PODER EJECUTIVO

28338-H

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y EL MINISTRO DE HACIENDA

En uso de las facultades concedidas en los incisos 3) y 18) del artículo 140 de la Constitución Política y de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera de la República,

1º—Que es indispensable disponer en el Gobierno Central de un fondo de recursos que le permita a la administración afrontar gastos indispensables y urgentes, y que exista un instrumento normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.

2º—Que mediante decreto ejecutivo Nº 23038-H de 14 de febrero de 1994, publicado en "La Gaceta" Nº 60 del 25 de marzo del mismo año, se regula la creación, organización, funcionamiento y control de los fondos de caja chica autorizados a los Ministerios y Poderes, a que se refiere el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera de la República.

3º—Que existe una serie de decretos que regulan en forma particular la operación de las cajas chicas auxiliares en Ministerios y Poderes, y que se hace necesario disponer de un sólo instrumento de carácter normativo para una mejor operación y control de estos fondos.

4º—Que es necesario adaptar las disposiciones de los Decretos Ejecutivos citados en el considerando segundo y tercero a la realidad económica del país y a la normativa vigente.

5º—Que es conveniente incorporar en el Reglamento General de Cajas Chicas, algunas disposiciones y lineamientos que, para el buen uso de esos recursos, ha establecido la Tesorería Nacional.

6º—El presente reglamento fue sometido a estudio de la Contraloría General de la República, y se incorporaron sus observaciones. Por tanto,

Decretan:

El siguiente:

CAPITULO I

Artículo 1º—El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación, y el control de los fondos de cajas chicas en el Gobierno Central, a que se refiere el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera de la República.

Artículo 2º—Para los efectos del presente reglamento, los fondos generales de caja chica en los Ministerios y Poderes lo constituyen los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional, como un servicio facilitador de la ejecución presupuestaria en las partidas servicios no personales, materiales y suministros.

Artículo 3º—La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad según criterio de la administración; que justifique el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos para el Gobierno Central.

Artículo 4º—Los titulares de los Ministerios y Poderes en común acuerdo con el Tesorero Nacional decidirán el monto del fondo general de caja chica, de acuerdo a la estimación del gasto a atender mediante esta modalidad, en aras de una ágil y eficiente gestión institucional.

Artículo 5º—El responsable del fondo de caja chica central en cada Ministerio o Poder será el Oficial Presupuestal o el funcionario que haga las veces de este. En caso de utilizar fondos auxiliares con cuenta corriente o en efectivo se debe asignar formalmente un responsable, a quien se le hará entrega de los recursos para una adecuada disposición.

Artículo 6º—El máximo jerarca de la institución comunicará a la Tesorería Nacional el nombre, y el número de cédula de la persona que desempeña el cargo de Oficial Presupuestal o quien realice estas funciones, y a quien por ende le corresponde la responsabilidad del manejo del fondo general de caja chica. Asimismo, el Oficial Presupuestal comunicará a la Tesorería Nacional el nombre de los encargados de cajas chicas auxiliares, el Nº de cédula, el registro de firmas bancarias autorizadas, y la ubicación de las mismas.

Artículo 7º—La operación de cajas chicas centrales y auxiliares debe sujetarse a las disposiciones del presente reglamento, a la Ley de Administración Financiera de la República, a la Ley General de la Administración Pública, al Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios del Estado, a las disposiciones normativas de la Contraloría General de la República, a las directrices de la Tesorería Nacional, y cualquier otro relacionado con esta materia.

CAPITULO II

Artículo 8º—El Oficial Presupuestal o quien lo represente, realizará un estudio de las necesidades institucionales y una estimación de los gastos a sufragar por medio del fondo de caja chica. Cumplido este estudio tramitará la solicitud de recursos a la Tesorería Nacional.

Artículo 9º—La creación o ampliación del fondo general de caja chica para los Ministerios y Poderes será autorizada por la Tesorería Nacional, en atención a solicitud del organismo interesado, el cual deberá presentar para su respectivo estudio la siguiente información:

- Solicitud de creación o ampliación debidamente firmada por el máximo jerarca de la institución, con las razones que justifican la necesidad de crear o aumentar el fondo de caja asignado.

- Estimación de recursos necesarios en caja chica, para atender los gastos clasificados como indispensables y urgentes.

- Presupuesto inicial y disponible en las partidas servicios no personales, materiales y suministros.

- Composición del fondo del último semestre y saldo en bancos al último día del mes anterior, flujo de efectivo de los últimos 3 meses.

- Indicación del responsable del manejo del fondo general, y auxiliares en caso de que se decida su utilización, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6.

- El monto mínimo estimado que debe mantenerse en el fondo para solicitar los reintegros.

- Tiempo promedio de duración de los reintegros.

Artículo 10.—En atención a la solicitud del máximo jerarca del organismo interesado, el Tesorero Nacional autorizará la asignación de los recursos para caja chica a los Ministerios y Poderes, considerando las necesidades de cada institución y la disponibilidad de recursos del Tesoro Público.

Artículo 11.—El fondo general de caja chica en el Gobierno Central, podrá subdividirse en cajas auxiliares con cuenta corriente o fondos en efectivo, los cuales para efectos de control operarán mediante el sistema de fondo fijo. El número de cajas auxiliares con cuenta bancaria y el monto asignado será determinado por el Oficial Presupuestal en coordinación con la máxima autoridad del organismo respectivo, atendiendo las necesidades de cada unidad administrativa. En el caso de los fondos en efectivo sólo podrán autorizarse hasta por un monto límite de cien mil colones para atender gastos inferiores o iguales al 10% del monto que se asigne, salvo los casos en que la Tesorería Nacional autorice montos mayores ante necesidades debidamente justificadas. Debe comunicarse a la Tesorería Nacional la ubicación y el monto de las cajas auxiliares y los fondos en efectivo.

Artículo 12.—Los jerarcas institucionales podrán solicitar a la Tesorería Nacional ampliaciones temporales del fondo de caja chica a efecto de atender situaciones especiales, para lo cual, además de suministrar la información detallada en el artículo 9, deberán indicar la fecha límite para el reintegro. Estos recursos deben ser reintegrados al fondo general del Gobierno a más tardar la fecha preestablecida para tal efecto, de lo cual debe informarse y presentarse copia del entero de gobierno debidamente cancelado a la Tesorería Nacional.

Artículo 13.—El manejo de las cajas chicas auxiliares y los fondos en efectivo estará a cargo del director del programa o la persona en la que este delegue su manejo. Por tanto, una vez que haya recibido a satisfacción la entrega formal de los recursos, éstos serán los responsables de la correcta operación de los fondos, de la custodia del efectivo, los cheques y los respectivos comprobantes. Lo anterior, sin detrimento de la responsabilidad que el Oficial Presupuestal tiene en el establecimiento de los controles de operación general del fondo asignado, en garantía del adecuado uso de los recursos.

Artículo 14.—Los montos autorizados por la Tesorería Nacional en los fondos de cajas chicas se harán llegar vía transferencia de recursos, del fondo general del Estado a la cuenta bancaria indicada en la solicitud de los recursos, y contra la cual sólo podrán girar las personas debidamente autorizadas.

Artículo 15.—El Oficial Presupuestal o la persona designada para el manejo de los fondos de caja chica será el responsable de recibir los fondos autorizados, custodiarlos y pagar con cargo a ellos los bienes o servicios recibidos a satisfacción. En consecuencia una vez cumplido el debido proceso, responderá de cualquier pérdida, daño, abuso, empleo o pago no acorde con la normativa que rige esta materia. En cuyo caso responderá, por aquellos actos imputables a su dolo, culpa o negligencia en el manejo de esos fondos, aparte de las sanciones disciplinarias correspondientes, conforme a las disposiciones de la Ley de Administración Pública, la Ley General de Administración Financiera, el Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento, sin perjuicio de las acciones penales o civiles que pudieran corresponder.

CAPITULO 3

Artículo 16.—Los responsables de la administración de los fondos de caja chica en el Gobierno Central, deben disponer de un manual de operación en el cual se establezca en forma detallada, clara y precisa las rutinas de trabajo relacionadas con el fondo general de caja chica y los responsables de ejecutarlas, en concordancia con lo que señala el artículo 7º anterior.

Artículo 17.—Los montos asignados en cajas chicas sólo deben utilizarse para ejecutar gastos en las partidas servicios no personales, materiales y suministros, previo trámite de la reserva de crédito especial y su refrendo por parte de la Contraloría General de la República, y las diferencias surgidas en el tipo de cambio desde el día de la confección de la orden de compra con cargo a la solicitud de mercancía adicional hasta la liquidación del pedido en el exterior.

Artículo 18.—Para incurrir en gastos por medio del fondo de caja chica, debe acatarse los límites establecidos en el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera y las modificaciones efectuadas vía Decreto Ejecutivo o resolución de la Tesorería Nacional. Quedan a salvo situaciones extraordinarias a juicio de la Proveeduría Nacional en cuanto a los órganos bajo su esfera de acción y de la Contraloría General de la República, en que éstas podrán autorizar gastos mayores que los establecidos, o bien los gastos que se requieran para giras internacionales.

Artículo 19.—En las erogaciones por caja chica los funcionarios responsables, dependiendo de las particularidades institucionales, deben observar entre otros, los siguientes requisitos mínimos de calidad:

- Uso de formularios estandarizados y prenumerados.

- Manejo de las operaciones por parte de funcionarios de varios niveles para garantizar el control.

- Solicitud del bien o el servicio por parte de la jefatura autorizada.

- Constancia de la Proveeduría Interna de que no existe en bodega el artículo solicitado.

- Que el bien o el servicio solicitado esté acorde con la clasificación preestablecida para las erogaciones por caja chica.

- Seleccionar bienes o servicios que beneficien en precio y calidad a la institución.

- Verificar la corrección y veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el límite de gasto; el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes.

- Cumplimiento de la normativa vigente.

- Retenciones por concepto de impuestos.

- Recepción a conformidad de los bienes o servicios.

- Todo pago debe estar respaldado por una factura comercial debidamente emitida, por una liquidación de gastos de viaje o transporte; o por una boleta que detalle el gasto y su beneficiario.

- Confección de cheque a nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone hacer el pago; no se debe emitir cheques al portador. Se debe describir en la colilla del cheque el concepto del pago efectuado y estampar el sello de cancelación a las facturas pagadas y el número de cheque, con que se realizó el pago.

- Los cheques girados deben firmarse en forma mancomunada por las personas debidamente autorizadas (A. Ministro, Oficial Mayor o Director Administrativo, B. Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste; C. a quien se asigne formalmente esta responsabilidad en el caso de cajas auxiliares). Debe observarse que las firmas correspondan a dos niveles de responsabilidad. Deberá comunicarse a la Tesorería Nacional, cuáles son las firmas registradas en los bancos para estas funciones; o en su defecto los cambios habidos en estos registros y sus debidas justificaciones.

- Registro detallado de las operaciones principales y archivo de documentos de respaldo que permita su fácil localización e identificación del proceso efectuado.

- En cuanto al monto autorizado por cada adquisición, éstos se ajustarán a lo establecido por el decreto Nº 27612-H. (Límite de Gasto).

- Además de los anteriores requisitos, deberán tomarse en cuenta; las normas técnicas de Control Interno para la Contraloría, entidades y órganos sujetos a su fiscalización.

Artículo 20.—La ejecución de las operaciones de caja chica y los trámites de reintegro pueden realizarse por medios electrónicos, siempre que se cuente con la autorización correspondiente del Oficial Presupuestal; quien es el responsable del fondo autorizado, del equipo necesario y de los respaldos pertinentes. En estos casos, este funcionario deberá indicar a la Tesorería Nacional, que se efectuaron modificaciones en los procedimientos de control establecidos.

CAPITULO 4

Artículo 21.—Todo pago realizado por medio de los fondos de caja chica debe tener como respaldo una factura comercial la cual debe cumplir con los siguientes requisitos para su reintegro:

- Factura confeccionada en original y a nombre del Ministerio o Poder respectivo, indicando los bienes o servicios adquiridos y la fecha de adquisición. Comprobante de que el bien o el servicio se recibió a satisfacción.

- Factura con sello de cancelación, el número de cheque con que se efectuó el pago, firma y número de cédula de la casa comercial proveedora.

- Toda factura o comprobante debe contener sólo bienes o servicios del mismo código presupuestario.

- No presentar borrones, tachaduras, ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.

- La factura debe estar aprobada por el Oficial Presupuestal o la persona autorizada para estos efectos.

- Comprobante de que los bienes o servicios se recibieron a satisfacción, indicando además, el nombre, la firma y el número de cédula de la persona autorizada que los recibió.

- Otras que se consideren necesarios para un adecuado uso de los recursos.

Artículo 22.—Las cajas auxiliares deben presentar las facturas canceladas y demás documentos de respaldo a la Oficialía Presupuestal o a quien se le haya asignado estas funciones, en el plazo establecido por ellos en los manuales de procedimiento interno, para que se les realice el reintegro correspondiente, estas facturas deben cumplir con los requisitos señalados en el artículo anterior. La Oficialía Presupuestal o quien lo sustituya tramitará ante el Ministerio de Hacienda el reintegro general, según los procedimientos establecidos para los gastos del Gobierno Central. La Tesorería Nacional una vez cumplidos los trámites, efectuará el deposito del reintegro en la cuenta bancaria autorizada.

Artículo 23.—El Oficial Presupuestal y los encargados de las cajas auxiliares deben procurar tramitar con la diligencia y frecuencia debida los reintegros de las sumas pagadas, para que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no llegue a agotarse. El monto mínimo que debe mantener el fondo para la solicitud de los reintegros, debe ser de un 10%.

CAPITULO 5

Artículo 24.—Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar compras menores se tramitarán por medio de un formulario prenumerado denominado "vale provisional de caja chica", en el cual se consignará la fecha, el monto, el nombre, firma de la persona que autoriza el bien o el servicio y firma del funcionario que recibe el dinero. Dicho vale se conservará en caja y será entregado a la persona que realizó la compra, una vez que presente la liquidación del dinero que le fue entregado. Los adelantos serán autorizados por los encargados de las cajas chicas, con el respectivo visto bueno del Oficial Presupuestal, o del que haga las veces de éste. La liquidación de los anticipos para compras, deberá producirse a más tardar el quinto día hábil siguiente al retiro del dinero y, se deberá tomar en cuenta, los procedimientos establecidos en los manuales internos, para estos fines.

Artículo 25.—En el caso de los adelantos y liquidaciones por concepto de viáticos, se tramitarán en el formulario para tal fin, debidamente aprobados por el jefe del departamento. Estos conceptos se regirán de conformidad con el Reglamento de Gastos de Viaje y sus modificaciones.

Artículo 26.—El funcionario que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero, no le será entregado otro anticipo hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.

Artículo 27.—Todo sobrante de dinero, originado en la liquidación del adelanto de caja chica por medio de cheque, deberá ser reintegrado para ser depositado en la cuenta bancaria respectiva, a más tardar el día hábil siguiente a la liquidación.

CAPITULO 6

Artículo 28.—Es responsabilidad del Oficial Presupuestal o quien haga las veces de éste, de diseñar y mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las prácticas sanas de control interno, el Manual de Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y demás Organos Sujetos a su Fiscalización, y a las directrices de la Tesorería Nacional.

Artículo 29.—El sistema de control de la administración del fondo de caja chica debe garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos, el registro de datos necesario para disponer de información confiable y oportuna, un sistema de archivo que permita la fácil localización de documentos, y otros que se estimen convenientes.

Artículo 30.—Los documentos de respaldo de operaciones de caja chica así como los arqueos trimestrales que se hayan practicado, deberán mantenerse en la Oficialía Presupuestal por al menos un año y a disposición de la Tesorería Nacional para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la Ley y el Reglamento General de Archivo y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control.

Artículo 31.—Los auditores de la Tesorería Nacional, efectuarán al menos una vez al año o cuando lo juzgue conveniente y necesario, la revisión del sistema de control establecido para la salvaguardia y el buen uso del fondo asignado en caja chica; a fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de estos controles.

Artículo 32.—Todos los fondos de dinero establecidos al amparo de este reglamento, operarán por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja o bancos y los documentos que respaldan las operaciones.

Artículo 33.—La Oficialía Presupuestal en consideración de las particularidades institucionales realizará un programa de revisiones, conciliaciones bancarias, arqueos internos, tanto del fondo central de caja chica como auxiliares. Se enviará una copia de este programa a la Tesorería Nacional. Por otra parte, comunicará formalmente los resultados de las revisiones, conciliaciones o arqueos practicados, en un lapso no mayor a tres días posterior de efectuado el control. Estos instrumentos de control interno serán aplicados de manera sorpresiva.

Artículo 34.—El titular del Ministerio o Poder, debe solicitar a la Auditoría Interna de su institución, incluir en el programa de trabajo de esa Dirección, como mínimo la realización de una auditoría anual del fondo general de caja chica.

Artículo 35.—Al final del ejercicio fiscal el Oficial Presupuestal enviará a la Tesorería Nacional un resumen de los movimientos habidos mediante el fondo general de caja chica, así como la comunicación del saldo disponible en bancos y efectivo. También debe realizar las previsiones y acciones correspondientes para la cancelación de gastos pendientes con cargo al periodo presupuestario por concluir.

Artículo 36.—Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez atendidos sus derechos de defensa, en caso que se determine un sobrante se debe depositar en forma inmediata al fondo general del Gobierno y enviar copia del entero debidamente cancelado a la Tesorería Nacional.

Artículo 37.—En casos eventuales de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica, y sobre los cuales no existe una solución inmediata, se debe realizar una investigación administrativa conforme lo establece la Ley de Administración Pública y plantear la denuncia que corresponde al Ministerio Público. Lo anterior, a efecto de determinar los responsables en caso de existir, realizar las gestiones de recuperación de los montos sustraídos y tomar las medidas correctivas del caso. La Tesorería Nacional no compensará los montos sustraídos, hasta tanto se cumpla los trámites indicados y se produzca la declaratoria de incobrabilidad por parte de la Oficina de Cobros Judiciales del Ministerio de Hacienda. Entre tanto, la información relacionada con estos actos debe ser reflejada en los arqueos.

Artículo 38.—Los intereses devengados por los saldos de la cuenta bancaria de caja chica deberán ser depositados al fondo general del Gobierno, en un plazo no mayor de ocho días, a partir del recibo del estado de cuenta bancario que consigne su acreditación.

Artículo 39.—Periódicamente y sin previo aviso, la Tesorería Nacional o las Auditorías Internas podrán efectuar revisiones de los fondos de caja chica centrales o auxiliares, sin detrimento de la función fiscalizadora que ejerce la Contraloría General de la República; e informará de los resultados al Oficial Presupuestal o las autoridades superiores de la institución. La Tesorería Nacional podrá solicitar a los Oficiales Presupuestales la exhibición de la documentación de respaldo de operaciones de caja chica, así como los estudios que considere necesario para las decisiones de apertura, ampliación, disminución o suspensión del fondo autorizado.

Artículo 40.—Toda caja chica auxiliar que se encuentre inactiva por un período mayor de tres meses o que no se considere necesaria su utilización se debe cerrar, para lo cual es necesario que la Oficialía Presupuestal atienda, entre otros, los siguientes procedimientos: a) Solicitud de cierre al Oficial Presupuestal por parte del jefe de programa u oficina, donde se encuentre ubicada la caja auxiliar, indicando las razones del cierre; b) realización de un arqueo por parte de funcionarios independientes a los de la administración del fondo, reposición de faltantes en caso de existir, depósito de los sobrantes al fondo general en caso de existir, levantamiento de acta con las existencias en efectivo y documentos; c) entrega formal de efectivo y documentos para custodia; d) cierre de cuentas, anulación de chequeras y depósito del disponible al fondo general del Gobierno.

Artículo 41.—En caso de que la Tesorería Nacional detecte incumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 7º de este Reglamento, que pudiese permitir un mal manejo de los fondos autorizados para caja chica, será motivo suficiente para proceder, a la suspensión temporal (sin previo aviso) o definitiva del fondo autorizado. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales correspondientes a los servidores responsables que actúan en forma directa y solidariamente.

CAPITULO 7

Artículo 42.—Las erogaciones que realicen las jefaturas departamentales u otros funcionarios con su peculio personal, para pagar materiales y suministros del Estado y; aquellas erogaciones, que incumplen con las estipulaciones de este reglamento o las directrices emanadas por la Tesorería Nacional y la administración institucional, serán de responsabilidad exclusiva del funcionario que las realizó; quién será acreedor de las sanciones que correspondan en los términos establecidos en el artículo 15 del presente Reglamento.

Artículo 43.—Los aspectos no contemplados en este reglamento, se regirán por la Ley General de la Administración Financiera de la República, la Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte, el Reglamento de la Contratación Administrativa y demás leyes conexas.

Artículo 44.—Se deroga el decreto ejecutivo Nº 23038-H del 14 de febrero de 1994 y sus reformas.

Artículo 45.—Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial "La Gaceta".

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los veintitrés días del mes de noviembre de mil novecientos noventa y nueve.

MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ ECHEVERRIA.—El Ministro de Hacienda, Leonel Baruch.—1 vez.—(Solicitud Nº 31244).—C-31160.—(84225).