia documental, todas las oficinas deben de coordinarla con el Archivo Central, para cumplir con el procedimiento adecuado. Con este fin, se deberá solicitar la transferencia con un mes de anticipación.

Artículo 8º—Toda transferencia documental que se vaya a realizar, debe de ir acompañada de una Lista de Remisión, en la que se indicará la oficina que remite y la fecha de remisión; el contenido y las fechas extremas de cada uno de los expedientes que se van a enviar al Archivo. Esta lista se confeccionará en la oficina que va a transferir los documentos y debe ir acompañada de dos copias. La transferencia de los documentos y la Lista de Remisión se hará en forma conjunta.

Artículo 9º—La documentación a transferir, deberá tener un mínimo de dos años de producida, excepto en casos especiales, para lo cual deberá contar con una autorización por escrito.

Artículo 10.—El Archivo Central deberá autorizar por escrito la transferencia solicitada y fijará la fecha en que ésta se llevará acabo.

Artículo 11.—Al realizarse la transferencia, un funcionario del Archivo Central y uno de la oficina remitente, confrontarán la Lista de Remisión con los documentos. En caso de presentarse faltantes o alguna anomalía harán el reporte correspondiente.

Artículo 12.—Toda la documentación que ingrese al Archivo Central, podrá ser accesada por el usuario, exceptuando los expedientes que provienen de la Dirección Legal y los expedientes de ex-funcionarios, tanto del Servicio Exterior como de la Administración Central.

Artículo 13.—Cuando se trate de la documentación exceptuada, deberá contar con el visto bueno de las jefaturas correspondientes.

Artículo 14.—Cuando el documento deba salir del Archivo Central hacia una dependencia interna, el usuario deberá llenar la boleta de "Solicitud de Documentos", que para tal efecto ha sido confeccionada.

Artículo 15.—El tiempo de duración del préstamo, no podrá ser mayor a un mes calendario, excepto en casos especiales, para lo cual se requrirá de la autorización del jefe del archivo central.

Artículo 16.—Si el documento debe salir del Ministerio, adicional a la boleta de "Solicitud de Documentos", se debe confeccionar un acta, en la que se tiene que indicar el contenido del documento, el número de folios que lo conforma, los motivos por los que debe salir del Ministerio, todos los datos del solicitante, la firma y la autorización de la máxima autoridad administrativa.

CAPÍTULO IV

Artículo 17.—Solo podrán hacer ingreso a los depósitos, aquellas personas que cuenten con la autorización de los funcionarios del Archivo.

Artículo 18.—No podrá permanecer ninguna persona dentro del archivo mientras no se encuentre presente el jefe del archivo o alguna persona a cargo del mismo, salvo en caso de contar con la debida autorización.

Artículo 19.—Será totalmente prohibido fumar dentro de las instalaciones del Archivo Central.

CAPÍTULO V

Artículo 20.—El presente reglamento deroga cualquier otro Reglamento que sobre la misma materia estuviere vigente.

Artículo 21.—Rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los dieciséis días del mes de marzo del dos mil.

MIGUEL ANGEL RODRÍGUEZ ECHEVERRÍA.—El Ministro de Relaciones Exteriores y Culto, Roberto Rojas.—1 vez.—(Solicitud Nº 20461).—C-24700.—(21871).