27784-MEP

EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

Y EL MINISTRO DE EDUCACION PUBLICA

En el ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política; y con fundamento en lo establecido por la Ley de Creación de Obras Pública y Transportes, Nº 4786 del 5 de julio de 1971 y sus reformas; la Ley de la Contratación Administrativa, Nº 7494 del 2 de mayo de 1995; el Reglamento General de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 25038-H del 6 de marzo de 1996; y la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978,

1º—Que es competencia del Ministerio de Educación Pública, entre otras cosas, el establecimiento de la normativa jurídica óptima para la debida regulación interna de sus dependencias administrativas, con el fin de garantizar el oportuno y eficiente cumplimiento de sus objetivos y funciones primordiales.

2º—Que en la actualidad este Ministerio carece de una flota automotor adecuada que posibilite ser facilitada a los distintos funcionarios con el fin de ejercer sus diferentes funciones a nivel nacional.

3º—Que un número importante de funcionarios de este Ministerio poseen vehículos de su propiedad, en buenas condiciones de funcionamiento, los cuales se encuentran en la posibilidad de ser arrendados para los fines y propósitos del control que se ha indicado.

4º—Que conforme a lo dispuesto por el artículo 79.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 25038-H del 6 de marzo de 1996 se autoriza el arrendamiento de vehículos propiedad de los funcionarios públicos, a la misma Administración, si para el cumplimiento de sus funciones deban desplazarse y resultare más económico y razonable el pago de un precio por la utilización de dichos vehículos.

5º—Que, asimismo, se precisa dotar de un control interno adecuado, conforme lo indica el citado artículo 79.8 del Reglamento General de Contratación Administrativa, con el fin de garantizar el uso racional, apropiado y debido a esta modalidad de contratación, tal y como se establece por el presente Reglamento. Por tanto,

Decretan:

REGLAMENTO PARA EL ARRENDAMIENTO DE VEHICULOS PROPIOS DE FUNCIONARIOS DEL MINISTERIO

DE EDUCACION PUBLICA (MEP)

CAPITULO I

Artículo 1º—Definiciones: Para los efectos interpretativos del siguiente Reglamento, los siguientes términos se definen así:

1.1 Contrato: Documento suscrito entre el MEP y el respectivo funcionario, mediante el cual se establecen las condiciones específicas bajo las cuales podrá arrendar dicho funcionario su vehículo al MEP.

1.2 Funcionario: Toda persona que presta sus servicios para el MEP, conforme a los términos del artículo 111 de la Ley General de la Administración Pública.

1.3 MEP: Siglas que corresponden al Ministerio de Educación Pública.

1.4 Propietario: Es el funcionario del MEP cuyo vehículo aparece en el Registro Nacional inscrito a su nombre.

1.5 Reglamento: Se refiere al presente "Reglamento para el Arrendamiento de Vehículos propios de funcionarios del Ministerio de Educación Pública.

1.6 Tarifa: Valor establecido por la Contraloría General de la República para cubrir el costo por kilometraje recorrido.

Artículo 2º—Objeto:

2.1 El presente Reglamento tiene por objetivo primordial establecer las regulaciones que permitan que el MEP autoricen a sus funcionarios para el uso de sus propios vehículos en funciones exclusivas de su cargo, entendiéndose por éstas, el desempeño de los trabajos oficiales de la Institución que le son normalmente asignados o que les fueren encargados y que, a tales fines, requieran su traslado a distintas dependencias administrativas del Estado o a diversas zonas del territorio nacional.

2.2 Todo funcionario que, con sujeción al presente Reglamento, pusiere a disposición de este Ministerio el vehículo de su propiedad, obtendrá por este concepto una retribución, según lo establecido al efecto.

CAPITULO II

Artículo 3º—Propiedad. Será requisito esencial para optar a la contratación de este tipo de servicio, que el vehículo objeto de arrendamiento al MEP aparezca inscrito en el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores del Registro Nacional a nombre del funcionario respectivo interesado en dicho arrendamiento.

Artículo 4°—Del Registro de Elegibles.

4.1 Todo funcionario interesado en arrendar su vehículo al MEP, presentará una solicitud por escrito, indicando las características del mismo así como cualquier otro detalle o característica que estime de importancia, conjuntamente con la documentación que se establece por el presente Reglamento.

4.2 El Departamento de Servicios Generales, con base en dichas solicitudes, mantendrá un "Registro de Elegibles" de los funcionarios propietarios de vehículos que estuvieren dispuestos a contratar este tipo de servicio con el MEP.

4.3 Queda a discreción del MEP, rechazar, incluir o excluir del "Registro de Elegibles", las solicitudes de los funcionarios propietarios de vehículos que llegaren a presentarse.

Artículo 5°—Del Contrato:

5.1 Cuando del MEP requiera que un vehículo propiedad de un funcionario, incluido dentro del "Registro de Elegibles", le fuera arrendado, deberá el respectivo funcionario apersonarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación, para la correspondiente firma del Contrato, documento que además de recoger las obligaciones y derechos contractuales de las partes, fijará el plazo, la tarifa aplicable y otras condiciones generales y específicas de dicha contratación.

5.2 La no presentación del funcionario respectivo dentro del plazo indicado determinará que se dicte el correspondiente acto declarando "no elegible" dicho vehículo a los efectos del presente Reglamento.

Artículo 6°—De la autorización del superior inmediato. Todo funcionario que estuviese interesado en arrendar su vehículo a este Ministerio e inscribirse dentro del "Registro de Elegibles" deberá obtener la autorización de su superior inmediato, la cual deberá adjuntar a su solicitud.

Artículo 7°—Requisitos. En todo caso, constituirán requisitos esenciales que deberá cumplir el funcionario interesado en arrendar el vehículo de su propiedad al MEP, los siguientes:

7.1 Solicitud expresa dirigida al Departamento de Servicios Generales (Control de Transportes), indicando su nombre completo, dirección del domicilio, puesto que ocupa, funciones que ejerce, lugar de trabajo y otras características que permitan la mejor valoración de su caso.

7.2 Documento autorizativo extendido por su superior inmediato.

7.3 Certificación del Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores del Registro Nacional en donde se haga constar la propiedad y características del vehículo.

7.4 Copia certificada del derecho de circulación, el ecomarchamo y las revisiones técnicas al día;

7.5 Copia de la Licencia que habilita a dicho funcionario para la conducción del respectivo vehículo.

7.6 Póliza del Instituto Nacional de Seguros, cuya cobertura corresponda, razonablemente, según lo determine el MEP, a los conceptos de lesiones, muerte y daños a la propiedad de terceros en caso de accidente.

Artículo 8°—Del Vehículo:

8.1 El vehículo propiedad de un funcionario que se presente inscribir en el "Registro de Elegibles", con el propósito de suscribir, eventualmente, un contrato de arrendamiento con el MEP, deberá estar en buenas condiciones de funcionamiento y su odómetro deberá encontrarse en perfectas condiciones.

8.2 El vehículo deberá ser adecuado para la clase de trabajo que se va a destinar, calificación que llevará a cabo el Departamento de Servicios Generales del MEP.

Artículo 9°—Incumplimiento de los requisitos del Reglamento. En ningún caso se incluirá dentro del "Registro de Elegibles", ni se podrá contratar ni autorizar el uso de un vehículo propiedad de funcionarios para que ejerza labores o gestiones del MEP, si de previo el propietario no ha cumplido con la totalidad de los requisitos establecidos en este Reglamento.

Artículo 10.—Del formulario.

10.1 Todos los propietarios de vehículos que en virtud de las disposiciones del presente Reglamento resultaren elegibles y, posteriormente, suscribieren un contrato de arrendamiento, deberán utilizar un formulario especialmente diseñado para los gastos de kilometraje, el que deberá contener como mínimo las siguientes características:

CAPITULO III

Artículo 11.—Tarifa.

11.1 El MEP cancelará por el servicio de arrendamiento que se le hiciere de vehículos propiedad de sus funcionarios, la tarifa por kilómetro que hubiere autorizado la Contraloría General de la República para cada tipo de vehículo.

11.2 Asimismo, el MEP reconocerá los pagos por concepto de peajes, utilización de transbordadores y estacionamiento que deba cancelar el funcionario propietario, en cuyos casos deberá presentar los respectivos comprobantes.

Artículo 12.—No calificación como salario en especie. Las sumas que los funcionarios propietarios percibieren por concepto de arrendamiento de sus vehículos al MEP, conforme se dispone por el presente Reglamento, no constituirán en ninguna circunstancia "salario en especie", por lo cual no podrán considerarse para el cálculo de sus respectivos derechos laborales.

Artículo 13.—Gastos a cargo del funcionario. Correrán a cargo y por cuenta del funcionario propietario, los gastos inherentes al uso del vehículo, tales como materiales, combustibles, lubricantes, seguros, mantenimiento y reparaciones de cualquier naturaleza.

Artículo 14.—Cálculo del recorrido o gira. Para determinar el recorrido de la gira y su respectivo kilometraje, se tomará en cuenta partiendo del sitio donde se origina el viaje, el lugar de destino y viceversa, por la ruta más corta y adecuada.

Artículo 15.—Cálculo del kilometraje. Para el cálculo del kilometraje recorrido se tomarán en cuenta los siguientes elementos y factores:

15.1 La tabla de distancias elaboradas por el MEP, si el recorrido estuviese contemplado en dicha tabla.

15.2 Lectura del odómetro.

15.3 Criterio del jefe inmediato, respecto a la distancia recorrida. Unicamente se aceptarán distancias mayores cuando se demuestre de manera fehaciente que tal situación se produjo como consecuencia de cierre de vías, desvíos ordenados por autoridad competente u otros imprevistos ocasionados por la naturaleza o derivados de causas análogas, ajenas a la voluntad del funcionario propietario.

Artículo 16.—Liquidación del servicio. La liquidación de servicio de arrendamiento la efectuará el Departamento de Servicios Generales del MEP al respectivo propietario, mediante el sistema de pago por gira o por mes, según lo estime conveniente.

Artículo 17.—Del pago por gira:

17.1 La liquidación o pago por gira se efectuará en aquellos casos en que la respectiva cancelación se hiciere dentro del plazo o término improrrogable de los cinco días hábiles siguientes a la conclusión de la gira, y en tal evento se consignará en el formulario correspondiente el número de kilómetros realmente recorridos.

17.2 Si la liquidación no se realizare dentro de dicho plazo, las subsiguientes giras no se autorizarán.

Artículo 18.—Del pago por kilometraje mensual. El pago de kilometraje mensual se efectuará por parte de la Dirección General Financiera del MEP, para lo cual el funcionario propietario deberá presentar una liquidación, aprobada por su jefe inmediato, de los diferentes recorridos que hubiere realizado durante el mes anterior, adjuntando las boletas de autorización debidamente revisada por Control de Transportes.

CAPITULO IV

Artículo 19.—Control de Financiero. Corresponderá a la Dirección General Financiera del MEP efectuar el control contable correspondiente, así como el registro de los reportes y pagos, para lo cual se utilizarán los formularios y tarjetas que al efecto se confeccionen.

Artículo 20.—Control de Transportes. El Departamento de Servicios Generales informará a las unidades involucradas en el proceso, respecto al ingreso y las exclusiones de vehículos que se hicieren, con el fin de que se mantenga actualizada en todo momento la lista de los funcionarios y vehículos autorizados a los efectos del presente Reglamento, para los controles y trámites que correspondiere.

Artículo 21.—Responsabilidad del MEP:

21.1 El MEP, según corresponda, responderá exclusivamente por el pago, conforme al trámite usual, del precio establecido por concepto del arrendamiento del vehículo, y según los sistemas de liquidación establecidos en el presente Reglamento.

21.2 En ningún caso el MEP será responsable por el acaecimiento de cualquier tipo de daños como consecuencia de la conducción del vehículo o por la pérdida total o parcial de dicho vehículo.

Artículo 22.—Conducción. La conducción del vehículo deberá correr a cargo del funcionario propietario del mismo. Queda entendido que en ningún caso el MEP asignarán chofer a tales vehículos.

Artículo 23.—Transporte de herramientas y equipo. Si un funcionario, con motivo del cumplimiento de sus labores, debiere transportar en su vehículo equipos o herramientas propiedad del MEP y éstas se extraviaren, sufrieren un notable deterioro o fueren sustraídas, se procederá de conformidad con las normas establecidas para el control y uso de herramientas y equipo.

Artículo 24.—Inspección periódica de los vehículos:

24.1 El Departamento de Servicios Generales deberá inspeccionar y comprobar, periódicamente, el estado de funcionamiento de cada vehículo, constatando las condiciones mecánicas y de carrocería en que se encontraren.

24.2 Si se verificare que alguno de los vehículos no se encuentra en condiciones adecuadas de operación, procederá a consignarlo en el respectivo reporte, con el fin de que, si fuere del caso, se procederá a suprimirlo del Registro de Elegibles o se tomen las medidas pertinentes.

Artículo 25.—Coordinación de giras:

25.1 En lo posible se coordinarán los servicios de modo tal que en un mismo vehículo, propiedad de un funcionario, pudiere transportarse, además, cualquier otro funcionario de la misma dependencia, que deba efectuar el mismo recorrido, aún en el caso de que estuviese también el vehículo propiedad de este último al servicio del MEP bajo la modalidad de un contrato de arrendamiento al amparo de las estipulaciones del presente Reglamento.

25.2 La respectiva Jefatura o el superior inmediato de ambos funcionarios decidirá sobre el vehículo que efectuará la gira, cuando hubiere varios automotores disponibles propiedad de dichos funcionarios, que estuvieren incluidos dentro del Registro de Elegibles.

Artículo 26.—Rescisión. En cualquier momento podrá el MEP, rescindir unilateralmente, por motivos de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, las contrataciones que se hubieren efectuado al amparo del presente Reglamento, en cuyo caso deberá comunicar al interesado sobre las causas que darían origen a dicha decisión administrativa.

Artículo 27.—Resolución. Si se produjere algún incumplimiento imputable al funcionario propietario, podrá el MEP resolver la relación contractual que estuviese vigente.

Artículo 28.—Término por mutuo acuerdo. En cualquier momento, de mutuo acuerdo, el MEP y el funcionario propietario podrán poner término a la contratación que se hubiere llevado a cabo, a cuyo efecto deberán suscribir un documento contentivo de la aceptación expresa de las partes en dar por concluida dicha contratación.

Artículo 29.—Adelanto por concepto de gastos de kilometraje.

29.1 Cuando los funcionarios propietarios autorizados para hacer uso de sus vehículos conforme a las disposiciones del presente Reglamento, tuvieren que efectuar giras prolongadas, el MEP podrá, si así lo juzga pertinente, otorgar un adelanto por concepto de gastos de kilometraje.

29.2 A los efectos de dicho adelanto, deberá confeccionarse una fórmula específica que deberá ser suscrita por el funcionario propietario y su superior inmediato, explicativa de las razones de dicha gira, su duración y la estimación aproximada de los gastos que se deriven por concepto de kilometraje.

29.3 No obstante lo anterior, no se autorizarán nuevos adelantos por concepto de gastos de kilometraje, mientras no estuvieren debidamente aprobados los adelantos que, previamente, se hubieren otorgado, conforme a las fórmulas de liquidación que al efecto se dispusieron.

Artículo 30.—Imposibilidad de cobro de kilometraje. Si el recorrido o la gira se hubiere efectuado en un vehículo distinto del expresamente contemplado en el contrato, o si dicho recorrido se realizare con un vehículo propiedad de otro funcionario, no procederá el pago de kilometraje ni el reconocimiento de los beneficios a que se refiere el presente Reglamento.

Artículo 31.—Pago de deducible y otras obligaciones a cargo del funcionario propietario.

31.1 Correrán por cuenta del funcionario propietario el pago del deducible, los gastos legales y otros gastos no cubiertos por las pólizas que al efecto suscribiere con el Instituto Nacional de Seguros.

31.2 Quedará excluido del Registro de Elegibles o será causa para la rescisión del contrato, según corresponda, el vehículo que no se encontrare al día con la respectiva póliza.

Artículo 32.—Disposiciones y controles internos. Corresponderá a las dependencias del MEP que tuvieren a cargo el control y la vigilancia en el uso racional del sistema de arrendamiento de vehículos propiedad de funcionarios, así como el trámite de pago de las sumas que correspondieren por dicha contratación, la adopción de las medidas, técnicas, políticas, controles internos y formularios que resulten más adecuados para garantizar el debido cumplimiento de lo ordenado por el Ordenamiento Jurídico.

Artículo 33.—Normas de aplicación supletoria. Para la interpretación de las normas que se establecen en el presente Reglamento, así como de las regulaciones contractuales que a su amparo se originaren, deberá acudirse a los prescrito por la Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494 del 2 de mayo de 1995; el Reglamento General de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo Nº 25038-H; la Ley General de la Administración Pública; la Ley de Administración Financiera de la República; así como las restantes fuentes de nuestro ordenamiento jurídico.

Artículo 34.—Vigencia.

Rige a partir de su publicación y deroga, en lo que se le oponga cualquier norma jurídica de igual o inferior rango jurídico.

Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los diecinueve días del mes de marzo de mil novecientos noventa y nueve.

MIGUEL ANGEL RODRIGUEZ ECHEVERRIA.—El Ministro de Educación Pública, Guillermo Vargas Salazar.—1 vez.—(Solicitud Nº 17120).—C-35050.—(22149).