28025-MTSS-MP

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y LOS MINISTROS DE LA PRESIDENCIA Y DE TRABAJO

Y SEGURIDAD SOCIAL

En uso de las facultades que les confieren los incisos 18 y 20 del artículo 140 de la Constitución Política y el artículo 25, inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública:

1º —Que la Junta de Protección Social de San José es un ente descentralizado con personería jurídica propia.

2º —Que el Reglamento Orgánico de la Junta de Protección Social de San José, es el instrumento legal vigente que dicta las pautas a seguir para el gobierno de las diferentes dependencias de la institución.

3º —Que la Junta de Protección Social de San José, es considerada por el Gobierno de la República como una de las instituciones pilares para el desarrollo de programas de reactivación social y para ello, considera necesario efectuar modificaciones e inclusiones a la reglamentación vigente con el fin de ajustarla a los propósitos que se pretenden dar. Por tanto,

Decretan:

REGLAMENTO ORGANICO

DE LA JUNTA DE PROTECCION SOCIAL DE SAN JOSE

CAPITULO I

Artículo 1º—La Junta de Protección Social de San José, que para los efectos de este Reglamento se denominará "La Junta", es la Institución de Bien Social más antigua de Costa Rica, que lucha por contribuir con el fortalecimiento del sistema de seguridad social y el mejoramiento de la calidad de vida de la población beneficiaria producto de las actividades que administra. Es un ente descentralizado con autonomía técnica, administrativa, funcional y organizacional, del Area Social del sector público, con personería jurídica propia, que tiene a su cargo la administración de todas las Loterías que existen en el territorio nacional cualesquiera que sean las modalidades. Le corresponde, asimismo, la Administración de los Cementerios General y Metropolitano de Pavas y de cualquier otro u otros que decida establecer, así como todas aquellas funciones que las leyes y los reglamentos le atribuyan.

La Junta, de acuerdo con sus posibilidades y los lineamientos del área social, contribuirá con sus rentas propias, para coadyuvar en los programas gubernamentales de desarrollo social y asistencial y cooperar con organismos que presten servicios de interés público. Todo lo anterior conforme a las leyes y normas que rijan la materia.

Artículo 2º—La institución estará dirigida por una Junta Directiva, la cual es su máximo órgano jerárquico. El nombramiento de esta Junta Directiva le corresponde al Consejo de Gobierno, para una vigencia de cuatro años, que termina el último día del mes de esa administración. El número de sus integrantes es de diez. Como órgano colegiado, estará integrada por un Presidente, nombrado por el Consejo de Gobierno, quién se desempeñará por todo el período de su nombramiento, un Vicepresidente, un secretario y siete vocales, designados por votación de sus integrantes y para fungir por períodos de un año, pudiendo ser reelectos, y debiendo realizarse su elección cada año, en la última quincena del mes de mayo. Los integrantes de la Junta, luego de ser juramentados por el Señor Presidente de la República, tomarán posesión de sus cargos, en los primeros ocho días después de su nombramiento. Todos los cargos de los miembros de Junta Directiva serán servidos ad honorem.

Artículo 3º—A la Junta Directiva de la Junta de Protección Social de San José, como órgano colegiado jerárquico superior, le corresponde dictar las normas que considere necesarias para el funcionamiento interno de la Institución.

Artículo 4º—El miembro de la Junta Directiva, que sin motivo justificado dejare de asistir a cuatro sesiones en forma consecutiva, perderá su cargo. Para tales efectos, la misma Junta hará la comunicación del caso al Consejo de Gobierno, con la finalidad de que se haga la sustitución respectiva. Igual procedimiento se seguirá en caso de fallecimiento o renuncia. En todos los casos de sustitución, quien reemplaza será nombrado por el tiempo que faltare por cumplir al miembro sustituido.

Artículo 5º—La Junta Directiva se reunirá una vez a la semana en forma ordinaria, a la hora y fechas que ella misma acuerde. Sin embargo, podrá celebrar sesiones extraordinarias cuando el Presidente lo ordenare o cuando así lo soliciten a éste dos o más miembros. En tales casos, deberá expresarse el motivo de la sesión y en ella no podrán ser conocidos otros asuntos a los expresamente citados en la convocatoria.

Artículo 6º—En todas las sesiones, el quórum lo formarán seis de los miembros. Sin embargo, si así lo dispusieren por unanimidad los miembros presentes, en caso urgente, se podrá sesionar válidamente treinta minutos después de la hora fijada para la reunión, con los asistentes que hubiere, siempre que éstos no sean menos de cuatro.

Artículo 7º—Los acuerdos se tomarán por mayoría absoluta de votos presentes, excepto en aquellos casos en que este Reglamento u otras leyes o reglamentos señalen una mayoría especial. En todos los casos de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.

Artículo 8º—La Junta Directiva como jerarca de la institución, tendrá las siguientes funciones:

a) Dictar las políticas que regirán la Institución.

b) Cumplir y velar porque se cumplan las leyes y los reglamentos referentes a las actividades que le correspondan, así como las disposiciones y acuerdos tomados por ella.

c) Nombrar y remover al Gerente, Sub-Gerente, Auditor Interno, Subauditor Interno y al Asesor Legal. Para hacer efectivos tales nombramientos y destituciones, se requerirá siempre del voto positivo de no menos de seis de los miembros de la Junta Directiva.

d) Aprobar los planes de los sorteos de las loterías.

e) Calificar el Plan Anual Operativo y autorizar los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la Institución, así como las modificaciones externas e internas que se emitan al respecto.

f) Conocer los Balances y Estados Financieros, así como los planes de inversión de la Institución.

g) Suscribir los carteles de las licitaciones públicas y por registro y conocer los recursos de objeción a los carteles.

h) Adjudicar o declarar desiertas, en su caso, las licitaciones públicas que se realicen, conforme a las leyes y los reglamentos que rigen la materia, y conocer las apelaciones que se originen de éstas.

i) Aprobar la apertura de las cuentas bancarias y designar los funcionarios que firmen en ellas.

j) Acreditar el importe económico de los planes de premios que corresponden a cada sorteo o juego, e indicar el tipo de lotería y el período de vigencia o fecha específica en que aplicará cada plan.

k) Autorizar la mecánica que se debe utilizar para la realización de los diferentes sorteos de sus loterías preimpresas. Así como también autorizar la mecánica para determinar los números o las combinaciones de números o de símbolos que determinarán los billetes, boletos, jugadas o apuestas favorecidos, cuando se trate de premios en la lotería instantánea, en las loterías electrónicas y de premios acumulados en las loterías tradicionales.

l) Indicar el porcentaje máximo por recibir de los billetes que no hayan sido vendidos por los adjudicatarios.

m) Dictar y aprobar los reglamentos que regulan la marcha de la Institución.

n) Aprobar el programa anual de trabajo de la Auditoría Interna, así como asignarle estudios y asesorías en el campo de su competencia.

o) Crear y eliminar las plazas de personal conforme a los servicios y necesidades que requiera La Junta, previo informe del Gerente.

p) Realizar convenios, contratos o acuerdos con Instituciones Públicas o Privadas, sociedades comerciales, personas jurídicas o físicas, para el expendio de sus productos autorizados por ley.

q) Cualquier otra que señale la ley, éste y cualquiera de los reglamentos.

Artículo 9º—El Presidente es el representante legal, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma de la Junta, pudiendo delegar tal poder en el Gerente. Sin embargo, para la disposición definitiva de bienes, se requerirá del acuerdo previo de la Junta Directiva y se acatará lo que sobre esta materia dispongan la ley y los reglamentos respectivos. Tendrá, además, las siguientes funciones:

a) Presidir las sesiones y dirigir sus debates.

b) Ordenar las convocatorias a sesiones ordinarias y extraordinarias.

c) Preparar el orden del día junto con el Gerente.

d) Resolver cualquier asunto en caso de empate en el seno de la Junta Directiva, para lo cual tendrá voto de calidad.

e) Suscribir la correspondencia dirigida a los miembros de los Supremos Poderes .

f) Asistir a las Comisiones de trabajo donde por reglamento se requiera de su presencia.

g) Las que le encomiende expresamente la Junta Directiva y, las que en general, le correspondan en razón de su cargo o por mandato de ley o los reglamentos.

Artículo 10.—El Secretario tiene las siguientes funciones:

a) Velar para que se lleve correctamente y al día el libro de actas.

b) Auxiliar al Presidente en el desarrollo de las sesiones.

c) Suscribir la correspondencia que no sea privativa del presidente. Esta función podrá ser delegada, a juicio de la Junta Directiva en la Gerencia.

d) Cualquier otra compatible con sus funciones o que expresamente le encomiende la Junta Directiva.

Artículo 11.—En caso de enfermedad y, en general, cuando concurra alguna ausencia que impida su asistencia normal a sesión, el Secretario de la Junta Directiva, será sustituido por un secretario interino. En caso de impedimento para que asistan el Presidente o el Vicepresidente, serán sustituidos por un Presidente interino. Estos nombramientos se hacen para la sesión en la que ocurre la ausencia, al inicio y por votación de la mayoría de los asistentes.

CAPITULO II

SECCION PRIMERA

Artículo 12.—La Junta tendrá las siguientes dependencias:

a) Gerencia y Sub-Gerencia

b) Auditoría Interna

c) Asesoría Legal

d) Dirección Administrativa conformada por las siguientes Dependencias: Proveeduría, Recursos Humanos, Sección de Seguridad y Vigilancia, Archivo Central, Unidad de Seguros y Servicios Generales.

e) Dirección de Producción y Ventas conformada por los Departamentos de Imprenta y Litografía, Loterías, Inspectores y Mercadeo.

f) Dirección Financiera Contable conformada por los Departamentos de Tesorería, Contabilidad y Presupuesto y Revisión y Control.

g) Los Departamentos de Planificación, Acción Social, Informática, La Sección de Cementerios y la Contraloría de Servicios dependen directamente de la Gerencia.

Artículo 13.—La administración de la institución la ejercerá un Gerente, quién será el jefe administrativo de máxima jerarquía. Sus atribuciones y funciones serán las que le asigne la Junta Directiva y la Presidencia, además de las siguientes:

a) Dictar las medidas administrativas que estime convenientes para planear, dirigir, coordinar y supervisar la labor administrativa de la institución, vigilando la organización y funcionamiento de todas sus dependencias, observando las leyes y reglamentos y el cumplimiento de las resoluciones de la Junta Directiva. También tiene a su cargo establecer y actualizar los controles internos necesarios para la buena marcha de la institución.

b) Planear, dirigir, coordinar y supervisar la formulación del Plan Anual Operativo y del presupuesto de ingresos y egresos de la institución, presentándolo para su aprobación a la Junta Directiva.

c) Nombrar a los Directores de Area y a los Jefes de Departamento, para lo cual debe contar con el aval de la Junta Directiva.

d) Ejecutar los acuerdos tomados por la Junta Directiva que directamente corresponden a la Gerencia e informar sobre el resultado de la gestión. Asimismo, velará por el cumplimiento de los demás acuerdos tomados por la Junta Directiva e informará sobre el resultado de sus gestiones.

e) Revisar y aprobar en forma preliminar los planes de loterías preparados por la Dirección de Producción y Ventas y someterlos a conocimiento de la Junta Directiva, para su aprobación final.

f) Suscribir las campañas publicitarias propuestas por el Departamento de Mercadeo, o la Dirección de Producción y Ventas y someterlas al conocimiento de la Junta Directiva, para su aprobación final.

g) Presidir el Consejo Administrativo de la institución, que deberá reunirse al menos una vez por mes. Este estará conformado por el Gerente, Sub-Gerente, Directores de Area, Jefes de los Departamentos de Informática, Planificación, Asesoría Legal y Acción Social.

h) Ejercer la representación administrativa, judicial y extrajudicial de la institución, con carácter de apoderado general.

i) Supervisar los sorteos de loterías Nacional, Popular, Instantánea y cualquier otro que en el futuro se establezca, así como los Programas de Televisión y otros medios.

j) Proponer a la Junta Directiva las normas generales y las políticas de la Institución y cuidar de su debido cumplimiento.

k) Firmar los cheques de la Institución en forma mancomunada con las personas que la Junta Directiva establezca al respecto, verificando las respectivas aprobaciones de las unidades administrativas que gestionan y presupuestan el desembolso, así como de revisar y asegurar su correcta cancelación.

l) Proponer a la Junta Directiva la creación y eliminación de plazas conforme a las necesidades y servicios requeridos por la Junta.

m) Establecer sanciones disciplinarias del personal administrativo de la Institución siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley General de la Administración Pública.

n) Aprobar los manuales de procedimientos y funciones que considere necesarios para el funcionamiento interno de la institución.

o) La Gerencia podrá adelantar o posponer la fecha de cualquier sorteo, como también suprimir uno o más sorteos, previa aprobación de la Presidencia de la Junta Directiva, quién lo hará del conocimiento de la Junta Directiva en la primer sesión que se efectúe posterior al sorteo. Lo anterior por razones especiales que así lo justifiquen. Esta circunstancia deberá comunicarse al público por los medios que estime adecuados. En caso de anticipar o suprimir el sorteo, deberá comunicarlo con cinco días hábiles de anticipación a la realización del sorteo y en caso de posposición, la comunicación podrá hacerse con no menos de un día hábil de anticipación a la fecha original.

p)

q) Adjudicar o declarar desiertas, en su caso, las licitaciones por registro y restringidas, conforme a las leyes que rigen la materia.

r) Autorizar las tarifas, planes, traspasos de arrendamiento y proyectos relacionados con los Cementerios a cargo de la Junta de Protección Social de San José.

s) Cualquier otra que le asigne la Junta Directiva.

Artículo 14.—La Sub-Gerencia ejercerá las siguientes funciones:

a) Subordinar sus acciones a la Gerencia y sustituir al Gerente en las ausencias temporales.

b) Dirigir las unidades administrativas que le asigne el Gerente, así como desarrollar otras funciones por éste designadas, para la buena marcha de la Institución.

c) Firmar los cheques de la Institución en forma mancomunada con las personas que la Junta Directiva establezca al respecto, verificando las respectivas aprobaciones de las unidades administrativas que gestionan y presupuestan el desembolso, así como revisar y asegurar su correcta cancelación.

d) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Junta Directiva.

Artículo 15.—La Auditoría de la institución está a cargo de un Auditor Interno y de un Subauditor Interno, los cuales deben ser contadores públicos autorizados. El Auditor depende directamente de la Junta Directiva y está bajo el control y vigilancia de ésta. La Auditoría estará conformada por las áreas de fiscalización, que desde el punto de vista técnico defina el Auditor Interno.

Las funciones encomendadas a la Auditoría son las siguientes:

a) Confeccionar el programa anual de trabajo, el cual indicará los estudios de auditoría por realizarse, de conformidad con los recursos asignados. Los estudios se efectuarán con independencia de criterio en su materia de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y demás disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. Para el cumplimiento de sus funciones no está sujeta a procedimientos, autorizaciones, ni coordinaciones con las unidades administrativas de la Institución.

b) Verificar el cumplimiento, la suficiencia y la validez del sistema de control interno establecido por la administración activa y proponer las medidas correctivas, todo ello deberá realizarse en coordinación con la jefatura de la Unidad respectiva, cuando se considere necesario. Tendrá acceso a todos los activos, lugares y documentos propiedad de la Junta de Protección Social de San José.

c) Asesorar a la Junta Directiva y a la Presidencia en materia de su especialidad, así como a la Administración Activa, cuando procede.

d) Velar por el cumplimiento de las recomendaciones giradas en sus informes o estudios especiales, e informar a la Gerencia o Junta Directiva sobre su acatamiento.

e) Fiscalizar en el acto la realización de los sorteos de loterías y demás programas para verificar que se realicen con transparencia, seguridad y confiabilidad.

f) Informar acerca de cualquier caso de fraude, desfalco, malversación o distracción de fondos públicos; cualquier conducta impropia de un funcionario u otra irregularidad grave que apareciera como resultado de su desempeño.

g) Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, de las políticas y de los acuerdos que rigen la entidad, así como la correcta aplicación de las leyes y decretos que rigen a la Administración Pública.

h) Fiscalizar en el acto la devolución de excedentes de loterías de los adjudicatarios.

i) Verificar la impresión de las listas oficiales de premios de loterías de los sorteos que se efectúen los días domingos o en un día no laboral, el cual conlleve la apertura de las instalaciones del Departamento de Imprenta y Litografía.

j) Designar a los auditores que ocuparán las plazas vacantes o temporales y los ascensos, de conformidad con los procedimientos de selección y reclutamiento de la Institución.

k) Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que legal o reglamentariamente, debe llevar la Institución.

l) Realizar otras labores que estén enmarcadas dentro del contexto legal que cubre a las Auditorías Internas de las instituciones públicas y las que determine la Contraloría General de la República.

m) Rendir los informes pertinentes a la Junta Directiva.

n) Cualquier otra función que se le encomiende dentro del marco de su competencia.

Artículo 16.—La Asesoría Legal cuenta con una Jefatura a cargo de un abogado nombrado por la Junta Directiva a quien le corresponde la atención de todos los asuntos legales que atañen a la institución. Esta unidad contará con los abogados que requiera para el buen desempeño de sus labores. Tiene las siguientes funciones:

a) Emitir el criterio y el fundamento legal cuando la Junta Directiva, la Gerencia, la Auditoría y las demás dependencias administrativas le formulen consultas de interés institucional, en función a su materia.

b) Producir los documentos legales correspondientes, en los casos en que la Institución aparezca como parte actora o demandada, con el fin de salvaguardar los intereses de la Junta. Asimismo, debe informar periódicamente a la Gerencia y a la Junta Directiva sobre el resultado de dichas gestiones.

c) Elaborar y revisar los proyectos de reglamentos y de leyes que le asigne la Junta Directiva, así como cualquier otra actividad que se le encomiende.

d) Preparar y revisar los diferentes convenios, acuerdos y contratos que requiera la Institución, con el apoyo de los órganos técnicos de la Administración.

e) Asesorar y representar a la Junta en todos los procesos administrativos y judiciales.

f) Refrendar los convenios, acuerdos y contratos y las firmas de las autorizaciones provisionales, así como revisar los documentos legales de todas las organizaciones beneficiarias de la Institución.

g) Cualquier otra función que le encomiende la Junta Directiva o la Gerencia.

Artículo 17.—El Departamento de Informática es responsable de las siguientes funciones:

a) Evaluar las necesidades de automatización de la Institución, e identificar las aplicaciones y sistemas de información de las diferentes áreas funcionales susceptibles de ser automatizadas.

b) Efectuar la planificación necesaria para el desarrollo, la creación y el mantenimiento de dichos sistemas, conforme a las políticas y las prioridades establecidas por la administración superior.

c) Ofrecer soporte, asesoría y soluciones informáticas que garanticen a la Institución un desarrollo sostenido.

d) Definir las necesidades de programas y de equipos que requiere la Institución y sobre las cuales estarán concebidos sus sistemas de información.

e) Establecer las especificaciones técnicas para la contratación de bienes y servicios de base tecnológica en el campo de la informática y emitir las recomendaciones pertinentes para la adquisición de dichos bienes y servicios.

f) Establecer y mantener los sistemas de procesamiento de datos, de comunicación y de soporte de la administración activa; prever las medidas necesarias para salvaguardar la seguridad lógica y física de la información procesada, de los sistemas de información y del equipo, de manera que, ante una eventualidad, se asegure la continuidad de las operaciones de la Institución.

g) Rendir ante la Gerencia, con la periodicidad que le sean solicitados, informes sobre la planificación, la ejecución de proyectos y la utilización de recursos.

h) Obtener las licencias de todos y cada uno de los sistemas y programas que se utilizan en la Institución.

i) Cualquier otra función que se le encomiende en el marco de su competencia.

SECCION SEGUNDA

Artículo 18.—Para coordinar en forma eficaz los recursos y los servicios, con el fin de eliminar la duplicidad de funciones, ampliar el campo de especialización del personal y facilitar el control de las operaciones, la Junta tendrá las Direcciones, Departamentos y Servicios que se consideren convenientes para el debido funcionamiento de la Institución.

Los Directores de Area son los superiores jerárquicos inmediatos de las jefaturas de los Departamentos y demás dependencias que conformen su área de trabajo. Son los responsables ante la Gerencia sobre el eficiente funcionamiento administrativo de la dirección a su cargo. Esa responsabilidad consiste en supervisar, controlar, organizar y dirigir al personal a su cargo, y dejar evidencia formal del desarrollo de sus funciones, establecidas en los manuales de organización, así como en la normativa que regula su actividad.

Artículo 19.—La Jefatura de Departamento o dependencia es la responsable de las labores administrativas y técnicas que se realicen en su unidad, así como de su correcto y eficiente funcionamiento, de acuerdo con las normas establecidas en el Reglamento Autónomo de Servicio, en el Manual de Organización y Funciones de la Junta, en las disposiciones superiores, en las recomendaciones aceptadas que al efecto emita la Auditoría Interna, en los campos de su competencia y en la normativa jurídica vigente.

Artículo 20.—A la Contraloría de Servicios le corresponden las siguientes funciones:

a) Atender, gestionar y dar seguimiento a las denuncias presentadas por los usuarios, con el objeto de ofrecer solución y garantizar los derechos de los ciudadanos.

b) Vigilar la debida prestación de servicios. Identificar deficiencias y situaciones de conflicto con el público y los clientes, con el propósito de emitir las recomendaciones pertinentes ante el Superior Jerárquico.

c) Presentar propuestas ante el Superior Jerárquico para que se adopten políticas, normas y procedimientos en procura de una prestación de servicios oportuna y eficaz.

d) Coordinar la aplicación de los procesos de reforma institucional y simplificación de trámites, relativos a la prestación de servicios aprobados por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

e) Promover la creación, coordinación, seguimiento y evaluación de los programas específicos sobre información y orientación de servicios públicos. Para el cumplimiento de estas actividades se tomarán en consideración las condiciones de la institución, así como las de sus diversas dependencias.

f) Organizar y coordinar mecanismos de información y de orientación dirigidos a los usuarios de los servicios que presta la institución.

g) Elaborar, mantener actualizado y divulgar un "Manual de Servicios", que deberá contener información clara en cuanto a los derechos y obligaciones de los usuarios.

h) Presentar informes semestrales ante el Superior Jerárquico, sobre las actividades desempeñadas por la Contraloría de Servicios. Copia de los informes será remitida al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y a la Defensoría de los Habitantes, durante el mes siguiente a su emisión.

i) Promover la creación de funciones contraloras en las dependencias físicamente desconcentradas y ejercer supervisión técnica sobre éstas, a fin de que cumplan eficaz y eficientemente con sus objetivos.

j) Toda otra función encomendada por el Superior Jerárquico relacionada con el mejoramiento en la prestación de servicios de la institución.

k) Recomendar y promover la suscripción de convenios de cooperación y coordinación con la Defensoría de los Habitantes y otras instituciones a fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

Artículo 21.—El Departamento de Acción Social es responsable de las siguientes funciones:

a) Proponer a la Gerencia diferentes políticas, planes y programas de trabajo por ejecutar en relación con los estudios socioeconómicos que ésta debe realizar.

b) Confeccionar, ejecutar y mantener actualizado el plan de programaciones de adjudicatarios, de elegibles para ser adjudicatarios, de beneficiarios de los recursos generados por la Institución y otros registros necesarios para el correcto desempeño de sus funciones.

c) Preparar las investigaciones y estudios de carácter social y determinar la situación de los adjudicatarios y de los elegibles para convertirse en adjudicatarios, con el fin de brindar la asesoría en el campo de su competencia a los órganos superiores.

d) Evaluar y realizar estudios referentes a las solicitudes de las organizaciones y de las entidades que requieren financiamiento de necesidades básicas y de proyectos con recursos producto de los premios prescritos y no vendidos, superávit libre de operaciones y otras utilidades de las loterías y emitir las recomendaciones pertinentes a la comisión institucional respectiva.

e) Formar parte de las comisiones que le asigne la Gerencia y la Junta Directiva, así como las que se establecen en las leyes y los reglamentos existentes.

f) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia en el campo de su competencia.

Artículo 22.—El Departamento de Planificación es responsable de las siguientes funciones:

a) Coordinar los planes y programas de corto, mediano y largo plazo que se ejecutarán en la institución.

b) Establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para crear o modificar los sistemas operativos y organizativos, de acuerdo con las exigencias de la Institución.

c) Crear métodos prácticos y procedimientos que tiendan a simplificar y racionalizar las operaciones.

d) Realizar estudios para determinar la adecuada utilización del espacio físico, la distribución de funciones y responsabilidades dentro de la organización, con el fin de maximizar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales de la institución y sugerir los cambios respectivos.

e) Elaborar y controlar el Plan Anual Operativo de la Institución, en concordancia con las políticas que dicte la instancia superior, así como los entes externos. Y, asegurárse de que éste se enmarque dentro de los parámetros de eficiencia, eficacia y economía que se requieren.

f) Cualquier otra función que se le encomiende en el marco de su competencia.

Artículo 23.—La Dirección Administrativa tiene las siguientes funciones:

a) Supervisar y controlar el desempeño de las dependencias a su cargo.

b) Resolver los procesos disciplinarios elevados para su conocimiento por el Departamento de Recursos Humanos, que sean de su competencia.

c) Velar porque se cumplan las políticas normativas y demás disposiciones, estipuladas para los Departamentos o Secciones a su cargo.

d) Firmar los cheques de la Institución que se le asignen en forma mancomunada con las personas que le indique la Junta Directiva, después de verificar que la documentación que respalda la erogación sea suficiente y competente conforme a los trámites internos y, que cuente con las respectivas aprobaciones de las unidades administrativas, que gestionan el desembolso, así como de la revisión de su correcta cancelación.

e) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia en campo de su competencia.

Artículo 24.—El Departamento de Proveeduría es responsable de:

a) Efectuar los trámites de contratación, conforme a la Ley General de la Contratación Administrativa y su respectivo reglamento.

b) Llevar debidamente el registro de proveedores, así como elaborar anualmente el programa de compras, que deberán ser publicados en el diario oficial "La Gaceta" y en un diario de circulación nacional, invitando a los posibles proveedores a inscribirse en el registro.

c) Tramitar las compras y contrataciones directas, del inventario y la custodia de útiles y materiales de oficina y otros artículos que permanecen en bodega.

d) Tramitar las importaciones y coordinar con las agencias de aduana y otros.

e) Elaborar los carteles de licitación necesarios, con el apoyo de la unidad técnica correspondiente según la materia y darle seguimiento a todo el proceso.

f) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Dirección Administrativa y la Gerencia, en el campo de su competencia.

Artículo 25.—El Departamento de Recursos Humanos tiene bajo su responsabilidad las siguientes funciones:

a) Aplicar normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las actividades relacionadas con la administración y dirección de Recursos Humanos.

b) Tramitar como órgano del proceso disciplinario lo referente a aquellos funcionarios que no dependan del Gerente o de la Junta Directiva, y elevar el caso al Director Administrativo, con la excepción de los órganos disciplinarios que establece la Junta Directiva.

c) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Dirección Administrativa y la Gerencia, en el campo de su competencia.

Artículo 26.—La Sección de Seguridad y Vigilancia es responsable de salvaguardar la integridad física del personal, del público y de los bienes de la Institución.

Artículo 27.—La Sección de Servicios Generales estará integrado por las unidades de Seguros, Archivo Central, Correspondencia, Mantenimiento, Transporte, Aseo y Limpieza, y debe suministrar un servicio eficiente en las áreas que lo requiera la Institución.

Artículo 28.—La Unidad de Archivo es responsable de custodiar el acervo documental de las dependencias de la Institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos y de conformidad con la Ley Nacional de Archivo.

Artículo 29.—La Unidad de Seguros es responsable de:

Proporcionar y mantener al día, una cobertura de seguros que cubra en forma adecuada los recursos humanos, así como los de carácter material y económico de la Institución.

Artículo 30.—La Dirección de Producción y Ventas cuenta con las siguientes responsabilidades:

a) Supervisar y controlar las dependencias a su cargo.

b) Presentar ante la Gerencia, estudios de mercado, planes de sorteos, programas de producción e informes sobre la aplicación de la Ley de Loterías.

c) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia en el campo de su competencia.

Artículo 31.—El Departamento de Loterías es responsable de administrar y distribuir las Loterías Nacionales, en forma eficiente y adecuada, de conformidad con las regulaciones y normativas legales que existan al respecto.

Artículo 32.—El Departamento de Inspectores tiene la función de fiscalizar el cumplimiento de las Leyes y Reglamentos vigentes, en materia de Loterías.

Artículo 33.—El Departamento de Imprenta y Litografía es el responsable de elaborar y ejecutar el programa anual de producción de loterías de imprenta y litografía.

Artículo 34.—El Departamento de Mercadeo es responsable de las siguientes funciones:

a) Elaborar los estudios de mercado con el fin de que la Institución disponga de un adecuado conocimiento de éste para la toma de decisiones.

b) Elaborar el presupuesto anual de publicidad.

c) Coordinar con las Agencias Publicitarias, la Dirección de Producción, la unidad de Ventas y la Gerencia, todo lo relacionado con las campañas que se formulen, en especial su producción y pauta.

d) Coordinar eventos, cuyo propósito principal sea la consecución de una mejor imagen institucional, así como un conocimiento preciso sobre las loterías que se distribuyan.

e) Firmar en forma mancomunada con el Gerente los presupuestos de publicidad.

f) Elaborar los estudios de mercado necesarios para la preparación de los programas de distribución de los recursos generados por la venta de lotería, a las organizaciones de bienestar social.

g) Realizar los estudios de mercado necesarios para la preparación de las campañas de promoción y venta de criptas en los cementerios.

h) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia o la Dirección de Producción y Ventas en el campo de su competencia.

Artículo 35.—La Dirección Financiero Contable tiene las siguientes obligaciones:

a) Supervisar y controlar las dependencias a su cargo.

b) Firmar los cheques de la Junta en forma mancomunada con quienes designe la Junta Directiva, previa verificación de las respectivas aprobaciones de las unidades administrativas que gestionan y presupuestan el desembolso.

c) Aprobar las transferencias e inversiones transitorias de conformidad con las políticas y directrices giradas por la Autoridad Presupuestaria, aspectos sobre los que debe presentar informes a la Junta Directiva incluyendo la fecha de vencimiento de las inversiones.

d) Verificar y establecer controles en el área de recursos económicos como son recaudación, custodia, informes de tesorería, presupuesto, flujos de caja, pagos, conciliaciones, informes de costos y toda otra información en la materia.

e) Recibir y aprobar en primera instancia los presupuestos de la institución, sus modificaciones internas y externas, los informes de ejecución presupuestaria y la liquidación anual, para ser elevados a la Gerencia.

f) Analizar y aprobar la correcta ejecución del presupuesto y registro contable de la Institución, e informar mensualmente a la Gerencia y a la Junta Directiva sobre la situación económico financiera de la Institución.

g) Autorizar cualquier cambio que se produzca en la nomenclatura y procedimiento del sistema contable.

h) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia en el campo de su competencia.

Artículo 36.—El Departamento de Contabilidad y Presupuesto es responsable de realizar las siguientes funciones:

a) Llevar la contabilidad de la institución de acuerdo con las normas técnicas de la materia y, conforme las disposiciones que al efecto dicten la Junta Directiva, la Gerencia la Dirección Financiero Contable y la Contraloría General de la República.

b) Mantener la estructura contable acorde con las necesidades institucionales, y con las rutinas de control financiero y administrativo necesarias para la toma de decisiones.

c) Establecer en conjunto con el Departamento de Planificación, la metodología y los procedimientos para la elaboración del presupuesto y conciliarlo con los entes gubernamentales que regulan esta materia.

d) Elaborar y mantener el control contable, económico y financiero del presupuesto, así como la ejecución de las disposiciones que le son propias conforme a lo dispuesto en las leyes.

e) Cualquier otra función especial o general que le asigne la Gerencia y la Dirección Financiero Contable en el campo de su competencia.

Artículo 37.—El Departamento de Tesorería será responsable de las siguientes funciones:

a) Recaudar los ingresos de la Institución.

b) Establecer y mantener los controles necesarios para la exacta recaudación de los ingresos.

c) Custodiar los valores tales como dinero en efectivo, inversiones, lotería pagada y otros.

d) Emitir los cheques de pago de la Institución, los cuales deben firmarse en forma mancomunada con las personas que la Junta Directiva establezca al respecto, que además deben estar acordes con el presupuesto de gasto y las leyes vigentes, ya que es el único órgano autorizado para pagar en nombre de la Junta asi como de recibir las cantidades que deban ingresar a las arcas institucionales.

e) Cualquier otra función que le encomiende la Gerencia y la Dirección Financiera en el campo de su competencia.

Artículo 38.—El Departamento de Revisión y Control es responsable de las siguientes funciones:

a) Revisar los premios pagados por los cajeros del Departamento de Tesorería, a partir del día hábil siguiente de su pago, así como los pagados por las Agencias autorizadas por la Junta Directiva. Tiene bajo su responsabilidad la custodia de esta lotería hasta su prescripción y destrucción.

b) Constatar el correcto pago, que a través de cheques u otros medios, realiza la Institución, comprobando la veracidad de la documentación que justifica el pago, así como su validez y suficiencia.

c) Constatar que los documentos justificantes de las liquidaciones que presentan los beneficiarios de donaciones con fondos producto de premios prescritos y no vendidos de las loterías, así como los girados con recursos generados por concepto de superávit libre de operaciones, lotería instantánea y Consejo Técnico de Asistencia Médico Social.

d) Cualquier otra función que se le asigne en materia de su competencia.

Artículo 39.—La Administración de cementerios tiene a su cargo todas las actividades referentes al funcionamiento y administración del Cementerio General, el Metropolitano de Pavas y de cualquier otro que en el futuro administre la institución.

Artículo 40.—Se derogan expresamente los Decretos Ejecutivos Nº 11276-P del 27 de febrero de 1980, 23412 MTSS del 5 de julio de 1994, 26035 MP del 29-5-97 y todas las disposiciones que se le adicionan y reforman. Deróguese también cualquier otra disposición reglamentaria que contradiga o se oponga a lo preceptuado en el presente Decreto.

Rige a partir de su publicación.

Dado en la Casa Presidencial.—San José, a los veintitrés días del mes de julio de mil novecientos noventa y nueve.

MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ ECHEVERRIA.—Los Ministros de la Presidencia, a. i., Lorena Vásquez Badilla y de Trabajo y Seguridad Social, Víctor Morales Mora.—1 vez.—(O.C. 48806).—C-59500.—(49164).